Конвертиране на PDF в Excel

За няколко секунди можете да конвертирате PDF в Excel. За целта ви е необходима само програма за конвертиране.

Импортиране и конвертиране на PDF файлове директно в Microsoft Excel

С Microsoft Excel от Office 365 или версия 2021 е възможно да импортирате PDF файлове директно като източник на данни и да прехвърляте съдържанието им в таблица. При това таблиците и структурираното съдържание от PDF файла се разпознават и се конвертират в редактируеми Excel таблици. Следвайте стъпка по стъпка инструкциите:

• Стартирайте Microsoft Excel и отворете работния лист, в който искате да импортирате PDF данните.

• Отидете на раздела Данни.

• Кликнете върху „Извличане на данни“ ☻ „От файл“ ☻ „От PDF“.

• Отваря се диалогов прозорец. Сега изберете PDF файла на вашия компютър и кликнете върху „Импортиране“.

• В следващия прозорец на навигатора ще видите намерените таблици и страници от PDF файла. Можете да видите предварителен преглед и да изберете конкретните данни от таблицата, които искате да импортирате.

• Кликнете върху Зареждане, за да импортирате маркираните данни директно в Excel работния лист. Данните се появяват като редактируема таблица в избрания лист и могат да бъдат обработвани по желание.

Съвети и указания за импортиране на PDF файлове

Използвайте нашите съвети и указания за редактиране.

• Импортирането на PDF файлове работи най-добре с PDF файлове, които съдържат истински таблици, а не сканиран текст (изображения). Excel не може да разпознае структурирани данни в PDF файлове с изображения.

• Ако форматирането не е прехвърлено оптимално, можете да продължите да почиствате данните с инструментите на Excel и Power Query.

• За особено сложни или лошо структурирани PDF файлове понякога се препоръчва използването на специализирани конвертори от PDF към Excel или използването на онлайн инструменти.

• Алтернативен метод: Вмъкване на PDF като обект

• Ако искате да вмъкнете само самия документ (не съдържанието му), можете да използвате следния алтернативен метод:

Кликнете върху Вмъкване ☻ Обект.

• В диалоговия прозорец под Създаване от файл изберете PDF файла и потвърдете с OK.

• PDF файлът се показва като вграден обект във вашия Excel лист и може да бъде отворен, но не съдържа таблични данни, които могат да бъдат редактирани директно.

Защита на данните и сигурност при онлайн конвертори: на какво трябва да обърнете внимание?

Онлайн конверторите са практични, когато става въпрос за бързо и лесно преобразуване на файлови формати. Когато обаче става въпрос за чувствителни или лични данни, трябва да се обърне внимание на някои важни аспекти:

• Проверете дали доставчикът разполага с политика за защита на личните данни (Privacy Policy) и дали в нея се посочва изрично как се обработват качините данни. Сериозните доставчици автоматично изтриват файловете от своите сървъри след кратък период от време. Обърнете внимание дали има такава информация.

• Уверете се, че уебсайтът използва HTTPS. Само по този начин данните ви са защитени от достъп на трети лица при качване и изтегляне. Избягвайте да качвате чувствителни данни през обществени Wi-Fi мрежи, тъй като там те могат да бъдат лесно прихванати.

• Проверете дали вашите данни се предават за други цели (например реклама, анализ) или се обработват от трети лица. Избягвайте платформи, при които не е ясно колко дълго и къде точно се съхраняват вашите файлове.

• Предпочитайте доставчици от страни със строги закони за защита на данните, като например ЕС. По този начин се прилагат стандарти за защита като GDPR. Проверете дали доставчикът посочва седалището и контактната си информация.

• Ако обработвате лични данни в професионален контекст (например като предприятие), обикновено се изисква договор за обработка на данни с доставчика.

• За много чувствителни данни се препоръчва използването на локален софтуер, а не на онлайн конвертор.

Конвертиране на PDF в Excel: сравнение на методите

Изберете метода според сложността и изискванията за защита на данните: за няколко малки списъка обикновено е достатъчен самият Excel. Който конвертира редовно и професионално (особено бизнес данни), трябва да използва Acrobat. Онлайн конвертерите са идеални, когато трябва да се работи бързо, лесно и без инсталиране, а защитата на данните не е от голямо значение.

• Директен метод в Excel: С актуалните версии на Excel можете да импортирате директно PDF съдържание от „Данни“ → „Извличане на данни“ → „От файл“ → „От PDF“. Алтернативно можете да използвате копиране и поставяне или да минете през Word.

• Предимства: Не е необходим допълнителен софтуер, Excel е достатъчен. Подходящ за прости, ясно структурирани таблици. Не се изисква интернет връзка. Защита на данните, тъй като не е необходимо прехвърляне на данни към външни източници.

• Недостатъци: Често се получават грешки при сложни PDF файлове (например няколко таблици, сложни оформления). Форматирането и структурата на таблиците се губят частично. Няма автоматично разпознаване на таблици, особено при сканирани или неструктурирани PDF файлове.

• Подходящи случаи на употреба: Малки, прегледни таблици. Прости списъци. Случайни преобразувания с малко усилия за обработка.

• Adobe Acrobat: С Adobe Acrobat (като настолна или уеб приложение) можете да експортирате PDF файлове директно като Excel файлове (XLS/XLSX). Това работи и при сложни или сканирани документи благодарение на интегрирания OCR (разпознаване на текст).

• Предимства: Висока точност при прехвърляне на таблици и формати. Поддържа и сложни оформления и няколко таблици. OCR функцията позволява преобразуване на сканирани документи. Бързо, автоматизирано преобразуване без последваща обработка.

• Недостатъци: Разходи за лиценз за пълната версия или за използване на разширените функции за експортиране. Необходима регистрация (за онлайн версията). Може да бъде скъпо за потребители, които го използват от време на време.

• Подходящи случаи на употреба: Редовно преобразуване на обемни и сложни отчети. Предприятия с високи изисквания към точността. Работа със сканирани документи или големи обеми данни.

• Онлайн конвертор: В интернет има много безплатни и платени онлайн инструменти (например SmallPDF, PDF24, HiPDF, Soda PDF, Nitro, FreePDFConvert), които преобразуват PDF файлове в Excel.

• Предимства: Обикновено безплатни, не се изисква инсталиране на софтуер. Бързи и лесни за използване, често чрез плъзгане и пускане. Независими от платформа – могат да се използват с всеки браузър. Някои инструменти поддържат пакетно преобразуване и предлагат допълнителни формати.

• Недостатъци: Защита на данните: Качването на чувствителни данни в интернет е проблематично. Ограничение на размера и броя на файловете (при безплатните версии). Качеството варира в зависимост от доставчика и типа на документа; форматирането може да се загуби. Липса или ограничена OCR функция при сканиране.

• Подходящи случаи на употреба: Случайна употреба за нечувствителни данни. Бързо преобразуване на малки/средни PDF файлове. За всички, които не искат да инсталират допълнителен софтуер и ценят простотата.