Prawidłowe oznaczenie listu jest ważne, aby został on dostarczony przez pocztę. Nieprawidłowo oznaczone listy mogą zostać zwrócone.
Prawidłowe oznaczanie listów: gdzie znajduje się adres adresata?
Opisując list, adres odbiorcy można zasadniczo umieścić w dowolnym miejscu na przedniej stronie koperty. Należy jednak pamiętać, że list będzie wtedy sortowany ręcznie przez pocztę, co może spowodować znaczne opóźnienia w doręczeniu. W najgorszym przypadku list zostanie zwrócony do nadawcy.
- Zasadniczo adres odbiorcy należy zawsze umieszczać tylko na przedniej stronie koperty. Informacje umieszczone na odwrocie koperty zazwyczaj nie są odczytywane i w związku z tym nie są przetwarzane przez pocztę.
- Adres odbiorcy należy umieścić w prawym dolnym rogu lub w przypadku kopert z okienkiem w lewym dolnym rogu tej strony.
- Należy pozostawić około dwóch centymetrów wolnego miejsca od krawędzi w dół i w prawo. Dzięki temu poczta będzie mogła zostać idealnie zeskanowana.
- Znaczek pocztowy należy umieścić w prawym górnym rogu.
- Nasza rada: adres odbiorcy najlepiej zapisać ciemnym długopisem w kolorze niebieskim lub czarnym, aby był dobrze czytelny. Należy również pisać starannie.
Kolejność danych adresata: jak to zrobić poprawnie
W przypadku adresu adresata ważne jest również podanie informacji we właściwej kolejności. Poniżej znajduje się przegląd prawidłowego wypełniania pola adresowego listu:
- Zwrot grzecznościowy (opcjonalnie), np. „Do Pana lub Pani”
- Imię i nazwisko adresata lub nazwa firmy
- w przypadku listów służbowych w trzecim miejscu można dodatkowo podać dział lub osobę odpowiedzialną. Wówczas należy wpisać „zu Händen” (do rąk własnych), np. „z. H. Frau Mustermann” (do rąk własnych Pani Mustermann).
- ulica i numer domu
- Kod pocztowy i miasto/miejscowość
- Jeśli list ma zostać wysłany za granicę, na samym dole należy dodać nazwę kraju. Kraj docelowy należy wpisać wielkimi literami pod adresem odbiorcy, wybierając dowolny język – na przykład niemiecki, angielski lub francuski – o ile jest on jednoznaczny.
Oznaczanie koperty: gdzie znajduje się adres nadawcy?
Na wypadek, gdyby list musiał zostać zwrócony z jakiegoś powodu, na przykład z powodu niewystarczającej opłaty pocztowej lub ponieważ adresat się wyprowadził, zawsze warto podać swój adres nadawcy na liście. Ponadto adresat od razu widzi, od kogo pochodzi list, i może go odpowiednio szybko otworzyć. Nie jest to jednak obowiązkowe.
- W lewym górnym rogu koperty można umieścić swój adres. Alternatywnie można również użyć tylnej strony koperty.
- Należy jednak zawsze oznaczyć swój adres nagłówkiem „Absender” (nadawca) lub skrótem „Abs.”
- Jeśli często wysyłasz listy, warto zaopatrzyć się w indywidualne naklejki adresowe, które można po prostu przykleić w lewym górnym rogu listów.
Prawidłowe oznaczanie listów do firm lub urzędów
Pisząc listy do firm lub urzędów, należy przestrzegać określonych wytycznych i zasad etykiety.
- Informacje o odbiorcy: Nazwę firmy lub urzędu należy podać wyraźnymi, czytelnymi literami. Jeśli znasz oficjalną nazwę firmy lub urzędu, użyj jej.
- Informacje o nadawcy: Nadawcę należy umieścić w lewym górnym rogu listu. Należy podać imię i nazwisko, ulicę i numer domu, kod pocztowy oraz miejsce zamieszkania. Jeśli list jest wysyłany w imieniu firmy, należy dodać oficjalną nazwę firmy i adres.
- Format adresu: Należy użyć formalnego formatu adresu, zgodnie z lokalnymi zwyczajami. W Niemczech zazwyczaj podaje się ulicę, kod pocztowy i miejscowość lub skrytkę pocztową.
- Dodatkowe informacje: W niektórych pismach kierowanych do urzędów lub dużych przedsiębiorstw zaleca się podanie dodatkowych informacji, takich jak numer referencyjny, numer sprawy lub nazwa konkretnego działu.
