92
Ако често редактирате и изпращате текстови файлове от компютъра си, трябва да знаете какво точно е „PDF” файл и как да създадете такъв файл.
PDF – какво е това? Обяснение на термина
PDF е съкращение от „Portable Document Format“ (преносим формат на документи). Adobe System разработи този формат като платформено независим файлов формат.
- PDF документите могат да се отварят на всички компютри. Поради това PDF се наложи като стандарт сред файловите формати.
- PDF документът може да се състои от текст и изображения. В същото време PDF документът запазва оформлението, което авторът е използвал при създаването му. По този начин PDF файлът изглежда еднакво на всяка компютърна система. Поради това обикновено PDF файлът не може да се редактира толкова лесно.
- Поради тази причина повечето документи от държавни институции и компании се изпращат по електронна поща като PDF файлове.
- За да отворите PDF документ, се нуждаете от подходяща програма, например Adobe Acrobat Reader.
Основна информация за разработването и стандартизацията на PDF формата
Ако често редактирате текстове и ги изпращате, препоръчваме комбинирано използване. Документите се създават и редактират в Word, а преди изпращане или архивиране се конвертират в PDF, за да се гарантира целостта на данните и независимостта от платформата.
- Форматът Portable Document Format (PDF) е разработен през 1992 г. от Adobe Inc., за да представя документите в оригинален вид, независимо от платформата и програмата. PDF е създаден от Adobe „Project Camelot” (1991) с цел решаване на проблеми с конвертирането и гарантиране на верността на оформлението и шрифта при показването на документи.
- От 2007 г. Adobe подава заявление за ISO стандартизация на формата. Стандартът ISO 32000-1 (PDF версия 1.7) е публикуван през 2008 г., с което PDF става де юре признат стандарт. PDF се развива непрекъснато, например версия 2.0 (ISO 32000-2), която в момента е в процес на подготовка. PDF съхранява документи с фиксиран оформление, включително текст, шрифтове, изображения, графики и може да съдържа интерактивни функции като навигация, формуляри и цифрови подписи.
- Предимствата на PDF формата са очевидни. Документите могат да се четат независимо от платформата и хардуера (Windows, Mac, Linux, Mobile). Независимо от програмата, с която са създадени, оформлението и съдържанието се възпроизвеждат вярно. Единното, фиксирано оформление предотвратява нежелани промени.
- PDF се използва широко за архивиране на документи, печат и презентации. Той поддържа функции за сигурност като криптиране и цифрови подписи. Днес PDF е стандартът за електронен обмен на данни и архивиране (стандарт ISO).
- Областите на приложение на PDF формат са много разнообразни: Електронно управление и архивиране на документи, изпращане и обмен на неизменяеми документи (например брошури, електронни книги, договори), предпечатна подготовка и професионални печатни процеси, презентации и публикации в интернет, формуляри с интерактивни полета за въвеждане и автоматизирани работни процеси, както и правна документация и административни цели.
- Има много разлики в сравнение с редактируемите формати като Word (DOC, DOCX). Word файловете са предназначени предимно за текстообработка, с редактируем и търсим текст. PDF файловете са предимно само за четене и предлагат фиксиран формат, без нежелани промени във форматирането.
- Word документите могат да се редактират и променят съвместно, докато PDF документите остават стабилни и непроменими. PDF може да се експортира от Word файлове, за да се създаде единен, нередактируем краен формат.
- PDF е предпочитаният избор за печат, архивиране и презентации, а Word – за редактиране на текст и съвместна работа. Съвременните инструменти позволяват конвертиране от PDF в Word и обратно, но при сложни PDF файлове може да е необходима допълнителна обработка.