Outlook：邀请可选参与者——操作方法

在 Outlook 中，您可以邀请可选参与者。当您不期望所有参与者都确认参加时，此功能尤其有用。

使用 Outlook 邀请可选参与者

可选参与者是指那些对会议有帮助但并非必须出席的人，例如知情的同事、顾问或代表。这些人会收到相同的邀请，但可以自己决定是否参加。实用功能：在回复状态中，您可以查看谁已确认或拒绝参加，从而根据实际参加人数灵活地进行计划。例如，如果某位项目成员的意见很重要，则可以将其作为可选成员添加，而无需正式要求其参加。 如果您想在 Outlook 中邀请可选参与者，请按照以下步骤操作：

• 启动 Outlook，在日历中选择所需的日期。

• 点击左上角的“新会议”按钮，邀请参与者。

• 在“会议”选项卡中，您会看到“日程安排”按钮。

• 点击左下角的“邀请更多人”，然后点击“从地址簿添加”。

• 从 Outlook 地址簿中选择所需联系人，然后点击下方的“可选”按钮，而不是“必需”按钮。

• 点击“确定”关闭窗口，您将在左侧看到所有参与者的列表。点击小图标，您也可以更改状态。

• 注意：在最新的 Windows 版 Outlook 和网页版 Outlook 中，您也可以在“必须”和“可选”字段中直接在日程窗口中输入电子邮件地址。通过日程安排助手，可以快速将参与者标记为可选。在参与者列表中，您可以随时查看哪些人被邀请为必选或可选。

Outlook 中参与者管理的最佳实践

使用可选参与者来提高透明度，而不是将大量收件人指定为主要参与者。

• 您可以随时通过参与者列表和图标调整状态——例如，当可选参与者突然变得很重要时，或者相反的情况。

• 现有会议可随时编辑；更改后的类别将在重新发送邀请时更新。

• Outlook 会将更改通知所有参与者，从“必需”更改为“可选”后，确认和拒绝的反馈仍然有效，只有类别发生了变化。

• 对于非常大的团体，建议有针对性地使用参与者类别以保持清晰度，并在邀请函中添加关于可选参与者角色的说明文本。

• 如果您事后将某位参与者的类别从“必需”改为“可选”（或反之），Outlook 会更改该约会的类别，并在下次更新（点击“发送”后）时将邀请详情发送给所有参与者。之前的参与状态保持不变——已确认或拒绝的人无需再次操作。但相关人员将立即在会议列表中看到其新角色。

• 实际案例：假设有一个项目会议，团队负责人被邀请为必参加人员。IT 支持被设置为可选参加人员——这样，IT 团队可以决定是否需要出席，或者只出席与特定主题相关的会议。这可以使日历更清晰，避免会议过多。