Правильно подписать письмо очень важно, чтобы оно было доставлено почтой. Ведь неправильно подписанные письма могут быть возвращены.
Правильно подписать письмо: где указать адрес получателя?
При заполнении письма вы можете указать адрес получателя в любом месте на лицевой стороне конверта. Но будьте осторожны: в этом случае ваше письмо будет сортироваться почтовыми служащими вручную, что может привести к значительной задержке доставки. В худшем случае письмо будет возвращено вам.
- Как правило, адрес получателя следует указывать только на лицевой стороне конверта. Информация, указанная на обратной стороне конверта, как правило, не считывается и, соответственно, не обрабатывается почтой.
- Внизу справа разместите адрес получателя, а на конвертах с окошком — внизу слева на этой стороне.
- Оставьте примерно два сантиметра свободного места внизу и справа. Так ваша почта будет идеально прочитана.
- Марка должна быть в правом верхнем углу.
- Наш совет: адрес получателя лучше всего писать темным карандашом синего или черного цвета, чтобы все было хорошо читаемо. Писать следует аккуратно.
Порядок адреса получателя: как это делается правильно
В адресе получателя также важно соблюдать правильный порядок информации. Здесь вы найдете обзор того, как правильно заполнить адресную строку вашего письма:
- Обращение (необязательно), например «An Herrn или Frau» (Уважаемый господин или Уважаемая госпожа)
- Имя и фамилия получателя или название компании
- в деловых письмах в третьем поле можно дополнительно указать отдел или ответственное лицо. В этом случае пишется «zu Händen» (вниманию), например «z. H. Frau Mustermann» (вниманию г-жи Mustermann).
- улица и номер дома
- Почтовый индекс и город/населенный пункт
- Если письмо отправляется за границу, внизу добавляется соответствующая страна. Страна назначения должна быть указана заглавными буквами под адресом получателя, при этом язык можно выбрать свободно, например, немецкий, английский или французский, главное, чтобы он был понятен.
Маркировка конверта: где находится адрес отправителя?
На случай, если письмо по какой-то причине будет возвращено вам, например, из-за недостаточной оплаты или потому, что получатель переехал, всегда целесообразно указать на письме свой адрес отправителя. Кроме того, получатель сразу увидит, от кого пришло письмо, и сможет открыть его в кратчайшие сроки. Однако вы не обязаны это делать.
- В левом верхнем углу конверта вы можете указать свой адрес. В качестве альтернативы можно использовать обратную сторону.
- Однако свой адрес всегда следует обозначать заголовком «Отправитель» или аббревиатурой «Отп.».
- Если вы часто отправляете письма, может быть полезно приобрести индивидуальные адресные наклейки, которые можно просто наклеить в левом верхнем углу письма.
Правильное оформление писем в компании или государственные органы
При написании писем в компании или государственные органы следует соблюдать определенные правила и этикет.
- Информация о получателе: Название компании или государственного учреждения следует указывать четкими, легко читаемыми буквами. Используйте официальное название компании или государственного учреждения, если оно вам известно.
- Информация об отправителе: Адресат должен быть указан в верхнем левом углу письма. Укажите свое имя и фамилию, улицу и номер дома, почтовый индекс и город. Если вы отправляете письмо от имени компании, добавьте официальное название компании и ее адрес.
- Формат адреса: Используйте формальный формат адреса, принятый в вашем регионе. В Германии обычно указываются улица, почтовый индекс и город или почтовый ящик.
- Дополнительная информация: в некоторых письмах в государственные органы или крупные компании рекомендуется добавлять дополнительную информацию, такую как номер дела, номер ссылки или специальные отделы.
