Конвертировать PDF в Excel

За несколько секунд можно конвертировать PDF в Excel. Для этого вам понадобится только программа для конвертирования.

Импортировать и конвертировать PDF-файлы прямо в Microsoft Excel

С помощью Microsoft Excel из Office 365 или версии 2021 можно импортировать PDF-файлы непосредственно в качестве источника данных и переносить их содержимое в таблицу. При этом таблицы и структурированное содержимое из PDF-файла распознаются и преобразуются в редактируемые таблицы Excel. Следуйте пошаговой инструкции:

• Запустите Microsoft Excel и откройте рабочий лист, в который вы хотите импортировать данные PDF.

• Перейдите на вкладку «Данные».

• Нажмите «Получить данные» ☻ «Из файла» ☻ «Из PDF».

• Откроется диалоговое окно. Выберите PDF-файл на своем компьютере и нажмите «Импортировать».

• В появившемся окне навигатора отобразятся найденные таблицы и страницы PDF-файла. Вы можете просмотреть их и выбрать данные таблицы, которые хотите импортировать.

• Нажмите «Загрузить», чтобы импортировать выделенные данные непосредственно в рабочий лист Excel. Данные появятся в виде редактируемой таблицы на выбранном листе и могут быть обработаны по вашему усмотрению.

Примечания и советы по импорту PDF-файлов

Для редактирования воспользуйтесь нашими советами и подсказками.

• Импорт PDF-файлов лучше всего работает с PDF-файлами, которые содержат настоящие таблицы, а не отсканированный текст (изображения). Excel не может распознать структурированные данные в PDF-файлах с изображениями.

• Если форматирование не было перенесено оптимально, вы можете дополнительно очистить данные с помощью инструментов Excel и Power Query.

• Для особо сложных или плохо структурированных PDF-файлов иногда рекомендуется использовать специальные конвертеры PDF в Excel или онлайн-инструменты.

• Альтернативный метод: вставка PDF в качестве объекта

• Если необходимо вставить только сам документ (а не его содержимое), можно воспользоваться следующим способом:

Нажмите «Вставить» ☻ «Объект».

• В диалоговом окне в поле «Создать из файла» выберите PDF-файл и нажмите «ОК».

• PDF-файл отобразится в виде встроенного объекта в листе Excel и может быть открыт, но не содержит данных таблицы, которые можно редактировать напрямую.

Конфиденциальность и безопасность при использовании онлайн-конвертеров: на что следует обратить внимание?

Онлайн-конвертеры удобны, когда нужно быстро и без лишних сложностей преобразовать форматы файлов. Однако, если речь идет о конфиденциальных или личных данных, необходимо учитывать важные аспекты:

• Убедитесь, что поставщик предоставляет политику конфиденциальности (Privacy Policy) и в ней четко указано, как обрабатываются загруженные данные. Серьезные поставщики автоматически удаляют файлы со своих серверов через короткое время. Обратите внимание, есть ли такая информация.

• Убедитесь, что веб-сайт использует протокол HTTPS. Только в этом случае ваши данные будут защищены от перехвата третьими лицами при загрузке и скачивании. Избегайте загрузки конфиденциальных данных через общественные сети Wi-Fi, так как в них перехват данных особенно прост.

• Узнайте, передаются ли ваши данные для других целей (например, для рекламы, анализа) или обрабатываются третьими лицами. Избегайте платформ, на которых не ясно, как долго и где именно хранятся ваши файлы.

• Предпочтительнее выбирать поставщиков из стран с жестким законодательством о защите данных, например из стран ЕС. В этом случае действуют стандарты защиты, такие как GDPR. Проверьте, раскрывает ли поставщик информацию о своем местонахождении и контактные данные.

• Если вы обрабатываете персональные данные в профессиональном контексте (например, как компания), вам, как правило, необходимо заключить с поставщиком договор на обработку данных.

• Для очень конфиденциальных данных рекомендуется использовать локальное программное обеспечение, а не онлайн-конвертер.

Конвертация PDF в Excel: сравнение методов

Выберите метод в зависимости от сложности и требований к защите данных: для нескольких небольших списков обычно достаточно самого Excel. Тем, кто регулярно и профессионально занимается конвертацией (особенно деловых данных), следует использовать Acrobat. Онлайн-конвертеры идеально подходят, если нужно быстро, просто и без установки, и защита данных не играет большой роли.

• Прямой метод в Excel: в последних версиях Excel можно напрямую импортировать содержимое PDF-файлов, выбрав «Данные» → «Получить данные» → «Из файла» → «Из PDF». В качестве альтернативы можно использовать копирование и вставку или обходной путь через Word.

• Преимущества: не требуется дополнительное программное обеспечение, достаточно Excel. Хорошо подходит для простых, четко структурированных таблиц. Не требуется подключение к Интернету. Конфиденциальность данных, так как данные не передаются на внешние серверы.

• Недостатки: при работе со сложными PDF-файлами (например, с несколькими таблицами, сложным макетом) часто возникают ошибки. Частично теряется форматирование и структура таблиц. Отсутствие автоматического распознавания таблиц, особенно в отсканированных или неструктурированных PDF-файлах.

• Подходящие случаи использования: небольшие, наглядные таблицы. Простые списки. Периодические преобразования, не требующие больших затрат времени.

• Adobe Acrobat: с помощью Adobe Acrobat (в виде настольного или веб-приложения) вы можете экспортировать PDF-файлы непосредственно в формат Excel (XLS/XLSX). Это работает даже со сложными или отсканированными документами благодаря встроенной функции OCR (распознавание текста).

• Преимущества: высокая точность при переносе таблиц и форматирования. Поддерживает также сложные макеты и несколько таблиц. Функция OCR позволяет конвертировать отсканированные документы. Быстрая автоматическая конвертация без повторной обработки.

• Недостатки: Стоимость лицензии для полной версии или использования расширенных функций экспорта. Требуется регистрация (для онлайн-версии). Для случайных пользователей может быть дорого.

• Подходящие случаи использования: Регулярное преобразование объемных, сложных отчетов. Компании с высокими требованиями к точности. Работа со сканированными документами или большими объемами данных.

• Онлайн-конвертеры: в Интернете существует множество бесплатных и платных онлайн-инструментов (например, SmallPDF, PDF24, HiPDF, Soda PDF, Nitro, FreePDFConvert), которые конвертируют PDF-файлы в Excel.

• Преимущества: Как правило, бесплатно, не требует установки программного обеспечения. Быстро и просто, часто с помощью перетаскивания. Независим от платформы – можно использовать в любом браузере. Некоторые инструменты поддерживают пакетную конвертацию и предлагают дополнительные форматы.

• Недостатки: Конфиденциальность данных: загрузка конфиденциальных данных в Интернет является проблематичной. Ограничения по размеру и количеству файлов (в бесплатных версиях). Качество варьируется в зависимости от поставщика и типа документа; форматирование может быть утрачено. Отсутствие или ограниченность функции OCR при сканировании.

• Подходящие случаи использования: Периодическое использование для неконфиденциальных данных. Быстрое преобразование небольших/средних PDF-файлов. Для всех, кто не хочет устанавливать дополнительное программное обеспечение и ценит простоту.