PDF – o que é isso? Explicação simples e compreensível

Se processa e envia muitos ficheiros de texto no PC, deve saber o que é exatamente um ficheiro «PDF» e como criar um ficheiro desse tipo.

PDF – o que é isso? O termo explicado

PDF é a abreviatura de «Portable Document Format» (formato de documento portátil). A Adobe System desenvolveu o formato como um formato de ficheiro independente da plataforma.

• Os documentos PDF podem ser abertos em todos os computadores. Por isso, o PDF impôs-se como um formato de ficheiro padrão.

• Um documento PDF pode ser composto por textos e imagens. Ao mesmo tempo, o documento PDF mantém o layout que o autor utilizou ao criá-lo. Desta forma, o PDF tem a mesma aparência em qualquer sistema informático. Por isso, normalmente não é fácil editar um ficheiro PDF.

• Por esse motivo, a maioria dos documentos de autoridades e empresas é enviada por e-mail como ficheiros PDF.

• Para abrir um documento PDF, é necessário um programa adequado, por exemplo, o Adobe Acrobat Reader.

Informações básicas sobre o desenvolvimento e a padronização do formato PDF

Se edita textos com frequência e os envia, recomenda-se uma utilização combinada. Os documentos são criados e editados no Word e convertidos para PDF antes do envio ou arquivamento, para garantir a integridade dos dados e a independência da plataforma.

• O Portable Document Format (PDF) foi desenvolvido em 1992 pela Adobe Inc. para apresentar documentos de forma fiel ao original, independentemente da plataforma e do programa. O PDF surgiu do «Project Camelot» da Adobe (1991) para resolver problemas de conversão e garantir a fidelidade do layout e da fonte na visualização de documentos.

• A partir de 2007, a Adobe solicitou a normalização ISO do formato. A norma ISO 32000-1 (PDF versão 1.7) foi publicada em 2008, tornando o PDF uma norma reconhecida de jure. O PDF está em constante desenvolvimento, por exemplo, a versão 2.0 (ISO 32000-2), que está atualmente em preparação. O PDF armazena documentos com layout fixo, incluindo texto, fontes, imagens, gráficos e pode conter funções interativas, como navegação, formulários e assinaturas digitais.

• As vantagens do formato PDF são evidentes. Os documentos podem ser lidos independentemente da plataforma e do hardware (Windows, Mac, Linux, dispositivos móveis). Independentemente do programa de criação, os layouts e conteúdos são reproduzidos com fidelidade ao original. Um layout uniforme e fixo impede alterações não intencionais.

• O PDF é amplamente utilizado para arquivamento de documentos, impressão e apresentações. Suporta funções de segurança, como encriptação e assinaturas digitais. Atualmente, o PDF é o padrão para a troca e arquivamento eletrônico de dados (norma ISO).

• As áreas de aplicação do formato PDF são muito variadas: gestão e arquivamento eletrónico de documentos, envio e troca de documentos imutáveis (por exemplo, brochuras, e-books, contratos), pré-impressão e processos de impressão profissionais, apresentações e publicações na web, formulários com campos de entrada interativos e fluxos de trabalho automatizados, bem como documentação jurídica e fins administrativos.

• Existem inúmeras diferenças em relação aos formatos editáveis, como o Word (DOC, DOCX). Os ficheiros Word destinam-se principalmente ao processamento de texto, com texto editável e pesquisável. O PDF é geralmente apenas legível e oferece um layout fixo, sem alterações indesejadas no formato.

• Os documentos Word podem ser editados e alterados em conjunto, enquanto os documentos PDF permanecem estáveis e imutáveis. O PDF pode ser exportado a partir de ficheiros Word para criar um formato final uniforme e não editável.

• Para impressão, arquivamento e apresentação, o PDF é a escolha preferida, enquanto o Word é ideal para edição de texto e colaboração. Ferramentas modernas permitem a conversão de PDF para Word e vice-versa, mas PDFs complexos podem exigir pós-processamento.