4
Se siete stati invitati a una riunione tramite il servizio di videoconferenza, è importante sapere come funziona WebEx. Abbiamo creato per voi una breve guida e vi mostriamo anche come organizzare voi stessi una riunione.
Partecipare a una riunione video: come funziona WebEx?
Webex, precedentemente WebEx, è una piattaforma di comunicazione e collaborazione online di Cisco, utilizzata principalmente per videoconferenze, riunioni online, webinar e collaborazione in team. Partecipare a una riunione WebEx è facile.
- Se siete stati invitati, riceverete un’e-mail. Per partecipare alla riunione, è sufficiente cliccare sul pulsante “Partecipa” nell’e-mail.
- Verrete quindi reindirizzati a una schermata di registrazione. Qui inserite il vostro nome nel campo a destra, così come desiderate che appaia nella riunione.
- Nel campo di testo sottostante inserisci l’indirizzo e-mail con cui sei stato invitato e clicca su “Partecipa”.
- Nella schermata successiva, sul lato sinistro vedrai un numero di telefono da comporre per collegarti.
- Ora sei nella riunione e puoi svolgere i tuoi compiti.
WebEx: come organizzare una riunione in videoconferenza
Se desiderate avviare una videochiamata o una riunione, avete bisogno di un account con i dati di accesso corrispondenti su WebEx.
- Accedete con i vostri dati di accesso al sito web di WebEx.
- Una volta effettuato l’accesso, clicca sulla scheda “Pianifica” in alto. Successivamente dovrai compilare alcuni campi.
- Accanto a ‘Cosa’ inserisci il nome della riunione. In “Quando” imposta la data, l’ora e la durata della riunione. Nel campo di testo accanto a “Chi” inserisci i nomi o gli indirizzi e-mail dei partecipanti. Cliccando sul segno “+” alla fine del campo di testo puoi aggiungere un altro partecipante.
- Facoltativamente, nel campo di testo “Ordine del giorno” puoi creare un ordine del giorno e caricare documenti. I documenti caricati vengono inoltrati a tutti gli invitati.
- Nel campo successivo è possibile impostare una password per la riunione, se lo si desidera.
- Infine, cliccando su “Fissa riunione”, il gioco è fatto. Riceverete una conferma e i partecipanti invitati riceveranno un’e-mail.
Panoramica delle funzioni di WebEx
WebEx è una soluzione completa per riunioni con numerose funzionalità. Di seguito presentiamo brevemente le funzioni più importanti.
- Opzioni di chat: WebEx offre una chat integrata in cui i partecipanti possono scrivere messaggi durante una riunione. Sono disponibili chat individuali e di gruppo, con supporto per file, link ed emoji. Le chat possono avvenire durante e al di fuori delle riunioni, in modo che la comunicazione vada oltre la riunione stessa.
- Registrazione delle riunioni: le riunioni possono essere registrate con un solo clic, inclusi audio, video e contenuti condivisi. Tutti i partecipanti vengono informati della registrazione. La registrazione finita è poi disponibile come link che viene inviato via e-mail. Spesso è anche possibile salvarla in diversi formati.
- Condivisione di file e schermo: se lo desiderate, potete condividere tutti i contenuti di una riunione con gli altri partecipanti. Possono essere video o presentazioni PowerPoint, ma anche file, ad esempio Excel. Se desiderate condividere tutto con tutti, condividete il vostro schermo con gli altri partecipanti.
- Condivisione dello schermo: con WebEx, i partecipanti possono condividere l’intero schermo, singole finestre o applicazioni speciali con tutti i partecipanti alla riunione. Basta selezionare “Condividi” nella barra di controllo e poi determinare esattamente cosa si desidera condividere, dal documento di presentazione all’intero desktop. Questa funzione è disponibile su tutte le piattaforme, anche su dispositivi mobili, e non è limitata all’ospite.
- Lavagna bianca: nella lavagna bianca virtuale i partecipanti possono disegnare insieme, abbozzare idee, fare brainstorming e aggiungere commenti. La lavagna bianca può essere avviata direttamente durante la riunione e diventa visibile e interattiva per i partecipanti. I risultati vengono salvati nel client WebEx e rimangono disponibili in un secondo momento.
- Layout personalizzati: gli utenti possono personalizzare il layout della schermata della riunione, ad esempio il numero di feed video da visualizzare o se i contenuti condivisi devono essere in primo piano. Il layout può essere selezionato anche per le registrazioni durante la riunione, rendendo più flessibile la successiva valutazione.
- App WebEx per dispositivi mobili: l’app WebEx consente la partecipazione mobile alle riunioni su dispositivi iOS e Android, incluse funzioni come la pianificazione, la condivisione dello schermo, il cambio di sfondo e opzioni di partecipazione flessibili. Tramite un browser aggiornato è possibile partecipare alle riunioni anche senza plug-in e senza installare un’applicazione desktop.
- L’app WebEx sui dispositivi mobili consente di partecipare, pianificare e gestire riunioni tramite cellulare o tablet. È possibile condividere contenuti (ad es. schermo o file), chattare e sono integrate impostazioni personalizzate. L’app è disponibile negli app store e supporta iOS e Android. Per partecipare nel browser senza plug-in è sufficiente un link alla riunione per partecipare direttamente dal browser web (Chrome, Firefox, Edge, Safari). Non è necessario installare nulla.
- Funzioni più recenti: lo sfondo video personale può essere personalizzato in tempo reale, ad esempio con sfocatura o motivi selezionati. Nelle sale breakout i partecipanti possono dividersi in sottogruppi (sessioni breakout) durante una riunione, ideale per workshop e lavoro di squadra.
Vantaggi e possibilità di applicazione di WebEx
WebEx offre numerosi vantaggi alle aziende e ai più svariati gruppi di utenti, tra cui indipendenza dai dispositivi, luoghi di utilizzo flessibili e molteplici funzioni per la collaborazione e la comunicazione.
- WebEx consente di partecipare alle riunioni da qualsiasi luogo, dall’ufficio, da casa o in viaggio, ed è utilizzabile su computer, smartphone e tablet. Grazie a funzioni vocali e video scalabili e sicure, alla facile condivisione dei contenuti e all’interattività, la collaborazione in tempo reale viene promossa e la produttività aumentata.
- Le aziende risparmiano sui costi di viaggio e possono prendere decisioni più rapidamente, poiché anche i team internazionali e i partner esterni possono essere coinvolti in modo efficiente. La piattaforma offre funzionalità quali condivisione dello schermo e dei file, lavagne bianche, chat, registrazione delle riunioni e funzioni di produttività basate sull’intelligenza artificiale. WebEx è progettato per soddisfare elevati requisiti di sicurezza e supporta la conformità e la protezione dei dati aziendali sensibili.
- Per le start-up e le piccole imprese, WebEx offre una collaborazione rapida e semplice, contatti con clienti in tutto il mondo, colloqui di lavoro e di assunzione, espansione dei processi digitali, il tutto tramite una soluzione integrata. Per le medie e grandi imprese, WebEx consente una perfetta integrazione nelle infrastrutture e nei calendari esistenti, il supporto di modelli di lavoro ibridi, la gestione di gruppi e la condivisione di dispositivi per la collaborazione nelle sale conferenze.
- Negli istituti di istruzione, WebEx supporta diversi scenari didattici ed eventi, dalle lezioni frontali al lavoro di gruppo, con ruoli e diritti personalizzabili per partecipanti e docenti. I singoli utenti e i team mobili possono partecipare alle riunioni direttamente tramite app o browser, anche in viaggio da diversi dispositivi, con funzioni quali sfondi virtuali o soppressione del rumore.
- WebEx funziona su più piattaforme (Windows, macOS, iOS, Android, browser) e può essere utilizzato sia su dispositivi personali che su dispositivi dedicati alle riunioni. Grazie alla moderna infrastruttura cloud e alla piattaforma aperta, le riunioni possono essere collegate senza soluzione di continuità anche ad altri strumenti comuni come Microsoft Teams, Zoom o Google, indipendentemente dal luogo o dal dispositivo utilizzato.
- Anche le sale conferenze, le aree di lavoro o i dispositivi condivisi possono essere attrezzati in modo flessibile con WebEx, in modo che le riunioni spontanee o pianificate siano possibili in qualsiasi momento e ovunque.
- WebEx è quindi una soluzione versatile per le aziende moderne che desiderano consentire una collaborazione digitale flessibile, sicura ed efficiente in qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo.
Sicurezza e protezione dei dati in WebEx
WebEx offre funzionalità complete di sicurezza e protezione dei dati, progettate specificamente per soddisfare i requisiti aziendali e del GDPR. I trasferimenti di dati e le riunioni sono ampiamente crittografati e sono disponibili numerose impostazioni per controllare e limitare il trattamento dei dati personali.
- Sicurezza dei dati: WebEx utilizza la crittografia end-to-end per messaggi, file, lavagne e riunioni. Lo scambio e l’archiviazione dei dati avvengono sempre in forma crittografata. Vengono utilizzati standard attuali come AES-256 e TLS 1.2.
- I flussi multimediali (audio, video, documenti) vengono crittografati con chiavi proprie generate dinamicamente. Con “Hybrid Data Security”, le aziende possono gestire il servizio di gestione delle chiavi (KMS) nel proprio centro dati per ottenere un controllo ancora maggiore. I diritti di accesso e le funzioni di sicurezza (ad es. eDiscovery, criteri di conservazione flessibili) sono configurabili individualmente.
- Protezione dei dati (conformità al GDPR): WebEx supporta la conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) attraverso regole chiare per il trattamento e la conservazione dei dati personali, compreso il trattamento completo degli ordini. I gruppi più importanti di dati trattati: nome, indirizzo e-mail, immagine del profilo, contenuti delle riunioni (eventualmente audio/video), dati del dispositivo e dati di utilizzo.
- Per impostazione predefinita, i dati personali degli utenti tedeschi vengono memorizzati in centri dati all’interno dell’UE; esistono tuttavia delle eccezioni in caso di connessione di partecipanti internazionali o di utilizzo di determinati servizi (ad es. notifiche push). Gli utenti e gli amministratori hanno ampi diritti di informazione e cancellazione. Gli utenti vengono informati in modo trasparente su ogni funzione della riunione (ad es. elenco dei partecipanti, chat, trasferimento di file). Molte funzioni (ad es. registrazione) sono disattivate di default e devono essere attivate manualmente.
- Rischi e avvertenze: Con determinate impostazioni, le informazioni del profilo come nomi e sale riunioni possono essere visibili pubblicamente se la configurazione non viene modificata. Il Garante federale per la protezione dei dati raccomanda quindi di gestire con attenzione le impostazioni del profilo e le autorizzazioni. L’attivazione delle notifiche push può comportare il trasferimento di dati attraverso reti al di fuori dell’UE: questo aspetto deve essere valutato con attenzione.
- Consigli pratici: prima dell’introduzione o dell’utilizzo, controllare regolarmente le informazioni sulla protezione dei dati e le avvertenze di sicurezza di WebEx. Utilizzare le impostazioni di sicurezza e protezione dei dati consigliate e aggiornare regolarmente WebEx. Per l’utilizzo da parte delle autorità, è necessario documentare e rispettare i contratti di elaborazione degli ordini e i concetti di protezione dei dati.
- WebEx rappresenta quindi una soluzione di videoconferenza orientata alla protezione dei dati e alla sicurezza, il cui utilizzo richiede tuttavia una configurazione coerente e un controllo regolare delle impostazioni di protezione dei dati. Vi sono regolari segnalazioni di lacune di sicurezza, la cui risoluzione è documentata da Cisco e che dovrebbero essere monitorate dagli amministratori IT.
