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Si le invitan a una reunión a través del proveedor de servicios de videoconferencia, debe saber cómo funciona WebEx. Hemos elaborado una breve guía para usted y le mostramos también cómo organizar una reunión usted mismo.
Participar en una videoconferencia: ¿cómo funciona WebEx?
Webex, anteriormente WebEx, es una plataforma de comunicación y colaboración en línea de Cisco que se utiliza principalmente para videoconferencias, reuniones en línea, seminarios web y colaboración en equipo. Participar en una reunión de WebEx es muy sencillo.
- Si está invitado, recibirá un correo electrónico. Para participar en la reunión, solo tiene que hacer clic en el botón «Participar» del correo electrónico.
- A continuación, se le redirigirá a una pantalla de inicio de sesión. Aquí, introduzca su nombre en el campo de la derecha tal y como desea que aparezca en la reunión.
- En el campo de texto situado debajo, introduzca la dirección de correo electrónico con la que ha sido invitado y haga clic en «Participar».
- En la siguiente pantalla, verá un número de teléfono en el lado izquierdo con el que puede conectarse.
- Ahora ya está en la reunión y puede realizar sus tareas.
WebEx: cómo iniciar una videoconferencia
Si desea iniciar una videollamada o una reunión, necesitará una cuenta con los datos de acceso correspondientes en WebEx.
- Inicie sesión con sus datos de acceso en la página web de WebEx.
- Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en la pestaña «Programar» en la parte superior. A continuación, deberá rellenar algunos campos.
- En «Qué», introduzca el nombre de la reunión. En «Cuándo», establezca la fecha, la hora y la duración de la reunión. En el campo de texto junto a «Quién», introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico de los participantes. Haga clic en el signo «+» al final del campo de texto para añadir más participantes.
- Si lo desea, puede crear un orden del día en el campo de texto «Agenda» y cargar documentos. Los documentos cargados se enviarán a todos los invitados.
- En el siguiente campo, establezca una contraseña para la reunión, si lo desea.
- Por último, haga clic en «Programar reunión» y ya habrá terminado. Recibirá una confirmación y los participantes invitados recibirán un correo electrónico.
Resumen de las funciones de WebEx
WebEx es una solución completa para reuniones con numerosas funciones. A continuación, presentamos brevemente las funciones más importantes.
- Opciones de chat: WebEx ofrece un chat integrado en el que los participantes pueden escribir mensajes durante una reunión. Hay chats individuales y grupales, y se admiten archivos, enlaces y emojis. Los chats pueden tener lugar durante y fuera de las reuniones, de modo que la comunicación va más allá de la reunión.
- Grabación de reuniones: las reuniones se pueden grabar con un solo clic, incluyendo audio, vídeo y contenidos compartidos. Se informa a todos los participantes de la grabación. La grabación final está disponible más tarde como un enlace que se envía por correo electrónico. A menudo también es posible guardarla en diferentes formatos.
- Compartir archivos y pantallas: si lo desea, puede compartir todo el contenido de una reunión con otros participantes. Puede tratarse de vídeos o presentaciones de PowerPoint, pero también de archivos, por ejemplo, de Excel. Si desea compartir todo con todos, comparta su pantalla con los demás participantes.
- Compartir pantalla: con WebEx, los participantes pueden compartir toda la pantalla, ventanas individuales o aplicaciones específicas con todos los participantes en la reunión. Solo tiene que seleccionar «Compartir» en la barra de control y, a continuación, determinar qué se va a compartir exactamente, desde un documento de presentación hasta el escritorio completo. Esta función está disponible en todas las plataformas, incluso en dispositivos móviles, y no se limita al anfitrión.
- Pizarra virtual: en la pizarra virtual, los participantes pueden dibujar juntos, esbozar ideas, realizar lluvias de ideas y hacer comentarios. La pizarra se puede iniciar directamente en la reunión y es visible e interactiva para los participantes. Los resultados se guardan en el cliente WebEx y pueden consultarse posteriormente.
- Diseños personalizados: los usuarios pueden personalizar el diseño de la pantalla de la reunión, por ejemplo, cuántas fuentes de vídeo se muestran o si el contenido compartido debe aparecer en primer plano. El diseño también se puede seleccionar durante la reunión para las grabaciones, lo que hace que la evaluación posterior sea más flexible.
- Aplicación WebEx para dispositivos móviles: la aplicación WebEx permite participar en reuniones desde dispositivos móviles iOS y Android, e incluye funciones como planificación, uso compartido de pantalla, cambio de fondo y opciones de participación flexibles. Con un navegador actualizado, también se puede participar en reuniones sin necesidad de plug-ins ni de instalar una aplicación de escritorio.
- La aplicación WebEx en dispositivos móviles permite participar, planificar y gestionar reuniones a través del teléfono móvil o la tableta. Se puede compartir contenido (por ejemplo, la pantalla o archivos) y se han integrado el chat y los ajustes individuales. La aplicación está disponible en las tiendas de aplicaciones y es compatible con iOS y Android. Si se participa en el navegador sin complementos, basta con un enlace a la reunión para participar directamente desde el navegador web (Chrome, Firefox, Edge, Safari). No es necesario instalar nada.
- Funciones más recientes: se puede personalizar el fondo de vídeo en directo, por ejemplo, con desenfoque o motivos seleccionados. En las salas de descanso, los participantes pueden dividirse en subgrupos (sesiones de descanso) durante una reunión, lo que resulta ideal para talleres y trabajo en equipo.
Ventajas y posibilidades de aplicación de WebEx
WebEx ofrece numerosas ventajas para empresas y diversos grupos de usuarios, entre ellas la independencia de dispositivos, la flexibilidad de ubicación y una amplia gama de funciones para la colaboración y la comunicación.
- WebEx permite participar en reuniones desde cualquier lugar, ya sea desde la oficina, desde casa o mientras se viaja, y se puede utilizar tanto en ordenadores como en teléfonos inteligentes y tabletas. Gracias a sus funciones de voz y vídeo escalables y seguras, al fácil intercambio de contenidos y a la interactividad, se fomenta la colaboración en tiempo real y se aumenta la productividad.
- Las empresas ahorran en gastos de viaje y pueden tomar decisiones más rápidamente, ya que también se integra de forma eficiente a equipos internacionales y socios externos. La plataforma ofrece funciones como el uso compartido de pantallas y archivos, pizarras, chat, grabación de reuniones y funciones de productividad basadas en inteligencia artificial. WebEx está diseñado para cumplir con altos requisitos de seguridad y favorece el cumplimiento normativo y la protección de los datos confidenciales de la empresa.
- Para las empresas emergentes y las pequeñas empresas, WebEx ofrece una colaboración rápida y sencilla, contactos con clientes en todo el mundo, entrevistas de trabajo y de contratación, y la expansión de los procesos digitales, todo ello a través de una solución integrada. Para las medianas y grandes empresas, WebEx permite una integración perfecta en las infraestructuras y calendarios existentes, el soporte de modelos de trabajo híbridos, la gestión de grupos y el uso compartido de dispositivos para la colaboración en salas de conferencias.
- En las instituciones educativas, WebEx admite diferentes escenarios de enseñanza y eventos, desde conferencias hasta trabajos en grupo, con roles y derechos personalizables para participantes y profesores. Los usuarios individuales y los equipos móviles pueden participar en reuniones directamente a través de la aplicación o el navegador, incluso desde diferentes dispositivos mientras se desplazan, con funciones como fondos virtuales o supresión de ruido.
- WebEx funciona en múltiples plataformas (Windows, macOS, iOS, Android, navegadores) y se puede utilizar tanto en dispositivos personales como en dispositivos dedicados a reuniones. Gracias a su moderna infraestructura en la nube y a su plataforma abierta, las reuniones también se pueden conectar a la perfección con otras herramientas habituales, como Microsoft Teams, Zoom o Google, independientemente de la ubicación o del dispositivo utilizado.
- Las salas de conferencias, las áreas de trabajo o los dispositivos compartidos también se pueden equipar de forma flexible con WebEx, de modo que las reuniones espontáneas o planificadas sean posibles en cualquier momento y lugar.
- WebEx es, por lo tanto, una solución versátil para las empresas modernas que desean permitir una colaboración digital flexible, segura y eficiente en cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
Seguridad y protección de datos en WebEx
WebEx ofrece funciones completas de seguridad y protección de datos, diseñadas específicamente para satisfacer los requisitos empresariales y del RGPD. Las transferencias de datos y las reuniones están ampliamente cifradas, y hay numerosas opciones de configuración para controlar y restringir el tratamiento de los datos personales.
- Seguridad de los datos: WebEx utiliza cifrado de extremo a extremo para mensajes, archivos, pizarras y reuniones. El intercambio y el almacenamiento de datos se realizan siempre de forma cifrada. Se utilizan estándares actuales como AES-256 y TLS 1.2.
- Los flujos de medios (audio, vídeo, documentos) se cifran con claves propias generadas dinámicamente. Con «Hybrid Data Security», las empresas pueden operar el servicio de gestión de claves (KMS) en su propio centro de datos para obtener un mayor control. Los derechos de acceso y las funciones de seguridad (por ejemplo, eDiscovery, políticas de retención flexibles) se pueden configurar individualmente.
- Protección de datos (conformidad con el RGPD): WebEx ayuda a cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) mediante normas claras sobre el tratamiento y el almacenamiento de datos personales, incluido el tratamiento integral de pedidos. Los grupos más importantes de datos tratados son: nombre, dirección de correo electrónico, foto de perfil, contenido de las reuniones (audio/vídeo, si procede), datos del dispositivo y datos de uso.
- Por defecto, los datos personales de los usuarios alemanes se almacenan en centros de datos dentro de la UE; sin embargo, existen excepciones cuando se conectan participantes internacionales o se utilizan determinados servicios (por ejemplo, notificaciones push). Los usuarios y administradores tienen amplios derechos de información y eliminación. Los usuarios reciben información transparente sobre cada función de la reunión (por ejemplo, lista de participantes, chat, transferencia de archivos). Muchas funciones (por ejemplo, la grabación) están desactivadas de forma predeterminada y deben habilitarse activamente.
- Riesgos y avisos: Con determinados ajustes, la información del perfil, como los nombres y las salas de reunión, puede ser visible públicamente si no se modifica la configuración. Por lo tanto, el Comisionado Federal de Protección de Datos recomienda gestionar cuidadosamente la configuración del perfil y los permisos. La activación de las notificaciones push puede dar lugar a la transferencia de datos a través de redes fuera de la UE, lo que debe sopesarse cuidadosamente.
- Recomendaciones prácticas: Antes de introducir o utilizar WebEx, compruebe regularmente la información sobre protección de datos y las instrucciones de seguridad. Utilice la configuración de seguridad y protección de datos recomendada y actualice WebEx con regularidad. Para el uso oficial, se deben documentar y cumplir los contratos de procesamiento de pedidos y los conceptos de protección de datos.
- WebEx es, por lo tanto, una solución de videoconferencia orientada a la protección de datos y la seguridad, pero su uso requiere una configuración coherente y un control periódico de la configuración de protección de datos. Periódicamente se producen fallos de seguridad, cuya corrección documenta Cisco y que deben ser supervisados por los administradores de TI.
