4
Jeśli zostaniesz zaproszony na spotkanie za pośrednictwem dostawcy usług wideokonferencyjnych, powinieneś wiedzieć, jak działa WebEx. Przygotowaliśmy dla Ciebie krótką instrukcję i pokazujemy również, jak samodzielnie zorganizować spotkanie.
Uczestnictwo w wideokonferencji: jak działa WebEx?
Webex, dawniej WebEx, to internetowa platforma komunikacyjna i współpracy firmy Cisco, służąca przede wszystkim do wideokonferencji, spotkań online, webinarów i współpracy zespołowej. Udział w spotkaniu WebEx jest prosty.
- Jeśli zostaniesz zaproszony, otrzymasz wiadomość e-mail. Aby wziąć udział w spotkaniu, wystarczy kliknąć przycisk „Weź udział” w wiadomości e-mail.
- Następnie zostaniesz przekierowany do ekranu logowania. W prawym polu wpisz swoje imię i nazwisko, tak jak ma się ono wyświetlać podczas spotkania.
- W polu tekstowym poniżej wpisz adres e-mail, na który otrzymałeś zaproszenie, i kliknij „Weź udział”.
- Na następnym ekranie po lewej stronie zobaczysz numer telefonu, pod który należy się połączyć.
- Teraz jesteś na spotkaniu i możesz wykonywać swoje zadania.
WebEx: Jak samodzielnie uruchomić spotkanie wideo
Jeśli chcesz samodzielnie zainicjować wideokonferencję lub spotkanie, potrzebujesz konta z odpowiednimi danymi dostępowymi w serwisie WebEx.
- Zaloguj się przy użyciu swoich danych dostępowych na stronie internetowej WebEx.
- Po zalogowaniu się kliknij zakładkę „Ustal” u góry. Następnie należy wypełnić kilka pól.
- W polu „Co” wpisz nazwę spotkania. W polu „Kiedy” określ datę, godzinę i czas trwania spotkania. W polu tekstowym obok „Kto” wpisz imiona i nazwiska lub adresy e-mail uczestników. Klikając znak „+” na końcu pola tekstowego, dodaj kolejnych uczestników.
- Opcjonalnie możesz utworzyć porządek obrad w polu tekstowym „Agenda” oraz przesłać dokumenty. Przesłane dokumenty zostaną przekazane wszystkim zaproszonym osobom.
- W następnym polu można ustawić hasło do spotkania, jeśli jest to pożądane.
- Na koniec należy kliknąć „Zaplanuj spotkanie” i wszystko jest gotowe. Otrzymają Państwo potwierdzenie, a zaproszeni uczestnicy otrzymają wiadomość e-mail.
Funkcje WebEx w skrócie
WebEx to kompleksowe rozwiązanie do organizacji spotkań, oferujące wiele funkcji. Poniżej przedstawiamy krótki opis najważniejszych funkcji.
- Opcje czatu: WebEx oferuje zintegrowany czat, na którym uczestnicy mogą pisać wiadomości podczas spotkania. Dostępne są czaty indywidualne i grupowe, które obsługują pliki, linki i emoji. Czaty mogą odbywać się podczas spotkań i poza nimi, dzięki czemu komunikacja wykracza poza ramy spotkania.
- Nagrywanie spotkań: spotkania można nagrywać jednym kliknięciem – łącznie z dźwiękiem, obrazem i udostępnianymi treściami. Wszyscy uczestnicy są informowani o nagraniu. Gotowe nagranie jest później dostępne w formie linku, który jest wysyłany pocztą elektroniczną. Często możliwe jest również zapisanie go w różnych formatach.
- Udostępnianie plików i ekranu: Na życzenie można udostępnić innym uczestnikom wszystkie treści spotkania. Mogą to być filmy lub prezentacje PowerPoint, ale także pliki, na przykład z programu Excel. Jeśli chcesz udostępnić wszystko wszystkim, udostępnij swój ekran pozostałym uczestnikom.
- Udostępnianie ekranu: Dzięki WebEx uczestnicy mogą udostępniać cały ekran, poszczególne okna lub specjalne aplikacje wszystkim uczestnikom spotkania. Wystarczy wybrać opcję „Udostępnij” na pasku sterowania, a następnie określić, co dokładnie ma być udostępnione – od dokumentu prezentacji po cały pulpit. Funkcja ta jest dostępna na wszystkich platformach, również mobilnych, i nie jest ograniczona do gospodarza lub gospodyni.
- Tablica: na wirtualnej tablicy uczestnicy mogą wspólnie rysować, szkicować pomysły, przeprowadzać burze mózgów i dodawać komentarze. Tablicę można uruchomić bezpośrednio podczas spotkania, a uczestnicy mają do niej dostęp i mogą z niej korzystać. Wyniki są zapisywane w kliencie WebEx i pozostają dostępne do późniejszego wykorzystania.
- Indywidualne układy: użytkownicy mogą indywidualnie dostosować układ ekranu spotkania, np. liczbę wyświetlanych kanałów wideo lub to, czy udostępnione treści mają być wyświetlane na pierwszym planie. Układ można również wybrać podczas spotkania w celu nagrywania, co zwiększa elastyczność późniejszej analizy.
- Aplikacja WebEx na urządzenia mobilne: aplikacja WebEx umożliwia mobilny udział w spotkaniach na urządzeniach z systemem iOS i Android – w tym funkcje takie jak planowanie, udostępnianie ekranu, zmiana tła i elastyczne opcje uczestnictwa. Dzięki aktualnej przeglądarce można również korzystać ze spotkań bez konieczności instalowania wtyczki lub aplikacji na komputerze.
- Aplikacja WebEx na urządzeniach mobilnych umożliwia uczestnictwo w spotkaniach, ich planowanie i zarządzanie nimi za pomocą telefonu komórkowego lub tabletu. Można udostępniać treści (np. ekran lub pliki), a czat i indywidualne ustawienia są zintegrowane. Aplikacja jest dostępna w sklepach z aplikacjami i obsługuje systemy iOS i Android. W przypadku udziału w przeglądarce bez wtyczki wystarczy link do spotkania, aby wziąć udział bezpośrednio z przeglądarki internetowej (Chrome, Firefox, Edge, Safari). Nie trzeba niczego instalować.
- Nowsze funkcje: własne tło wideo można dostosować na żywo, np. rozmycie lub wybrane motywy. W pokojach do rozmów w mniejszych grupach uczestnicy mogą podczas spotkania podzielić się na podgrupy (sesje w mniejszych grupach) – idealne rozwiązanie do warsztatów i pracy zespołowej.
Zalety i możliwości zastosowania WebEx
WebEx oferuje przedsiębiorstwom i różnym grupom użytkowników liczne zalety, w tym niezależność od urządzeń, elastyczne miejsca użytkowania oraz różnorodne funkcje współpracy i komunikacji.
- WebEx umożliwia udział w spotkaniach z dowolnego miejsca – z biura, domu lub w podróży – i może być używany zarówno na komputerach, smartfonach, jak i tabletach. Skalowalne, bezpieczne funkcje głosowe i wideo, łatwe udostępnianie treści i interaktywność sprzyjają współpracy w czasie rzeczywistym i zwiększają produktywność.
- Firmy oszczędzają na kosztach podróży i mogą szybciej podejmować decyzje, ponieważ nawet międzynarodowe zespoły i partnerzy zewnętrzni są efektywnie włączeni w proces. Platforma oferuje takie funkcje, jak udostępnianie ekranu i plików, tablice, czat, nagrywanie spotkań oraz funkcje zwiększające produktywność oparte na sztucznej inteligencji. WebEx został zaprojektowany z myślą o wysokich wymaganiach bezpieczeństwa i wspiera zgodność z przepisami oraz ochronę wrażliwych danych firmowych.
- Start-upom i małym firmom WebEx oferuje szybką i łatwą współpracę, kontakty z klientami na całym świecie, rozmowy kwalifikacyjne i rekrutacyjne, rozbudowę procesów cyfrowych – wszystko to w ramach zintegrowanego rozwiązania. W przypadku średnich i dużych przedsiębiorstw WebEx umożliwia płynną integrację z istniejącą infrastrukturą i kalendarzami, obsługę hybrydowych modeli pracy, zarządzanie grupami i współdzielenie urządzeń do współpracy w salach konferencyjnych.
- W instytucjach edukacyjnych WebEx obsługuje różne scenariusze nauczania i wydarzeń – od wykładów po pracę w grupach, z dostosowywalnymi rolami i uprawnieniami dla uczestników i nauczycieli. Użytkownicy indywidualni i zespoły mobilne mogą uczestniczyć w spotkaniach bezpośrednio za pośrednictwem aplikacji lub przeglądarki, nawet będąc w podróży, z różnych urządzeń końcowych – z funkcjami takimi jak wirtualne tła lub redukcja szumów.
- WebEx działa na różnych platformach (Windows, macOS, iOS, Android, przeglądarki) i może być używany zarówno na urządzeniach osobistych, jak i na dedykowanych urządzeniach konferencyjnych. Dzięki nowoczesnej infrastrukturze chmury i otwartej platformie spotkania można płynnie łączyć z innymi popularnymi narzędziami, takimi jak Microsoft Teams, Zoom lub Google, niezależnie od lokalizacji lub używanego urządzenia.
- Również sale konferencyjne, obszary robocze lub urządzenia współdzielone można elastycznie wyposażyć w WebEx, dzięki czemu spontaniczne lub zaplanowane spotkania są możliwe w dowolnym czasie i miejscu.
- WebEx jest zatem wszechstronnym rozwiązaniem dla nowoczesnych przedsiębiorstw, które chcą umożliwić elastyczną, bezpieczną i wydajną współpracę cyfrową w dowolnym miejscu i na dowolnym urządzeniu.
Bezpieczeństwo danych i ochrona prywatności w WebEx
WebEx oferuje kompleksowe funkcje bezpieczeństwa danych i ochrony prywatności, które zostały opracowane specjalnie z myślą o wymaganiach przedsiębiorstw i rozporządzeniu RODO. Przesyłanie danych i spotkania są kompleksowo szyfrowane, a ponadto dostępnych jest wiele ustawień umożliwiających kontrolę i ograniczenie przetwarzania danych osobowych.
- Bezpieczeństwo danych: WebEx stosuje szyfrowanie typu end-to-end dla wiadomości, plików, tablic i spotkań. Wymiana i przechowywanie danych odbywa się zasadniczo w formie zaszyfrowanej. Stosowane są aktualne standardy, takie jak AES-256 i TLS 1.2.
- Strumienie multimedialne (audio, wideo, dokumenty) są szyfrowane za pomocą własnych, generowanych dynamicznie kluczy. Dzięki „Hybrid Data Security” firmy mogą korzystać z usługi zarządzania kluczami (KMS) we własnym centrum danych, aby uzyskać jeszcze większą kontrolę. Prawa dostępu i funkcje bezpieczeństwa (np. eDiscovery, elastyczne zasady przechowywania) można konfigurować indywidualnie.
- Ochrona danych (zgodność z RODO): WebEx wspiera zgodność z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) poprzez jasne zasady przetwarzania i przechowywania danych osobowych, w tym kompleksowe przetwarzanie zleceń. Najważniejsze grupy przetwarzanych danych: imię i nazwisko, adres e-mail, zdjęcie profilowe, treść spotkania (w razie potrzeby audio/wideo), dane urządzenia i dane użytkowania.
- Domyślnie dane osobowe niemieckich użytkowników są przechowywane w centrach danych na terenie UE; istnieją jednak wyjątki w przypadku połączeń międzynarodowych lub korzystania z niektórych usług (np. powiadomień push). Użytkownicy i administratorzy mają szerokie prawa do informacji i usuwania danych. Użytkownicy są w przejrzysty sposób informowani o każdej funkcji spotkania (np. lista uczestników, czat, przesyłanie plików). Wiele funkcji (np. nagrywanie) jest domyślnie wyłączonych i wymaga aktywnej zgody.
- Ryzyko i uwagi: W przypadku niektórych ustawień informacje profilowe, takie jak imiona i nazwiska oraz sale spotkań, mogą być publicznie dostępne, jeśli konfiguracja nie zostanie dostosowana. Federalny komisarz ds. ochrony danych zaleca zatem staranne zarządzanie ustawieniami profilu i uprawnieniami. Aktywacja powiadomień push może spowodować przesyłanie danych przez sieci poza UE – należy to świadomie rozważyć.
- Praktyczne zalecenia: Przed wprowadzeniem lub użyciem należy regularnie sprawdzać informacje dotyczące ochrony danych i wskazówki bezpieczeństwa WebEx. Należy stosować zalecane ustawienia bezpieczeństwa i ochrony danych oraz regularnie aktualizować WebEx. W przypadku wykorzystania przez organy publiczne należy dokumentować i przestrzegać umów dotyczących przetwarzania danych oraz koncepcji ochrony danych.
- WebEx stanowi zatem rozwiązanie do wideokonferencji zorientowane na ochronę danych i bezpieczeństwo, którego użytkowanie wymaga jednak konsekwentnej konfiguracji i regularnej kontroli ustawień dotyczących ochrony danych. Regularnie pojawiają się informacje o lukach w zabezpieczeniach, których usuwanie dokumentuje Cisco i które powinny być monitorowane przez administratorów IT.
