4
Pokud jste pozváni na schůzku prostřednictvím poskytovatele videotelefonních služeb, měli byste vědět, jak WebEx funguje. Připravili jsme pro vás krátký návod a ukážeme vám také, jak sami naplánovat schůzku.
Účast na videokonferenci: Jak funguje WebEx?
Webex, dříve WebEx, je online komunikační a kolaborační platforma společnosti Cisco, která slouží především pro videokonference, online schůzky, webináře a týmovou spolupráci. Účast na schůzce WebEx je jednoduchá.
- Pokud jste pozváni, obdržíte e-mail. Chcete-li se zúčastnit schůzky, stačí v e-mailu kliknout na tlačítko „Zúčastnit se“.
- Poté budete přesměrováni na přihlašovací obrazovku. Zde do pravého pole zadejte své jméno tak, jak má být zobrazeno na schůzce.
- Do textového pole pod ním zadejte e-mailovou adresu, na kterou jste byli pozváni, a klikněte na „Zúčastnit se“.
- Na následující obrazovce uvidíte na levé straně telefonní číslo, na které se můžete dovolat.
- Nyní jste v rámci schůzky a můžete tam plnit své úkoly.
WebEx: Jak sami nastavit videokonferenci
Pokud chcete sami zahájit videohovor nebo schůzku, potřebujete k tomu účet s příslušnými přístupovými údaji na WebExu.
- Přihlaste se pomocí svých přístupových údajů na webové stránce WebExu.
- Po přihlášení klikněte nahoře na záložku „Naplánovat“. Poté musíte vyplnit několik polí.
- Do pole „Co“ zadejte název schůzky. Do pole „Kdy“ zadejte datum, čas a délku trvání schůzky. Do textového pole vedle „Kdo“ zadejte jména nebo e-mailové adresy účastníků. Kliknutím na znaménko „+“ na konci textového pole přidáte dalšího účastníka.
- Volitelně můžete v textovém poli „Agenda“ vytvořit program schůzky a nahrát dokumenty. Nahrané dokumenty budou předány všem pozvaným.
- V dalším poli nastavte heslo pro schůzku, pokud si to přejete.
- Nakonec klikněte na „Naplánovat schůzku“ a máte hotovo. Nyní obdržíte potvrzení a pozvaní účastníci e-mail.
Přehled funkcí WebEx
WebEx je komplexní řešení pro schůzky s mnoha funkcemi. Stručně představíme ty nejdůležitější.
- Možnosti chatu: WebEx poskytuje integrovaný chat, ve kterém mohou účastníci během schůzky psát zprávy. K dispozici jsou individuální a skupinové chaty, které podporují soubory, odkazy a emodži. Chaty mohou probíhat během schůzek i mimo ně, takže komunikace přesahuje rámec schůzky.
- Záznam schůzky: Schůzky lze zaznamenat jedním kliknutím – včetně zvuku, videa a sdíleného obsahu. Všichni účastníci jsou o nahrávání informováni. Hotová nahrávka je později k dispozici jako odkaz, který je zaslán e-mailem. Často je také možné ukládat v různých formátech.
- Sdílení souborů a obrazovky: Veškerý obsah schůzky můžete na přání sdílet s ostatními účastníky. Může se jednat o videa nebo prezentace PowerPoint, ale také o soubory, například z Excelu. Pokud chcete sdílet vše se všemi, zpřístupněte svůj obrazovku ostatním účastníkům.
- Sdílení obrazovky: S WebExem mohou účastníci sdílet celou obrazovku, jednotlivá okna nebo speciální aplikace se všemi účastníky schůzky. Stačí v ovládací liště vybrat možnost „Sdílet“ a poté určit, co přesně má být sdíleno – od prezentačního dokumentu až po celou plochu. Tato funkce je k dispozici na všech platformách, včetně mobilních, a není omezena pouze na hostitele.
- Whiteboarding: Na virtuální tabuli mohou účastníci společně kreslit, načrtávat nápady, provádět brainstorming a přidávat poznámky. Tabuli lze spustit přímo během schůzky a je pro účastníky viditelná a interaktivní. Výsledky se ukládají do klienta WebEx a zůstávají k dispozici i později.
- Individuální rozvržení: Uživatelé mohou individuálně přizpůsobit rozvržení obrazovky schůzky, např. počet zobrazených video feedů nebo zda má být v popředí sdílený obsah. Rozvržení lze během schůzky zvolit i pro záznamy, což umožňuje flexibilnější pozdější vyhodnocení.
- Aplikace WebEx pro mobilní zařízení: Aplikace WebEx umožňuje mobilní účast na schůzkách na zařízeních iOS a Android – včetně funkcí, jako je plánování, sdílení obrazovky, změna pozadí a flexibilní možnosti účasti. Pomocí aktuálního prohlížeče lze schůzky využívat i bez pluginu a bez instalace desktopové aplikace.
- Aplikace WebEx na mobilních zařízeních umožňuje účast, plánování a správu schůzek pomocí mobilního telefonu nebo tabletu. Můžete sdílet obsah (např. obrazovku nebo soubory), integrován je také chat a individuální nastavení. Aplikace je k dispozici v obchodech s aplikacemi a podporuje iOS a Android. Při účasti v prohlížeči bez pluginu stačí odkaz na schůzku, abyste se mohli zúčastnit přímo z webového prohlížeče (Chrome, Firefox, Edge, Safari). Není třeba nic instalovat.
- Nové funkce: Vlastní video pozadí lze upravovat živě, např. rozostření nebo vybrané motivy. V breakoutových místnostech se mohou účastníci během schůzky rozdělit do podskupin (breakoutových relací) – ideální pro workshopy a týmovou práci.
Výhody a možnosti použití WebExu
WebEx nabízí podnikům a nejrůznějším skupinám uživatelů řadu výhod, mezi které patří nezávislost na zařízení, flexibilní místa použití a rozmanité funkce pro spolupráci a komunikaci.
- WebEx umožňuje účast na schůzkách odkudkoli – z kanceláře, domácí kanceláře nebo na cestách – a lze jej používat na počítačích, smartphonech i tabletech. Díky škálovatelným a bezpečným hlasovým a video funkcím, snadnému sdílení obsahu a interaktivitě podporuje spolupráci v reálném čase a zvyšuje produktivitu.
- Podniky ušetří náklady na cestování a mohou rychleji přijímat rozhodnutí, protože mohou efektivně zapojit i mezinárodní týmy a externí partnery. Platforma nabízí funkce jako sdílení obrazovky a souborů, tabule, chat, nahrávání schůzek a funkce produktivity podporované umělou inteligencí. WebEx je navržen pro vysoké bezpečnostní požadavky a podporuje dodržování předpisů a ochranu citlivých podnikových dat.
- Pro start-upy a malé podniky nabízí WebEx rychlou a snadnou spolupráci, globální kontakty se zákazníky, pohovory a přijímací pohovory, rozšíření digitálních procesů – to vše prostřednictvím integrovaného řešení. Pro střední a velké podniky WebEx umožňuje hladkou integraci do stávajících infrastruktur a kalendářů, podporu hybridních pracovních modelů, správu skupin a sdílení zařízení pro spolupráci v konferenčních místnostech.
- Ve vzdělávacích institucích WebEx podporuje různé scénáře výuky a akcí – od přednášek po skupinovou práci, s přizpůsobitelnými rolemi a právy pro účastníky a učitele. Jednotliví uživatelé a mobilní týmy se mohou účastnit schůzek přímo prostřednictvím aplikace nebo prohlížeče, a to i na cestách z různých koncových zařízení – včetně funkcí, jako jsou virtuální pozadí nebo potlačení šumu.
- WebEx funguje na různých platformách (Windows, macOS, iOS, Android, prohlížeče) a lze jej používat jak na osobních koncových zařízeních, tak na specializovaných zařízeních pro schůzky. Díky moderní cloudové infrastruktuře a otevřené platformě lze schůzky také hladce propojit s jinými běžnými nástroji, jako jsou Microsoft Teams, Zoom nebo Google, bez ohledu na místo nebo použité zařízení.
- Konferenční místnosti, pracovní prostory nebo sdílená zařízení lze také flexibilně vybavit WebExem, takže spontánní nebo plánované schůzky jsou možné kdykoli a kdekoli.
- WebEx je tak univerzálním řešením pro moderní podniky, které chtějí umožnit flexibilní, bezpečnou a efektivní digitální spolupráci na jakémkoli místě a na jakémkoli zařízení.
Bezpečnost a ochrana dat ve WebEx
WebEx nabízí komplexní funkce zabezpečení a ochrany dat, které byly vyvinuty speciálně pro potřeby podniků a požadavky GDPR. Přenosy dat a schůzky jsou komplexně šifrovány a existuje řada nastavení pro kontrolu a omezení zpracování osobních údajů.
- Zabezpečení dat: WebEx používá šifrování typu end-to-end pro zprávy, soubory, tabule a schůzky. Výměna a ukládání dat se provádí vždy v zašifrované podobě. Používají se aktuální standardy, jako jsou AES-256 a TLS 1.2.
- Mediální toky (audio, video, dokumenty) jsou šifrovány pomocí vlastních dynamicky generovaných klíčů. Díky „hybridnímu zabezpečení dat“ mohou společnosti provozovat službu správy klíčů (KMS) ve svém vlastním datovém centru, aby získaly ještě větší kontrolu. Přístupová práva a bezpečnostní funkce (např. eDiscovery, flexibilní zásady uchovávání) lze konfigurovat individuálně.
- Ochrana osobních údajů (soulad s GDPR): WebEx podporuje dodržování obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) prostřednictvím jasných pravidel pro zpracování a ukládání osobních údajů, včetně komplexního zpracování zakázek. Nejdůležitější skupiny zpracovávaných údajů: jméno, e-mailová adresa, profilová fotografie, obsah schůzky (případně audio/video), údaje o zařízení a údaje o používání.
- Standardně jsou osobní údaje německých uživatelů ukládány v datových centrech v rámci EU; výjimky však existují v případě připojení mezinárodních účastníků nebo používání určitých služeb (např. push notifikace). Uživatelé a administrátoři mají rozsáhlá práva na informace a mazání. U každé funkce schůzky (např. seznam účastníků, chat, přenos souborů) jsou uživatelé transparentně informováni. Mnoho funkcí (např. nahrávání) je ve výchozím nastavení deaktivováno a musí být aktivně povoleno.
- Rizika a upozornění: Při určitých nastaveních mohou být profilové informace, jako jsou jména a místnosti schůzek, veřejně dostupné, pokud není konfigurace upravena. Federální komisař pro ochranu údajů proto doporučuje pečlivě spravovat nastavení profilu a oprávnění. Aktivace push notifikací může vést k přenosu dat přes sítě mimo EU – toto je třeba pečlivě zvážit.
- Praktická doporučení: Před zavedením nebo použitím pravidelně kontrolujte informace o ochraně osobních údajů a bezpečnostní pokyny WebEx. Používejte doporučená nastavení zabezpečení a ochrany osobních údajů a pravidelně aktualizujte WebEx. Pro použití ve veřejné správě je nutné dokumentovat a dodržovat smlouvy o zpracování zakázek a koncepce ochrany osobních údajů.
- WebEx tak představuje řešení pro videokonference zaměřené na ochranu osobních údajů a bezpečnost, jehož používání však vyžaduje důslednou konfiguraci a pravidelnou kontrolu nastavení ochrany osobních údajů. Pravidelně se objevují informace o bezpečnostních mezerách, jejichž odstranění Cisco dokumentuje a které by měli sledovat správci IT.
