PDF: ¿qué es? Explicación sencilla y comprensible

Si suele editar y enviar muchos archivos de texto en su ordenador, debería saber qué es exactamente un archivo «PDF» y cómo crear uno.

PDF: ¿qué es? Explicación del término

PDF es la abreviatura de «Portable Document Format» (formato de documento portátil). Adobe System desarrolló este formato como formato de archivo independiente de la plataforma.

• Los documentos PDF se pueden abrir en todos los ordenadores. Por eso, el PDF se ha impuesto como un formato de archivo estándar.

• Un documento PDF puede estar compuesto por textos e imágenes. Al mismo tiempo, el documento PDF mantiene el diseño que el autor utilizó al crearlo. De este modo, el PDF se ve igual en cualquier sistema informático. Por lo general, un archivo PDF no se puede editar tan fácilmente.

• Por este motivo, la mayoría de los documentos de las autoridades y las empresas se envían por correo electrónico en formato PDF.

• Para abrir un documento PDF, necesita un programa adecuado, por ejemplo, Adobe Acrobat Reader.

Información básica sobre el desarrollo y la estandarización del formato PDF

Si edita y envía textos con frecuencia, se recomienda un uso combinado. Los documentos se crean y editan en Word y se convierten a PDF antes de enviarlos o archivarlos, con el fin de garantizar la integridad de los datos y la independencia de la plataforma.

• El formato de documento portátil (PDF) fue desarrollado en 1992 por Adobe Inc. para representar documentos de forma fiel al original, independientemente de la plataforma y el programa. El PDF surgió del «Proyecto Camelot» de Adobe (1991) para resolver problemas de conversión y garantizar la fidelidad del diseño y la tipografía en la visualización de documentos.

• A partir de 2007, Adobe solicitó la estandarización ISO del formato. La norma ISO 32000-1 (PDF versión 1.7) se publicó en 2008, con lo que el PDF se convirtió en una norma reconocida de jure. El PDF se sigue desarrollando continuamente, por ejemplo, la versión 2.0 (ISO 32000-2), que se encuentra actualmente en preparación. El PDF almacena documentos con un diseño fijo que incluye texto, fuentes, imágenes y gráficos, y puede contener funciones interactivas como navegación, formularios y firmas digitales.

• Las ventajas del formato PDF son evidentes. Los documentos se pueden leer independientemente de la plataforma y el hardware (Windows, Mac, Linux, móvil). Independientemente del programa con el que se hayan creado, los diseños y contenidos se reproducen fielmente. Un diseño uniforme y fijo evita cambios involuntarios.

• El formato PDF se utiliza ampliamente para el archivo de documentos, la impresión y las presentaciones. Admite funciones de seguridad como el cifrado y las firmas digitales. Hoy en día, el PDF es el estándar para el intercambio electrónico de datos y el archivo (norma ISO).

• Los campos de aplicación del formato PDF son muy variados: gestión y archivo electrónico de documentos, envío e intercambio de documentos inalterables (por ejemplo, folletos, libros electrónicos, contratos), preimpresión y procesos de impresión profesionales, presentaciones y publicaciones en la web, formularios con campos de entrada interactivos y flujos de trabajo automatizados, así como documentación legal y fines administrativos.

• Existen numerosas diferencias con respecto a los formatos editables como Word (DOC, DOCX). Los archivos de Word están pensados principalmente para el procesamiento de texto, con texto editable y buscable. El PDF suele ser solo legible y ofrece un diseño fijo, sin desplazamientos de formato no deseados.

• Los documentos de Word se pueden editar y modificar de forma colaborativa, mientras que los documentos PDF permanecen estables e inalterables. El formato PDF se puede exportar desde archivos de Word para crear un formato final uniforme y no editable.

• El formato PDF es la opción preferida para la impresión, el archivo y la presentación, mientras que Word es la opción preferida para la edición de texto y la colaboración. Las herramientas modernas permiten convertir PDF a Word y viceversa, aunque los PDF complejos pueden requerir un procesamiento posterior.