4
Трябва да знаете как работи WebEx, ако сте поканени на среща чрез доставчика на услуги за видеоразговори. Подготвили сме кратко ръководство за вас и ви показваме как сами да организирате среща.
Участие във видеоконференция: Как работи WebEx?
Webex, по-рано WebEx, е онлайн платформа за комуникация и сътрудничество на Cisco, която се използва предимно за видеоконференции, онлайн срещи, уебинари и екипно сътрудничество. Участието в WebEx среща е лесно.
- Ако сте поканени, ще получите имейл. За да участвате в срещата, просто кликнете върху бутона „Участвай“ в имейла.
- След това ще бъдете пренасочени към екран за регистрация. Тук въведете името си в дясното поле, така както искате да се показва в срещата.
- В текстовото поле под него въведете имейл адреса, на който сте били поканени, и кликнете върху „Участвам“.
- На следващия екран в лявата част ще видите телефонен номер, на който да се обадите.
- Сега сте в срещата и можете да изпълните задачите си.
WebEx: Как да създадете видеоконференция
Ако искате да инициирате видеоразговор или среща, се нуждаете от акаунт с съответните данни за достъп в WebEx.
- Влезте с вашите данни за достъп на уебсайта на WebEx.
- След като влезете, кликнете върху раздела „Насрочване“ в горната част. След това трябва да попълните няколко полета.
- В полето „Какво“ въведете името на срещата. В полето „Кога“ определете датата, часа и продължителността на срещата. В текстовото поле до „Кой“ въведете имената или имейл адресите на участниците. С кликване върху знака „+“ в края на текстовото поле добавете по един участник.
- По желание можете да създадете дневен ред в текстовото поле „Дневен ред“ и да качите документи. Качените документи се изпращат на всички поканени.
- В следващото поле задайте парола за срещата, ако желаете.
- Накрая кликнете върху „Насрочете среща“ и всичко е готово. Сега ще получите потвърждение, а поканените участници ще получат имейл.
Преглед на функциите на WebEx
WebEx е всеобхватно решение за срещи с многобройни функции. Представяме накратко най-важните функции.
- Опции за чат: WebEx предлага интегриран чат, в който участниците могат да пишат съобщения по време на срещата. Има индивидуални и групови чатове, като се поддържат файлове, линкове и емоджита. Чатовете могат да се провеждат по време на срещите и извън тях, така че комуникацията да продължава и след края на срещата.
- Запис на срещи: Срещите могат да се записват с едно кликване – включително аудио, видео и споделено съдържание. Всички участници биват информирани за записа. Готовият запис е достъпен по-късно като линк, който се изпраща по имейл. Често е възможно и запазването в различни формати.
- Споделяне на файлове и екран: Ако желаете, можете да споделите цялото съдържание на срещата с другите участници. Това могат да бъдат видеоклипове или PowerPoint презентации, но също и файлове, например от Excel. Ако искате да споделите всичко с всички, отворете екрана си за останалите участници.
- Споделяне на екрана: С WebEx участниците могат да споделят целия екран, отделни прозорци или специални приложения за всички участници в срещата. Просто изберете „Споделяне“ в лентата с контроли и след това определете какво точно да се сподели – от презентационен документ до целия работен плот. Тази функция е достъпна на всички платформи, включително мобилни, и не е ограничена до домакина.
- Бяла дъска: На виртуалната бяла дъска участниците могат да рисуват заедно, да скицират идеи, да провеждат мозъчни атаки и да правят бележки. Бялата дъска може да се стартира директно по време на срещата и става видима и интерактивна за участниците. Резултатите се запазват в WebEx клиента и остават достъпни за по-късно.
- Индивидуални оформления: Потребителите могат да персонализират оформлението на екрана на срещата си, например колко видео емисии да се показват или дали споделеното съдържание да е на преден план. Оформлението може да се избере и за записите по време на срещата, което прави по-гъвкава последващата оценка.
- Приложение WebEx за мобилни устройства: Приложението WebEx позволява мобилно участие в срещи на iOS и Android устройства – включително функции като планиране, споделяне на екран, промяна на фона и гъвкави опции за участие. Чрез актуален браузър срещите могат да се използват и без плъгин и без инсталиране на десктоп приложение.
- Приложението WebEx за мобилни устройства предлага участие, планиране и управление на срещи чрез мобилен телефон или таблет. Можете да споделяте съдържание (например екран или файлове), чат и индивидуални настройки са интегрирани. Приложението е достъпно в магазините за приложения и поддържа iOS и Android. При участие в браузъра без плъгин е достатъчен линк към срещата, за да участвате директно от уеб браузъра (Chrome, Firefox, Edge, Safari). Не е необходимо да инсталирате нищо.
- Нови функции: Вашият собствен видео фон може да се настройва на живо, например замъгляване или избрани мотиви. В стаите за почивка участниците могат да се разделят на подгрупи (сесии за почивка) по време на среща – идеално за семинари и работа в екип.
Предимства и възможности за приложение на WebEx
WebEx предлага множество предимства за компании и различни групи потребители, сред които независимост от устройства, гъвкави места на използване и разнообразни функции за сътрудничество и комуникация.
- WebEx позволява участие в срещи отвсякъде – от офиса, от дома или в движение – и може да се използва както на компютри, така и на смартфони и таблети. Мащабируемите, сигурни гласови и видео функции, лесното споделяне на съдържание и интерактивността насърчават сътрудничеството в реално време и повишават производителността.
- Компаниите спестяват разходи за пътувания и могат да вземат по-бързи решения, тъй като международните екипи и външните партньори също са ефективно включени. Платформата предлага функции като споделяне на екран и файлове, бели дъски, чат, запис на срещи, както и AI-поддържани функции за продуктивност. WebEx е проектиран за високи изисквания за сигурност и поддържа съответствие и защита на чувствителни фирмени данни.
- За стартиращи и малки предприятия WebEx предлага бърза и лесна съвместна работа, контакти с клиенти по целия свят, интервюта за кандидатстване и наемане, разширяване на цифровите процеси – всичко това чрез интегрирано решение. За средни и големи предприятия WebEx позволява безпроблемна интеграция в съществуващите инфраструктури и календари, поддръжка на хибридни модели на работа, управление на групи и споделяне на устройства за сътрудничество в конферентни зали.
- В образователните институции WebEx поддържа различни сценарии за преподаване и провеждане на събития – от лекции до групова работа, с адаптируеми роли и права за участниците и преподавателите. Единични потребители и мобилни екипи могат да участват в срещи директно чрез приложение или браузър, дори когато са в движение, от различни крайни устройства – включително с функции като виртуални фонове или шумопотискане.
- WebEx работи на различни платформи (Windows, macOS, iOS, Android, браузър) и може да се използва както на лични крайни устройства, така и на специални устройства за срещи. Благодарение на модерната облачна инфраструктура и отворената платформа, срещите могат да се свързват безпроблемно и с други популярни инструменти като Microsoft Teams, Zoom или Google, независимо от местоположението или използваното устройство.
- Конферентните зали, работните пространства или споделените устройства също могат да бъдат гъвкаво оборудвани с WebEx, така че спонтанни или планирани срещи да са възможни по всяко време и независимо от местоположението.
- WebEx е многофункционално решение за съвременни компании, които искат да осигурят гъвкаво, сигурно и ефективно цифрово сътрудничество навсякъде и на всяко устройство.
Сигурност и защита на данните в WebEx
WebEx предлага цялостни функции за сигурност и защита на данните, специално разработени за корпоративни и GDPR изисквания. Предаването на данни и срещите са широко криптирани и има множество настройки за контрол и ограничаване на обработката на лични данни.
- Сигурност на данните: WebEx използва край-до-край криптиране за съобщения, файлове, бели дъски и срещи. Обменът и съхранението на данни винаги се извършват в криптиран вид. Използват се актуални стандарти като AES-256 и TLS 1.2.
- Медийните потоци (аудио, видео, документи) се криптират с динамично генерирани ключове. С „Hybrid Data Security“ компаниите могат да използват услугата за управление на ключове (KMS) в собствения си център за данни, за да получат още по-голям контрол. Правата за достъп и функциите за сигурност (например eDiscovery, гъвкави правила за съхранение) могат да се конфигурират индивидуално.
- Защита на данните (съответствие с GDPR): WebEx поддържа спазването на Общия регламент за защита на данните (GDPR) чрез ясни правила за обработка и съхранение на лични данни, включително цялостна обработка на поръчки. Най-важните групи обработвани данни: Име, имейл адрес, профилна снимка, съдържание на срещите (аудио/видео, ако е приложимо), данни за устройството и данни за използването.
- По подразбиране личните данни на германските потребители се съхраняват в центрове за данни в рамките на ЕС; изключения обаче съществуват при включване на международни участници или при използване на определени услуги (например Push-Notifications). Потребителите и администраторите имат обширни права на достъп до информация и изтриване. Потребителите получават прозрачна информация за всяка функция на срещата (например списък с участници, чат, прехвърляне на файлове). Много функции (например запис) са деактивирани по подразбиране и трябва да бъдат активно разрешени.
- Рискове и указания: При определени настройки профилната информация, като имена и стаи за срещи, може да бъде публично достъпна, ако конфигурацията не бъде променена. Федералният комисар по защита на данните препоръчва да се управляват внимателно настройките на профила и разрешенията за достъп. Активирането на push уведомления може да доведе до пренос на данни през мрежи извън ЕС – това трябва да се прецени внимателно.
- Практически препоръки: Преди въвеждането или използването редовно проверявайте информацията за защита на данните и указанията за сигурност на WebEx. Използвайте препоръчителните настройки за сигурност и защита на данните и актуализирайте WebEx редовно. За използване от страна на държавните органи трябва да се документират и спазват договори за обработка на поръчки и концепции за защита на данните.
- WebEx представлява решение за видеоконференции, ориентирано към защита на данните и сигурността, но неговото използване изисква последователна конфигурация и редовен контрол на настройките за защита на данните. Редовно се появяват съобщения за пропуски в сигурността, които Cisco документира и които трябва да се наблюдават от ИТ администраторите.
