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Outlook では、オプションの参加者を招待することができます。これは、すべての参加者から参加の返事が期待できない場合に特に有用です。
Outlook でオプションの参加者を招待する
オプションの参加者とは、会議に参加すると役立つが、必ずしも必要ではない人々、たとえば、情報通の同僚、コンサルタント、代理人などを指します。これらの人々は、同じ招待状を受け取りますが、参加するか否かは各自で決定することができます。実用的な機能：返信ステータスで、参加の承諾または辞退を確認できるため、実際の参加者数に合わせて柔軟に計画を立てることができます。たとえば、プロジェクトメンバーを、その意見が関連する場合にオプションとして追加することができ、正式に参加を義務付ける必要はありません。Outlook でオプションの参加者を招待するには、以下の手順に従ってください。
- Outlook を起動し、カレンダーで目的の日程を選択します。
- 左上の「新しい会議」ボタンをクリックして、参加者を招待します。
- 「会議」タブに「スケジュール」ボタンがあります。
- 左下の「さらに招待」をクリックし、続いて「アドレス帳から追加」をクリックします。
- Outlook アドレス帳から目的の連絡先を選択し、下部の「必須」ではなく「オプション」ボタンをクリックします。
- 「OK」でウィンドウを閉じると、左側にすべての参加者のリストが表示されます。小さなアイコンをクリックすると、ステータスを変更することもできます。
- 注：最新の Outlook for Windows および Outlook on the web でも、予定ウィンドウの「必須」および「オプション」フィールドに E メールアドレスを直接入力することができます。スケジュール設定アシスタントを使用すると、参加者をオプションとして素早くマークすることができます。参加者リストでは、必須またはオプションとして招待された参加者を常に確認することができます。
Outlook での参加者管理に関するベストプラクティス
多数の受信者をメインの参加者として登録するよりも、オプションの参加者機能を利用して透明性を確保しましょう。
- 参加者リストとアイコンを使用して、いつでもステータスを調整できます。たとえば、オプションの参加者が急遽必須になった場合や、その逆の場合などです。
- 既存の会議はいつでも編集可能。変更したカテゴリは、招待状を再送信する際に更新されて送信されます。
- Outlook は、変更があった場合、すべての参加者に通知します。参加の承諾や欠席の連絡は、「必須」から「オプション」に変更しても有効であり、変更されるのはカテゴリのみです。
- 非常に大規模なグループの場合は、明確にするために参加者カテゴリーを意図的に使用し、必要に応じて、オプション参加者の役割に関する注記を招待状に記載することをお勧めします。
- 後から参加者を「必須」から「オプション」に変更した場合（またはその逆の場合）、Outlook は予定内のカテゴリーを変更し、次回更新（「送信」をクリック後）時に、招待の詳細がすべての参加者に送信されます。これまでの参加状況はそのまま維持されるため、参加の承諾または辞退を再度行う必要はありません。ただし、当該者は、会議リストで新しい役割をすぐに確認することができます。
- 実用例：チームリーダーが必須参加者として招待されるプロジェクト会議を想像してみてください。IT サポートはオプション参加者として登録されます。これにより、IT チームは出席が必要か、特定のトピックについてのみ出席するか決定することができます。これにより、カレンダーが明確になり、予定が殺到することを防ぐことができます。
