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É importante saber como funciona o WebEx caso seja convidado para uma reunião através deste serviço de videoconferência. Criámos um breve guia para si e mostramos também como marcar uma reunião.
Participar numa videoconferência: como funciona o WebEx?
O Webex, anteriormente WebEx, é uma plataforma de comunicação e colaboração online da Cisco, que serve principalmente para videoconferências, reuniões online, webinars e colaboração em equipa. Participar numa reunião WebEx é fácil.
- Se for convidado, receberá um e-mail. Para participar na reunião, basta clicar no botão «Participar» no e-mail.
- Será então redirecionado para um ecrã de registo. Aqui, introduza o seu nome no campo à direita, tal como deve ser apresentado na reunião.
- No campo de texto abaixo, insira o endereço de e-mail pelo qual foi convidado e clique em «Participar».
- No ecrã seguinte, verá um número de telefone à esquerda, através do qual poderá ligar-se.
- Agora está na reunião e pode realizar as suas tarefas.
WebEx: como marcar uma reunião por videoconferência
Se quiser iniciar uma videochamada ou uma reunião, precisa de ter uma conta com os dados de acesso correspondentes no WebEx.
- Inicie sessão com os seus dados de acesso no site do WebEx.
- Depois de iniciar sessão, clique no separador «Agendar» na parte superior. Em seguida, terá de preencher alguns campos.
- Em «O quê», introduza o nome da reunião. Em «Quando», defina a data, a hora e a duração da reunião. No campo de texto ao lado de «Quem», insira os nomes ou endereços de e-mail dos participantes. Clique no sinal «+» no final do campo de texto para adicionar mais um participante.
- Opcionalmente, pode criar uma agenda no campo de texto «Agenda» e carregar documentos. Os documentos carregados serão encaminhados a todos os convidados.
- No campo seguinte, defina uma palavra-passe para a reunião, se desejar.
- Por fim, clique em «Agendar reunião» e já está tudo pronto. Receberá uma confirmação e os participantes convidados receberão um e-mail.
Visão geral das funções do WebEx
O WebEx é uma solução abrangente para reuniões com inúmeras funcionalidades. Apresentamos brevemente as funcionalidades mais importantes.
- Opções de chat: o WebEx disponibiliza um chat integrado, no qual os participantes podem escrever mensagens durante uma reunião. Existem chats individuais e em grupo, com suporte para ficheiros, links e emojis. Os chats podem ocorrer durante e fora das reuniões, para que a comunicação vá além da reunião.
- Gravação de reuniões: as reuniões podem ser gravadas com um clique – incluindo áudio, vídeo e conteúdos partilhados. Todos os participantes são informados sobre a gravação. A gravação final fica disponível posteriormente como um link, que é enviado por e-mail. Muitas vezes, também é possível guardar em diferentes formatos.
- Partilha de ficheiros e ecrãs: se desejar, pode partilhar todo o conteúdo de uma reunião com outros participantes. Podem ser vídeos ou apresentações em PowerPoint, mas também ficheiros, por exemplo, do Excel. Se quiser partilhar tudo com todos, partilhe o seu ecrã com os outros participantes.
- Partilha de ecrã: com o WebEx, os participantes podem partilhar o ecrã inteiro, janelas individuais ou aplicações específicas com todos os participantes da reunião. Basta selecionar «Partilhar» na barra de controlo e, em seguida, determinar exatamente o que deve ser partilhado – desde um documento de apresentação até ao ambiente de trabalho completo. Esta função está disponível em todas as plataformas, incluindo dispositivos móveis, e não se limita ao anfitrião.
- Quadro branco: No quadro branco virtual, os participantes podem desenhar juntos, esboçar ideias, realizar brainstormings e fazer anotações. O quadro branco pode ser iniciado diretamente na reunião e fica visível e interativo para os participantes. Os resultados são armazenados no cliente WebEx e permanecem disponíveis para consulta posterior.
- Layouts individuais: os utilizadores podem personalizar o layout do ecrã da sua reunião, por exemplo, quantos feeds de vídeo são exibidos ou se o conteúdo partilhado deve estar em primeiro plano. O layout também pode ser selecionado durante a reunião para gravações, o que torna a avaliação posterior mais flexível.
- Aplicação WebEx para dispositivos móveis: a aplicação WebEx permite a participação móvel em reuniões em dispositivos iOS e Android, incluindo funcionalidades como planeamento, partilha de ecrã, alteração de fundo e opções de participação flexíveis. Através de um navegador atual, as reuniões também podem ser utilizadas sem qualquer plug-in e sem a instalação de uma aplicação para computador.
- A aplicação WebEx em dispositivos móveis permite a participação, o planeamento e a gestão de reuniões através do telemóvel ou tablet. É possível partilhar conteúdos (por exemplo, ecrã ou ficheiros), e o chat e as definições individuais estão integrados. A aplicação está disponível nas lojas de aplicações e é compatível com iOS e Android. Para participar no navegador sem plug-in, basta um link da reunião para participar diretamente do navegador da Web (Chrome, Firefox, Edge, Safari). Não é necessário instalar nada.
- Funcionalidades mais recentes: o seu próprio fundo de vídeo pode ser ajustado ao vivo, por exemplo, desfocagem ou motivos selecionados. Nas salas de breakout, os participantes podem dividir-se em subgrupos (sessões de breakout) durante uma reunião – ideal para workshops e trabalho em equipa.
Vantagens e possibilidades de aplicação do WebEx
O WebEx oferece inúmeras vantagens para empresas e diversos grupos de utilizadores, incluindo independência de dispositivos, locais de utilização flexíveis e diversas funções para colaboração e comunicação.
- O WebEx permite a participação em reuniões a partir de qualquer lugar – seja do escritório, do home office ou em viagem – e pode ser utilizado em computadores, smartphones e tablets. Através de funções de voz e vídeo escaláveis e seguras, partilha fácil de conteúdos e interatividade, promove a colaboração em tempo real e aumenta a produtividade.
- As empresas poupam em despesas de viagem e podem tomar decisões mais rapidamente, uma vez que também as equipas internacionais e os parceiros externos são integrados de forma eficiente. A plataforma oferece funcionalidades como partilha de ecrã e ficheiros, quadros brancos, chat, gravação de reuniões e funcionalidades de produtividade baseadas em IA. O WebEx foi concebido para requisitos de segurança elevados e apoia a conformidade e a proteção de dados empresariais sensíveis.
- Para startups e pequenas empresas, o WebEx oferece colaboração rápida e fácil, contactos com clientes em todo o mundo, entrevistas de emprego e contratação, expansão de processos digitais – tudo através de uma solução integrada. Para médias e grandes empresas, o WebEx permite uma integração perfeita em infraestruturas e calendários existentes, suporte a modelos de trabalho híbridos, gestão de grupos e partilha de dispositivos para colaboração em salas de conferência.
- Em instituições de ensino, o WebEx suporta diferentes cenários de ensino e eventos – desde palestras a trabalhos em grupo, com funções e direitos personalizáveis para participantes e professores. Utilizadores individuais e equipas móveis podem participar em reuniões diretamente através da aplicação ou do navegador, mesmo em viagem, a partir de diferentes dispositivos – incluindo funções como fundos virtuais ou supressão de ruído.
- O WebEx funciona em várias plataformas (Windows, macOS, iOS, Android, navegador) e pode ser utilizado tanto em dispositivos pessoais como em dispositivos dedicados a reuniões. Graças à moderna infraestrutura em nuvem e à plataforma aberta, as reuniões também podem ser conectadas perfeitamente a outras ferramentas comuns, como Microsoft Teams, Zoom ou Google, independentemente da localização ou do dispositivo utilizado.
- Salas de conferência, áreas de trabalho ou dispositivos partilhados também podem ser equipados de forma flexível com o WebEx, para que reuniões espontâneas ou planeadas sejam possíveis a qualquer hora e em qualquer lugar.
- O WebEx é, portanto, uma solução versátil para empresas modernas que desejam permitir uma colaboração digital flexível, segura e eficiente em qualquer local e em qualquer dispositivo.
Segurança e proteção de dados no WebEx
O WebEx oferece recursos abrangentes de segurança e proteção de dados, desenvolvidos especificamente para atender aos requisitos empresariais e do RGPD. As transferências de dados e as reuniões são amplamente encriptadas, e há várias configurações para controlar e restringir o processamento de dados pessoais.
- Segurança de dados: o WebEx utiliza encriptação de ponta a ponta para mensagens, ficheiros, quadros brancos e reuniões. A troca e o armazenamento de dados são sempre encriptados. São utilizados padrões atuais, como AES-256 e TLS 1.2.
- Os fluxos de mídia (áudio, vídeo, documentos) são encriptados com chaves próprias geradas dinamicamente. Com o «Hybrid Data Security», as empresas podem operar o serviço de gestão de chaves (KMS) no seu próprio centro de dados para obter ainda mais controlo. Os direitos de acesso e as funções de segurança (por exemplo, eDiscovery, políticas de retenção flexíveis) podem ser configurados individualmente.
- Proteção de dados (conformidade com o RGPD): o WebEx apoia a conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) através de regras claras para o processamento e armazenamento de dados pessoais, incluindo o processamento abrangente de encomendas. Os principais grupos de dados processados: nome, endereço de e-mail, foto de perfil, conteúdo da reunião (áudio/vídeo, se aplicável), dados do dispositivo e dados de utilização.
- Por padrão, os dados pessoais dos utilizadores alemães são armazenados em centros de dados dentro da UE; no entanto, existem exceções para participantes internacionais ou para a utilização de determinados serviços (por exemplo, notificações push). Os utilizadores e administradores têm amplos direitos de informação e eliminação. Os utilizadores são informados de forma transparente sobre cada função da reunião (por exemplo, lista de participantes, chat, transferência de ficheiros). Muitas funções (por exemplo, gravação) estão desativadas por predefinição e têm de ser ativadas ativamente.
- Riscos e avisos: Com determinadas configurações, informações de perfil, como nomes e salas de reunião, podem ser encontradas publicamente se a configuração não for ajustada. O Comissário Federal para a Proteção de Dados recomenda, portanto, que as configurações e partilhas de perfil sejam geridas com cuidado. A ativação de notificações push pode resultar na transferência de dados através de redes fora da UE – isto deve ser cuidadosamente ponderado.
- Recomendações práticas: Antes da introdução ou utilização, verifique regularmente as informações de proteção de dados e as instruções de segurança do WebEx. Utilize as configurações de segurança e proteção de dados recomendadas e atualize o WebEx regularmente. Para utilização oficial, os contratos de processamento de encomendas e os conceitos de proteção de dados devem ser documentados e cumpridos.
- O WebEx é, portanto, uma solução de videoconferência orientada para a proteção de dados e a segurança, cuja utilização, no entanto, também requer uma configuração consistente e um controlo regular das definições de proteção de dados. Há regularmente alertas sobre falhas de segurança, cuja correção é documentada pela Cisco e que devem ser monitorizadas pelos administradores de TI.
