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Gmail offre la pratica possibilità di creare cartelle e organizzare in modo chiaro la marea di e-mail. Organizzare le e-mail può essere difficile, soprattutto se ne ricevi molte ogni giorno.
Creare cartelle Gmail: ecco perché è utile
Il flusso di e-mail può essere travolgente, soprattutto quando ne arrivano molte ogni giorno. Gmail offre una soluzione per organizzare le e-mail e gestirle in modo efficiente. Cosa c’è dietro la possibilità di creare cartelle in Gmail e come è possibile utilizzarle in modo efficace?
- Gmail non utilizza le classiche cartelle come altri programmi di posta elettronica. Al loro posto vengono utilizzate delle etichette che svolgono funzioni simili. Queste etichette consentono di classificare le e-mail e di ritrovarle più facilmente.
- Le etichette offrono flessibilità, poiché un’e-mail può essere assegnata a più etichette. Ciò è particolarmente utile quando un messaggio rientra in diverse categorie, come “Lavoro” e “Progetti”.
- Uno svantaggio delle etichette è che non offrono la stessa struttura delle cartelle. All’inizio può essere insolito lavorare con le etichette invece che con le cartelle, ma la funzionalità è simile e offre ulteriori possibilità.
Come funziona la creazione di etichette in Gmail
La creazione di cartelle, o meglio etichette, in Gmail può migliorare notevolmente la comunicazione via e-mail. La creazione di etichette in Gmail funziona come segue:
- Apri Gmail su un computer nel browser.
- Per creare una nuova etichetta, puoi procedere in due modi: Nella posta in arrivo: seleziona un’e-mail, clicca sull’icona dell’etichetta (etichetta) in alto, quindi inserisci un nuovo nome per l’etichetta nel campo a discesa e clicca su “Crea”. Oppure clicca su ‘Altro’ nella barra laterale a sinistra, quindi su “Crea nuova etichetta” in basso. Si aprirà una finestra in cui potrai inserire il nome dell’etichetta. Conferma con “Crea”.
- Sotto la finestra pop-up puoi anche creare una struttura gerarchica selezionando “Inserisci etichetta sotto” e selezionando l’etichetta di livello superiore.
- È possibile modificare le etichette in un secondo momento: spostare il mouse sul nome dell’etichetta nella barra laterale sinistra, cliccare sulla freccia verso il basso, selezionare “Modifica”, apportare le modifiche e salvare.
- È possibile impostare i colori delle etichette cliccando sui tre puntini a destra di un’etichetta, selezionando “Colore etichetta” e scegliendo un colore.
- Nell’app Gmail (ad es. su iPhone o Android) è possibile gestire le etichette e crearne di nuove, ma la creazione e la modifica nell’app sono più limitate rispetto alla versione web.
- Le etichette aiutano a ordinare le e-mail in modo chiaro e sono visibili solo a te. Puoi assegnare un’etichetta a più e-mail contemporaneamente e raggrupparle.
Vantaggi delle etichette Gmail nella vita quotidiana
L’uso delle etichette offre molti vantaggi, ma come influiscono sul tuo utilizzo quotidiano della posta elettronica?
- Le etichette facilitano la ricerca delle e-mail, poiché consentono di filtrare i messaggi in base a determinate categorie. Ciò consente di risparmiare tempo, soprattutto se ricevi regolarmente molti messaggi.
- La rappresentazione visiva delle etichette tramite colori rende più facile identificare a colpo d’occhio le e-mail importanti e assegnare loro la priorità.
- Le etichette possono aiutare a migliorare la comunicazione all’interno del team, fornendo categorie comuni per le e-mail relative a progetti o al team. In questo modo, tutti i partecipanti sono sempre aggiornati.
- Uno svantaggio potrebbe essere che, in caso di liste di e-mail molto lunghe, le etichette possono creare confusione se esistono troppe categorie. Una revisione e un adeguamento regolari delle etichette possono ovviare a questo inconveniente.
Sfide e soluzioni nell’utilizzo delle etichette di Gmail
Sebbene le etichette offrano molti vantaggi, ci sono anche alcune sfide da considerare durante il loro utilizzo.
- Una sfida può essere la configurazione iniziale delle etichette se si proviene da un sistema di cartelle tradizionale. Richiede un cambiamento di mentalità, ma con il tempo offre dei vantaggi.
- Esiste il rischio di creare troppe etichette, riducendo così la chiarezza. Limitatevi alle categorie essenziali e verificate regolarmente la loro rilevanza.
- Un altro punto è l’integrazione delle etichette nell’app mobile Gmail. Sebbene le etichette siano visibili, il loro utilizzo sui dispositivi mobili può essere meno intuitivo rispetto al desktop.
- Per garantire l’efficacia delle etichette, è necessario ripulire regolarmente e assicurarsi che le e-mail siano classificate correttamente per evitare confusione.
