PDF – co to jest? Proste i zrozumiałe wyjaśnienie

Jeśli często edytujesz i wysyłasz pliki tekstowe na komputerze, powinieneś wiedzieć, czym dokładnie jest plik „PDF” i jak samodzielnie go utworzyć.

PDF – co to jest? Wyjaśnienie terminu

PDF to skrót od „Portable Document Format”. Firma Adobe System opracowała ten format jako format plików niezależny od platformy.

• Dokumenty PDF można otwierać na wszystkich komputerach. Dlatego format PDF stał się standardem wśród formatów plików.

• Dokument PDF może składać się z tekstu i obrazów. Jednocześnie w dokumencie PDF zachowany jest układ, który autor zastosował podczas tworzenia. Dzięki temu plik PDF wygląda tak samo na każdym komputerze. Z reguły nie można więc łatwo edytować pliku PDF.

• Z tego powodu większość dokumentów urzędowych i firmowych jest wysyłana pocztą elektroniczną w formacie PDF.

• Aby otworzyć dokument PDF, potrzebny jest odpowiedni program, np. Adobe Acrobat Reader.

Informacje ogólne na temat rozwoju i standaryzacji formatu PDF

Jeśli często edytujesz teksty i wysyłasz je, zaleca się stosowanie kombinacji. Dokumenty są tworzone i edytowane w programie Word, a przed wysłaniem lub archiwizacją konwertowane do formatu PDF, aby zapewnić integralność danych i niezależność od platformy.

• Format Portable Document Format (PDF) został opracowany w 1992 roku przez firmę Adobe Inc. w celu wiernego odwzorowania dokumentów niezależnie od platformy i programu. Format PDF powstał w ramach projektu Adobe „Project Camelot” (1991) w celu rozwiązania problemów związanych z konwersją i zapewnienia wierności układu i czcionek podczas wyświetlania dokumentów.

• W 2007 roku firma Adobe złożyła wniosek o standaryzację formatu przez ISO. Norma ISO 32000-1 (PDF wersja 1.7) została opublikowana w 2008 roku, dzięki czemu format PDF stał się standardem uznanym de jure. Format PDF jest stale rozwijany, na przykład wersja 2.0 (ISO 32000-2), która jest obecnie w przygotowaniu. PDF przechowuje dokumenty o stałym układzie, w tym tekst, czcionki, obrazy, grafiki i może zawierać funkcje interaktywne, takie jak nawigacja, formularze i podpisy cyfrowe.

• Zalety formatu PDF są oczywiste. Dokumenty można odczytywać niezależnie od platformy i sprzętu (Windows, Mac, Linux, urządzenia mobilne). Niezależnie od programu, w którym zostały utworzone, układ i treść są odtwarzane zgodnie z oryginałem. Jednolity, stały układ zapobiega niezamierzonym zmianom.

• Format PDF jest szeroko stosowany do archiwizacji dokumentów, drukowania i prezentacji. Obsługuje funkcje bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie i podpisy cyfrowe. Obecnie format PDF jest standardem w elektronicznej wymianie danych i archiwizacji (norma ISO).

• Obszary zastosowania formatu PDF są bardzo zróżnicowane: elektroniczne zarządzanie dokumentami i archiwizacja, wysyłanie i wymiana dokumentów niezmiennych (np. broszur, e-booków, umów), przygotowanie do druku i profesjonalne procesy drukowania, prezentacje i publikacje w Internecie, formularze z interaktywnymi polami wprowadzania danych i zautomatyzowane przepływy pracy, a także dokumentacja prawna i cele administracyjne.

• Istnieje wiele różnic w stosunku do formatów edytowalnych, takich jak Word (DOC, DOCX). Pliki Word są przeznaczone przede wszystkim do edycji tekstu, z edytowalnym i przeszukiwalnym tekstem. Pliki PDF są zazwyczaj tylko do odczytu i mają stały układ, bez niepożądanych zmian formatowania.

• Dokumenty Word można wspólnie edytować i zmieniać, podczas gdy dokumenty PDF pozostają stabilne i niezmienne. Pliki PDF można eksportować z plików Word, aby uzyskać jednolity, nieedytowalny format końcowy.

• Do drukowania, archiwizacji i prezentacji preferowanym wyborem jest format PDF, natomiast do edycji tekstu i współpracy – format Word. Nowoczesne narzędzia umożliwiają konwersję plików PDF do formatu Word i odwrotnie, jednak w przypadku złożonych plików PDF może być konieczna dodatkowa obróbka.