PDF: che cos’è? Spiegazione semplice e comprensibile

Se lavorate con molti file di testo sul PC e li inviate, dovreste sapere che cos’è esattamente un file “PDF” e come crearne uno.

PDF: che cos’è? Spiegazione del termine

PDF è l’acronimo di “Portable Document Format”. Adobe System ha sviluppato questo formato come formato di file indipendente dalla piattaforma.

• I documenti PDF possono essere aperti su tutti i computer. Pertanto, il PDF si è affermato come uno standard tra i formati di file.

• Un documento PDF può essere composto da testi e immagini. Allo stesso tempo, nel documento PDF viene mantenuto il layout utilizzato dall’autore durante la creazione. In questo modo il PDF appare uguale su qualsiasi sistema informatico. Di norma, quindi, un file PDF non può essere modificato facilmente.

• Per questo motivo, la maggior parte dei documenti delle autorità e delle aziende viene inviata via e-mail in formato PDF.

• Per aprire un documento PDF è necessario un programma adeguato, ad esempio Adobe Acrobat Reader.

Informazioni di base sullo sviluppo e la standardizzazione del formato PDF

Se modificate spesso dei testi e li inviate, si consiglia un utilizzo combinato. I documenti vengono creati e modificati in Word, convertiti in PDF prima dell’invio o dell’archiviazione, al fine di garantire l’integrità dei dati e l’indipendenza dalla piattaforma.

• Il Portable Document Format (PDF) è stato sviluppato nel 1992 da Adobe Inc. per visualizzare i documenti in modo fedele all’originale, indipendentemente dalla piattaforma e dal programma. Il PDF è nato dal “Progetto Camelot” di Adobe (1991) per risolvere i problemi di conversione e garantire la fedeltà del layout e dei caratteri durante la visualizzazione dei documenti.

• A partire dal 2007, Adobe ha richiesto la standardizzazione ISO del formato. Lo standard ISO 32000-1 (PDF versione 1.7) è stato pubblicato nel 2008, rendendo il PDF uno standard riconosciuto de jure. Il PDF è in continua evoluzione, ad esempio con la versione 2.0 (ISO 32000-2), attualmente in fase di preparazione. Il PDF salva documenti con layout fisso, inclusi testo, caratteri, immagini, grafici e può contenere funzioni interattive come navigazione, moduli e firme digitali.

• I vantaggi del formato PDF sono evidenti. I documenti sono leggibili indipendentemente dalla piattaforma e dall’hardware (Windows, Mac, Linux, Mobile). Indipendentemente dal programma di creazione, i layout e i contenuti vengono riprodotti fedelmente all’originale. Un layout uniforme e fisso impedisce modifiche involontarie.

• Il formato PDF è ampiamente utilizzato per l’archiviazione di documenti, la stampa e le presentazioni. Supporta funzioni di sicurezza come la crittografia e le firme digitali. Oggi il PDF è lo standard per lo scambio elettronico di dati e l’archiviazione (norma ISO).

• I campi di applicazione del formato PDF sono molto vari: gestione e archiviazione elettronica dei documenti, invio e scambio di documenti non modificabili (ad es. brochure, e-book, contratti), prestampa e processi di stampa professionali, presentazioni e pubblicazioni sul web, moduli con campi di immissione interattivi e flussi di lavoro automatizzati, nonché documentazione legale e scopi amministrativi.

• Esistono numerose differenze rispetto ai formati modificabili come Word (DOC, DOCX). I file Word sono pensati principalmente per l’elaborazione di testi, con testo modificabile e ricercabile. Il PDF è solitamente solo leggibile e offre un layout fisso, senza spostamenti di formato indesiderati.

• I documenti Word possono essere modificati e modificati in modo collaborativo, mentre i documenti PDF rimangono stabili e immutabili. Il PDF può essere esportato dai file Word per creare un formato finale uniforme e non modificabile.

• Il PDF è la scelta preferita per la stampa, l’archiviazione e la presentazione, mentre Word è preferibile per l’elaborazione di testi e la collaborazione. Gli strumenti moderni consentono la conversione da PDF a Word e viceversa, ma nel caso di PDF complessi può essere necessaria una rielaborazione.