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PCで多くのテキストファイルを編集・送信する場合は、「PDF」ファイルとは何か、またその作成方法を理解しておく必要があります。
PDFとは何ですか？用語の説明
PDF は「Portable Document Format」の略称です。Adobe System は、プラットフォームに依存しないファイル形式としてこの形式を開発しました。
- PDF 文書は、すべてのコンピュータで開くことができます。そのため、PDF はファイル形式の中で確固たる地位を確立しています。
- PDF 文書は、テキストや画像で構成することができます。同時に、PDF 文書では、作成者が作成時に使用したレイアウトが維持されます。これにより、PDF はどのコンピュータシステムでも同じように表示されます。そのため、通常、PDF ファイルは簡単に編集することはできません。
- このため、政府機関や企業は、ほとんどの文書を PDF ファイルとして E メールで送信しています。
- PDF 文書を開くには、Adobe Acrobat Reader などの適切なプログラムが必要です。
PDF 形式の開発と標準化に関する背景情報
テキストを頻繁に編集して送信する場合は、組み合わせて使用することをお勧めします。文書は Word で作成および編集し、送信またはアーカイブする前に PDF に変換して、データの整合性とプラットフォームの独立性を確保します。
- ポータブルドキュメントフォーマット（PDF）は、プラットフォームやプログラムに関係なく、ドキュメントを忠実に表示するために、1992 年に Adobe Inc. によって開発されました。PDF は、変換の問題を解決し、ドキュメント表示時のレイアウトとフォントの正確性を確保するために、Adobe の「Project Camelot」（1991 年）から生まれました。
- 2007 年から、Adobe はこのフォーマットの ISO 標準化を申請しました。2008 年に ISO 32000-1 (PDF バージョン 1.7) 規格が発表され、PDF は法的に認められた標準となりました。PDF は、現在準備中のバージョン 2.0 (ISO 32000-2) など、継続的に開発が進められています。PDF は、テキスト、フォント、画像、グラフィックなど、固定レイアウトのドキュメントを保存し、ナビゲーション、フォーム、デジタル署名などのインタラクティブ機能を含むことができます。
- PDF 形式の利点は明らかです。ドキュメントは、プラットフォームやハードウェア（Windows、Mac、Linux、モバイル）に関係なく読み取ることができます。作成プログラムに関係なく、レイアウトやコンテンツはオリジナルに忠実に再現されます。統一された固定レイアウトにより、意図しない変更が防止されます。
- PDF は、文書のアーカイブ、印刷、プレゼンテーションに広く使用されています。暗号化やデジタル署名などのセキュリティ機能もサポートしています。今日、PDF は電子データ交換およびアーカイブの標準規格（ISO 規格）となっています。
- PDF 形式の用途は多岐にわたります。電子文書管理およびアーカイブ、変更不可能な文書（パンフレット、電子書籍、契約書など）の送信および交換、プリプレスおよびプロフェッショナルな印刷プロセス、プレゼンテーションおよびウェブ上での公開、対話型入力フィールドおよび自動化されたワークフローを備えたフォーム、ならびに法的文書および管理目的。
- 編集可能な形式（Word（DOC、DOCX）など）とは多くの点で異なります。Word ファイルは、主にテキスト処理を目的としており、編集および検索可能なテキストで構成されています。PDF は、ほとんどの場合、読み取り専用であり、意図しないレイアウトのずれのない固定レイアウトを提供します。
- Word 文書は共同で編集および変更できますが、PDF 文書は安定した、変更不可能な形式のままです。PDF は Word ファイルからエクスポートして、編集不可能な統一された最終形式を作成することができます。
- 印刷、アーカイブ、プレゼンテーションには PDF が、テキスト編集や共同作業には Word が適しています。最新のツールでは PDF を Word に、またその逆に変換することができますが、複雑な PDF の場合は後処理が必要になる場合があります。
