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Gmail ofrece la práctica opción de crear carpetas para organizar el aluvión de correos electrónicos. Organizar los correos electrónicos puede ser todo un reto, especialmente cuando se reciben muchos mensajes al día.
Crear carpetas en Gmail: por qué es útil
La avalancha de correos electrónicos puede ser abrumadora, especialmente si se reciben muchos mensajes al día. Gmail ofrece una solución para organizar y gestionar de forma eficiente sus correos electrónicos. ¿Qué hay detrás de la posibilidad de crear carpetas en Gmail y cómo puede utilizarlas de forma eficaz?
- Gmail no utiliza carpetas clásicas como otros programas de correo electrónico. En su lugar, utiliza etiquetas que cumplen funciones similares. Estas etiquetas te permiten categorizar los correos electrónicos y encontrarlos más fácilmente.
- Las etiquetas ofrecen flexibilidad, ya que un correo electrónico puede asignarse a varias etiquetas. Esto resulta especialmente útil cuando un mensaje pertenece a varias categorías, como «Trabajo» y «Proyectos».
- Una desventaja de las etiquetas es que no ofrecen la misma estructura que las carpetas. Al principio puede resultar extraño trabajar con etiquetas en lugar de carpetas, pero la funcionalidad es similar y ofrece posibilidades adicionales.
Así funciona la creación de etiquetas en Gmail
Crear carpetas, o mejor dicho, etiquetas, en Gmail puede mejorar considerablemente tu comunicación por correo electrónico. La creación de etiquetas en Gmail funciona de la siguiente manera:
- Abre Gmail en el navegador de un ordenador.
- Para crear una nueva etiqueta, puede hacer lo siguiente: En la bandeja de entrada: seleccione un correo electrónico, haga clic en el icono de etiqueta (etiqueta) en la parte superior, introduzca un nuevo nombre de etiqueta en el campo desplegable y haga clic en «Crear». O bien, haga clic en «Más» en la barra lateral izquierda y, a continuación, en «Crear nueva etiqueta» en la parte inferior. Se abrirá una ventana en la que podrá introducir el nombre de la etiqueta. Confirme con «Crear».
- Debajo de la ventana emergente, también puede crear una estructura anidada marcando «Organizar etiqueta en» y seleccionando la etiqueta superior.
- Puede editar las etiquetas más tarde: mueva el ratón sobre el nombre de la etiqueta en la barra lateral izquierda, haga clic en la flecha hacia abajo, seleccione «Editar», realice los cambios y guarde.
- Puede establecer los colores de las etiquetas haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha de una etiqueta, seleccionando «Color de la etiqueta» y eligiendo un color.
- En la aplicación Gmail (por ejemplo, en iPhone o Android) se pueden gestionar etiquetas y crear otras nuevas, aunque la creación y edición en la aplicación es más limitada que en la versión web.
- Las etiquetas ayudan a ordenar los correos electrónicos de forma clara y son visibles solo para usted. Puede asignar una etiqueta a varios correos a la vez y agruparlos así.
Ventajas de las etiquetas de Gmail en el día a día
El uso de etiquetas tiene muchas ventajas, pero ¿cómo afectan a su uso diario del correo electrónico?
- Las etiquetas facilitan la búsqueda de correos electrónicos, ya que permiten filtrar por categorías específicas. Esto ahorra tiempo, especialmente si recibe muchos mensajes con regularidad.
- La representación visual de las etiquetas mediante colores facilita la identificación rápida de los correos electrónicos importantes y su clasificación por prioridad.
- Las etiquetas pueden ayudar a mejorar la comunicación en el equipo, ya que ofrecen categorías comunes para los correos electrónicos de proyectos o del equipo. De este modo, todos los participantes están siempre al día.
- Una desventaja podría ser que las etiquetas pueden resultar confusas en listas de correo electrónico muy extensas si hay demasiadas categorías. Una revisión y adaptación periódicas de las etiquetas pueden ser de ayuda en este caso.
Retos y soluciones en el uso de las etiquetas de Gmail
Aunque las etiquetas ofrecen muchas ventajas, también hay algunos retos que debes tener en cuenta al utilizarlas.
- Un reto puede ser la configuración inicial de las etiquetas si se viene de un sistema de carpetas tradicional. Requiere un cambio de mentalidad, pero con el tiempo ofrece ventajas.
- Existe el riesgo de crear demasiadas etiquetas, lo que reduce la claridad. Limítese a las categorías esenciales y compruebe regularmente su relevancia.
- Otro punto es la integración de las etiquetas en la aplicación móvil de Gmail. Aunque las etiquetas son visibles, su manejo puede resultar menos intuitivo en dispositivos móviles que en ordenadores de sobremesa.
- Para garantizar la eficacia de las etiquetas, debe limpiarlas con regularidad y asegurarse de que los correos electrónicos estén correctamente categorizados para evitar el caos.
