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ビデオ通話サービスプロバイダーによる会議に招待された場合は、WebEx の仕組みについて知っておく必要があります。ここでは、簡単な操作方法と、ご自身で会議を設定する方法をご紹介します。
ビデオ会議に参加する：WebEx の仕組み
Webex（旧称 WebEx）は、シスコ社のオンラインコミュニケーションおよびコラボレーションプラットフォームであり、主にビデオ会議、オンラインミーティング、ウェビナー、チームコラボレーションに使用されます。WebEx ミーティングへの参加は簡単です。
- 招待されると、E メールが届きます。ミーティングに参加するには、E メール内の「参加」ボタンをクリックするだけです。
- その後、ログイン画面に移動します。右側のフィールドに、ミーティングで表示したい名前を入力してください。
- その下のテキストフィールドに、招待メールに記載されていたメールアドレスを入力し、「参加」をクリックしてください。
- 次の画面では、左側にダイヤルイン用の電話番号が表示されます。
- これで会議に参加でき、そこで自分のタスクを遂行することができます。
WebEx：ビデオ通話会議を自分で設定する方法
ビデオ通話や会議を自分で開始したい場合は、WebEx にアカウントと適切なアクセスデータが必要です。
- WebEx のウェブサイトに、アクセスデータを使用してログインしてください。
- ログインしたら、上部の「スケジュール」タブをクリックしてください。その後、いくつかのフィールドに入力する必要があります。
- 「内容」の欄に、会議の名称を入力してください。「日時」の欄に、会議の日時と所要時間を入力してください。「参加者」のテキストフィールドに、参加者の名前またはメールアドレスを入力してください。テキストフィールドの末尾にある「+」記号をクリックすると、参加者を追加できます。
- オプションで、「議題」テキストフィールドに議題を作成したり、ドキュメントをアップロードしたりすることができます。アップロードされたドキュメントは、招待された全員に転送されます。
- 次のフィールドで、必要に応じて会議のパスワードを設定します。
- 最後に「会議を設定」をクリックすれば、すべて完了です。確認メッセージが表示され、招待された参加者にはメールが届きます。
WebEx の機能概要
WebEx は、数多くの機能を備えた包括的な会議ソリューションです。主な機能について簡単にご紹介いたします。
- チャットオプション：WebEx は、会議中に参加者がメッセージを送れる統合チャット機能を備えています。個別チャットとグループチャットがあり、ファイル、リンク、絵文字がサポートされています。チャットは会議中および会議外でも行うことができるため、会議以外のコミュニケーションも可能です。
- 会議の録画：ワンクリックで、音声、ビデオ、共有コンテンツを含む会議を録画することができます。すべての参加者に録画について通知されます。録画は、後で E メールにてリンクとして送信されます。多くの場合、さまざまな形式で保存することも可能です。
- ファイルおよび画面共有：会議のすべてのコンテンツは、必要に応じて他の参加者と共有することができます。ビデオや PowerPoint プレゼンテーションだけでなく、Excel などのファイルも共有できます。すべてを全員と共有したい場合は、他の参加者に自分の画面を公開してください。
- 画面共有：WebEx を使用すると、参加者は画面全体、個々のウィンドウ、または特定のアプリケーションを、会議のすべての参加者に公開することができます。コントロールバーで「共有」を選択し、プレゼンテーション文書からデスクトップ全体まで、共有する内容を指定するだけです。この機能は、モバイルを含むすべてのプラットフォームで利用でき、ホストに限定されません。
- ホワイトボード：仮想ホワイトボードでは、参加者が共同で描画、アイデアのスケッチ、ブレインストーミング、注釈の追加を行うことができます。ホワイトボードは会議で直接起動でき、参加者に表示され、対話的に使用できます。結果は WebEx クライアントに保存され、後で呼び出すことができます。
- 個別レイアウト：ユーザーは、会議画面のレイアウトを個別にカスタマイズできます。たとえば、表示するビデオフィードの数や、共有コンテンツを前面に表示するかどうかなどを設定できます。会議中の録画についても、レイアウトを選択できるため、後での評価が柔軟になります。
- モバイルデバイス用 WebEx アプリ：WebEx アプリを使用すると、iOS および Android デバイスからモバイルで会議に参加できます。スケジュール設定、画面共有、背景変更、柔軟な参加オプションなどの機能も利用できます。最新のブラウザを使用すれば、プラグインやデスクトップアプリケーションのインストールなしで会議を利用することもできます。
- モバイルデバイス用の WebEx アプリでは、携帯電話やタブレットから会議への参加、スケジュール設定、管理を行うことができます。コンテンツ（画面やファイルなど）の共有、チャット、個別設定も統合されています。このアプリは、App Store で入手でき、iOS および Android をサポートしています。プラグインを使用せずにブラウザから参加する場合は、会議リンクさえあれば、Web ブラウザ（Chrome、Firefox、Edge、Safari）から直接参加できます。何もインストールする必要はありません。
- 新機能：独自のビデオ背景をライブで調整できます（ぼかしや選択したモチーフなど）。ブレイクアウトルームでは、会議中に参加者をサブグループ（ブレイクアウトセッション）に分けることができます。ワークショップやチームワークに最適です。
WebEx のメリットと活用方法
WebEx は、企業やさまざまなユーザーグループに、デバイスに依存しない、柔軟な使用場所、コラボレーションやコミュニケーションのためのさまざまな機能など、数多くのメリットをもたらします。
- WebEx を使用すると、オフィス、在宅勤務、外出先など、どこからでも会議に参加でき、コンピューター、スマートフォン、タブレットで同様に利用できます。スケーラブルで安全な音声およびビデオ機能、簡単なコンテンツ共有、双方向性により、リアルタイムのコラボレーションが促進され、生産性が向上します。
- 企業は、国際的なチームや外部パートナーも効率的に参加できるため、出張費を節約し、意思決定を迅速に行うことができます。このプラットフォームは、画面やファイルの共有、ホワイトボード、チャット、会議の録音、AI を利用した生産性機能などの機能を提供しています。WebEx は、高いセキュリティ要件に合わせて設計されており、コンプライアンスと企業の機密データの保護をサポートしています。
- スタートアップ企業や中小企業にとって、WebEx は、統合ソリューションを通じて、迅速で簡単なコラボレーション、世界的な顧客とのコンタクト、採用面接、デジタルプロセスの拡大などを提供します。中堅企業や大企業にとって、WebEx は、既存のインフラストラクチャやカレンダーへのシームレスな統合、ハイブリッドなワークモデルのサポート、グループ管理、会議室でのコラボレーションのためのデバイス共有を実現します。
- 教育機関では、WebEx は、講義からグループワークまで、参加者や教師のためにカスタマイズ可能な役割や権限を備えた、さまざまな教育やイベントシナリオをサポートしています。個人ユーザーやモバイルチームは、アプリやブラウザから直接、さまざまな端末から外出先でも会議に参加でき、仮想背景やノイズキャンセリングなどの機能も利用できます。
- WebEx は、Windows、macOS、iOS、Android、ブラウザなど、さまざまなプラットフォームで動作し、個人の端末だけでなく、専用の会議用デバイスでも使用できます。最新のクラウドインフラストラクチャとオープンプラットフォームにより、Microsoft Teams、Zoom、Google などの他の一般的なツールとも、場所や使用するデバイスに関係なく、シームレスに会議を接続することができます。
- 会議室、ワークスペース、共有デバイスも WebEx で柔軟に装備できるため、予定外の会議や予定された会議を、いつでも、どこからでも開催することができます。
- WebEx は、あらゆる場所、あらゆるデバイスで、柔軟、安全、かつ効率的なデジタルコラボレーションを実現したい、現代的な企業にとって、多用途なソリューションです。
WebEx におけるデータセキュリティとデータ保護
WebEx は、企業および GDPR の要件に合わせて特別に設計された、包括的なデータセキュリティおよびデータ保護機能を提供しています。データ転送および会議は完全に暗号化されており、個人データの処理を制御および制限するためのさまざまな設定があります。
- データセキュリティ：WebEx は、メッセージ、ファイル、ホワイトボード、会議にエンドツーエンドの暗号化を使用しています。データの交換および保存は、原則として暗号化されて行われます。AES-256 や TLS 1.2 などの最新の規格が使用されています。
- メディアストリーム（オーディオ、ビデオ、ドキュメント）は、独自に動的に生成された鍵で暗号化されます。企業は「ハイブリッドデータセキュリティ」を使用して、自社のデータセンターで鍵管理サービス（KMS）を運用し、さらに管理を強化することができます。アクセス権とセキュリティ機能（eDiscovery、柔軟な保存ポリシーなど）は、個別に設定することができます。
- データ保護（GDPR 準拠）：WebEx は、個人データの処理および保存に関する明確な規則（包括的な委託処理を含む）により、一般データ保護規則（GDPR）の遵守をサポートしています。処理される主なデータグループ： 氏名、メールアドレス、プロフィール写真、会議内容（場合によっては音声/ビデオ）、デバイスデータ、利用データ。
- デフォルトでは、ドイツのユーザーに関する個人データは EU 内のデータセンターに保存されますが、国際的な参加者がダイヤルインする場合や、特定のサービス（プッシュ通知など）を利用する場合は例外となります。ユーザーおよび管理者は、広範な情報アクセス権および削除権を有しています。各会議機能（参加者リスト、チャット、ファイル転送など）については、ユーザーに透明性をもって情報が提供されます。多くの機能（録音など）はデフォルトで無効になっており、積極的に許可する必要があります。
- リスクと注意事項： 特定の設定では、構成を調整しない場合、名前や会議室などのプロフィール情報が公開される可能性があります。そのため、連邦データ保護担当官は、プロフィール設定と共有を慎重に管理することを推奨しています。プッシュ通知を有効にすると、EU 域外のネットワークを介してデータが転送される可能性があるため、この点を十分に考慮する必要があります。
- 実用的な推奨事項：導入または使用前に、WebEx のデータ保護情報とセキュリティに関する注意事項を定期的に確認してください。推奨されるセキュリティおよびデータ保護設定を使用し、WebEx を定期的に更新してください。行政機関での使用については、委託処理契約およびデータ保護コンセプトを文書化し、遵守する必要があります。
- WebEx は、データ保護とセキュリティを重視したビデオ会議ソリューションですが、その使用には、データ保護設定の徹底的な設定と定期的なチェックが必要です。セキュリティ上の脆弱性が定期的に報告されており、Cisco はその修正を文書化しており、IT 管理者はこれを監視する必要があります。
