4
Если вас пригласили на встречу через сервис видеосвязи, вам следует знать, как работает WebEx. Мы подготовили для вас краткую инструкцию и покажем, как самостоятельно назначить встречу.
Участие в видеоконференции: как работает WebEx?
Webex, ранее WebEx, — это онлайн-платформа Cisco для общения и совместной работы, которая в первую очередь предназначена для видеоконференций, онлайн-встреч, вебинаров и совместной работы в команде. Участие в встрече WebEx очень простое.
- Если вы получили приглашение, вам придет электронное письмо. Чтобы принять участие в совещании, вам нужно просто нажать кнопку «Принять участие» в электронном письме.
- Затем вы будете перенаправлены на экран входа в систему. В правом поле введите свое имя, которое будет отображаться в совещании.
- В текстовом поле ниже введите адрес электронной почты, с которого вы получили приглашение, и нажмите «Принять участие».
- На следующем экране вы увидите номер телефона, по которому нужно позвонить, чтобы подключиться к встрече.
- Теперь вы участвуете во встрече и можете выполнять свои задачи.
WebEx: как самостоятельно организовать видеоконференцию
Если вы хотите самостоятельно инициировать видеозвонок или встречу, вам понадобится учетная запись с соответствующими данными доступа в WebEx.
- Войдите на веб-сайт WebEx, используя свои данные доступа.
- После входа в систему нажмите на вкладку «Назначить» вверху. Затем необходимо заполнить несколько полей.
- В поле «Что» введите название встречи. В поле «Когда» укажите дату, время и продолжительность встречи. В текстовом поле рядом с «Кто» введите имена или адреса электронной почты участников. Нажав на значок «+» в конце текстового поля, вы можете добавить еще одного участника.
- При желании вы можете создать повестку дня в текстовом поле «Повестка дня» и загрузить документы. Загруженные документы будут отправлены всем приглашенным.
- В следующем поле вы можете установить пароль для встречи, если хотите.
- Наконец, нажмите «Назначить встречу», и все готово. Вы получите подтверждение, а приглашенные участники — электронное письмо.
Обзор функций WebEx
WebEx — это комплексное решение для проведения встреч с множеством функций. Мы кратко представим вам основные из них.
- Опции чата: WebEx предоставляет встроенный чат, в котором участники могут обмениваться сообщениями во время встречи. Существуют индивидуальные и групповые чаты, в которых поддерживаются файлы, ссылки и смайлики. Чаты могут вестись как во время встреч, так и вне их, что позволяет выйти за рамки общения в рамках встречи.
- Запись встреч: встречи можно записывать одним щелчком мыши — включая аудио, видео и общий контент. Все участники будут проинформированы о записи. Готовая запись будет доступна позже в виде ссылки, которая будет отправлена по электронной почте. Часто также возможно сохранение в различных форматах.
- Обмен файлами и экраном: по желанию вы можете поделиться всем контентом встречи с другими участниками. Это могут быть видео или презентации PowerPoint, а также файлы, например из Excel. Если вы хотите поделиться всем со всеми, откройте свой экран для других участников.
- Совместный доступ к экрану: с помощью WebEx участники могут открыть доступ к всему экрану, отдельным окнам или специальным приложениям для всех участников встречи. Просто выберите «Поделиться» в панели управления и определите, чем именно вы хотите поделиться — от презентационного документа до всего рабочего стола. Эта функция доступна на всех платформах, в том числе мобильных, и не ограничивается только хозяином или хозяйкой встречи.
- Виртуальная доска: на виртуальной доске участники могут совместно рисовать, набрасывать идеи, проводить мозговые штурмы и делать заметки. Виртуальную доску можно запустить прямо во время встречи, она будет видна участникам и будет интерактивной. Результаты сохраняются в клиенте WebEx и остаются доступными для просмотра впоследствии.
- Индивидуальные макеты: пользователи могут индивидуально настраивать макет экрана встречи, например, количество отображаемых видеопотоков или отображение разделенного контента на переднем плане. Макет также можно выбрать во время встречи для записей, что делает последующий анализ более гибким.
- Приложение WebEx для мобильных устройств: приложение WebEx позволяет участвовать в совещаниях с мобильных устройств на базе iOS и Android, включая такие функции, как планирование, совместный доступ к экрану, смена фона и гибкие варианты участия. С помощью современного браузера можно участвовать в совещаниях без каких-либо плагинов и без установки настольного приложения.
- Приложение WebEx на мобильных устройствах позволяет участвовать в совещаниях, планировать и управлять ими с помощью мобильного телефона или планшета. Вы можете делиться контентом (например, экраном или файлами), а также использовать встроенный чат и индивидуальные настройки. Приложение доступно в магазинах приложений и поддерживает iOS и Android. При участии в браузере без плагинов достаточно ссылки на встречу, чтобы принять участие прямо из веб-браузера (Chrome, Firefox, Edge, Safari). Ничего устанавливать не нужно.
- Новые функции: собственный видеофон можно настраивать в режиме реального времени, например, размытие или выбранные мотивы. В комнатах для перерывов участники могут разбиваться на подгруппы (сессии для перерывов) во время встречи — идеально подходит для семинаров и командной работы.
Преимущества и возможности применения WebEx
WebEx предлагает предприятиям и различным группам пользователей множество преимуществ, в том числе независимость от устройств, гибкость в выборе места использования, а также разнообразные функции для совместной работы и коммуникации.
- WebEx позволяет участвовать в совещаниях из любого места — из офиса, дома или в дороге — и может использоваться как на компьютерах, так и на смартфонах и планшетах. Масштабируемые, безопасные функции голосовой связи и видеосвязи, простой обмен контентом и интерактивность способствуют сотрудничеству в режиме реального времени и повышают производительность.
- Компании экономят на командировочных расходах и могут быстрее принимать решения, поскольку международные команды и внешние партнеры также эффективно вовлечены в процесс. Платформа предлагает такие функции, как совместный доступ к экрану и файлам, доски, чат, запись встреч, а также функции производительности на основе искусственного интеллекта. WebEx разработан с учетом высоких требований безопасности и поддерживает соблюдение нормативных требований, а также защиту конфиденциальных данных компании.
- Для стартапов и малых предприятий WebEx предлагает быструю и простую совместную работу, контакты с клиентами по всему миру, собеседования и прием на работу, расширение цифровых процессов — все это через интегрированное решение. Для средних и крупных предприятий WebEx обеспечивает бесшовную интеграцию в существующие инфраструктуры и календари, поддержку гибридных моделей работы, управление группами и совместное использование устройств для совместной работы в конференц-залах.
- В учебных заведениях WebEx поддерживает различные сценарии обучения и мероприятий — от лекций до групповой работы, с настраиваемыми ролями и правами для участников и преподавателей. Отдельные пользователи и мобильные команды могут участвовать в совещаниях напрямую через приложение или браузер, даже находясь в пути, с различных конечных устройств — включая такие функции, как виртуальные фоны или шумоподавление.
- WebEx работает на различных платформах (Windows, macOS, iOS, Android, браузер) и может использоваться как на личных конечных устройствах, так и на специальных устройствах для совещаний. Благодаря современной облачной инфраструктуре и открытой платформе, встречи можно легко объединять с другими популярными инструментами, такими как Microsoft Teams, Zoom или Google, независимо от местоположения или используемого устройства.
- Конференц-залы, рабочие зоны или общие устройства также можно гибко оборудовать с помощью WebEx, чтобы спонтанные или запланированные встречи были возможны в любое время и в любом месте.
- Таким образом, WebEx является универсальным решением для современных компаний, которые хотят обеспечить гибкое, безопасное и эффективное цифровое сотрудничество в любом месте и на любом устройстве.
Безопасность и защита данных в WebEx
WebEx предлагает комплексные функции безопасности и защиты данных, специально разработанные для корпоративных требований и требований GDPR. Передача данных и встречи широко шифруются, и существует множество настроек для контроля и ограничения обработки личных данных.
- Безопасность данных: WebEx использует сквозное шифрование для сообщений, файлов, досок и встреч. Обмен и хранение данных всегда осуществляются в зашифрованном виде. Используются современные стандарты, такие как AES-256 и TLS 1.2.
- Медиапотоки (аудио, видео, документы) шифруются с помощью собственных динамически генерируемых ключей. С помощью «гибридной безопасности данных» компании могут использовать службу управления ключами (KMS) в собственном центре обработки данных, чтобы получить еще больший контроль. Права доступа и функции безопасности (например, eDiscovery, гибкие политики хранения) можно настраивать индивидуально.
- Защита данных (соответствие GDPR): WebEx поддерживает соблюдение Общего регламента по защите данных (GDPR) благодаря четким правилам обработки и хранения персональных данных, включая комплексную обработку заказов. Основные группы обрабатываемых данных: имя, адрес электронной почты, фотография профиля, содержание встреч (при необходимости аудио/видео), данные об устройствах и данные об использовании.
- По умолчанию персональные данные немецких пользователей хранятся в центрах обработки данных на территории ЕС; однако существуют исключения в случае подключения международных участников или использования определенных услуг (например, push-уведомлений). Пользователи и администраторы имеют обширные права на получение информации и удаление данных. Пользователи получают прозрачную информацию о каждой функции встречи (например, список участников, чат, передача файлов). Многие функции (например, запись) по умолчанию отключены и должны быть активно разрешены.
- Риски и замечания: При определенных настройках информация профиля, такая как имена и комнаты для встреч, может быть доступна для общего просмотра, если конфигурация не будет изменена. Федеральный уполномоченный по защите данных рекомендует поэтому тщательно управлять настройками профиля и разрешениями. Активация push-уведомлений может привести к передаче данных через сети за пределами ЕС — это следует тщательно взвесить.
- Практические рекомендации: Перед внедрением или использованием регулярно проверяйте информацию о защите данных и указания по безопасности WebEx. Используйте рекомендуемые настройки безопасности и защиты данных и регулярно обновляйте WebEx. Для использования в государственных органах необходимо документировать и соблюдать договоры на обработку данных и концепции защиты данных.
- Таким образом, WebEx представляет собой решение для видеоконференций, ориентированное на защиту данных и безопасность, однако его использование также требует последовательной настройки и регулярного контроля параметров защиты данных. Регулярно появляются сообщения о уязвимостях в безопасности, устранение которых документируется Cisco и должно контролироваться ИТ-администраторами.
