8
Umiejętność efektywnego sortowania tabel według wartości w programie Excel, unikania typowych błędów i optymalnego wykorzystania tej funkcji w różnych wersjach programu jest niezbędna przy każdej analizie danych.
Sortowanie tabeli w programie Excel według wartości
Aby posortować tabelę w programie Excel według wartości, wykonaj następujące czynności:
- Zaznacz obszar danych, który chcesz posortować. Upewnij się, że wszystkie powiązane dane (np. wiersze z wieloma kolumnami) również zostały zaznaczone, aby podczas sortowania dane nie zostały rozdzielone.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczeniu i wybierz z menu „Sortuj” → „Sortowanie niestandardowe”.
- Wybierz żądaną kolumnę, według której ma nastąpić sortowanie. Upewnij się, że w polu „Sortuj według” wybrana jest opcja „Wartości”.
- Opcje sortowania: Rosnąco: wartości od najmniejszej do największej lub od A do Z. Malejąco: wartości od największej do najmniejszej lub od Z do A. Niestandardowe: określ własną kolejność, np. określone wartości tekstowe lub priorytety.
- Według koloru lub symbolu: sortowanie na podstawie koloru tła komórki, koloru czcionki lub symboli z formatowania warunkowego.
- Potwierdź, klikając „OK”, aby zastosować sortowanie.
- Skróty klawiszowe w programie Excel: Sortowanie rosnące: Alt + A + S + A (Windows); Sortowanie malejące: Alt + A + S + D (Windows); Mac: Cmd + Shift + R (sortowanie według kolumny, zależne od wersji programu Excel).
Sortowanie wielu kolumn jednocześnie w programie Excel
Często warto sortować kilka kolumn jednocześnie, np. najpierw według działu, a następnie według nazwiska. Obowiązuje tu zasada priorytetu: program Excel sortuje najpierw według najwyższego priorytetu, następnie według drugiego itd.
- Otwórz „Sortowanie niestandardowe”.
- Kliknij „Dodaj poziom”, aby dodać kolejną kolumnę.
- Wybierz kolumnę i rodzaj sortowania.
- Powtórz tę czynność dla wszystkich pozostałych priorytetów.
- Potwierdź, klikając „OK”.
- Typowe problemy: Rozdzielanie wierszy danych: Jeśli zaznaczysz tylko jedną kolumnę, program Excel posortuje tylko ją. Dlatego należy zawsze zaznaczać cały zakres danych. Puste komórki: Mogą one wpływać na sortowanie; należy sprawdzić, czy wszystkie istotne komórki są wypełnione.
Sortowanie w tabelach przestawnych i różnice między wersjami programu Excel
Oprócz klasycznych tabel można również sortować tabele przestawne, aby szybko tworzyć analizy. Poniżej pokazujemy, jak działa sortowanie w tabelach przestawnych i jakie są różnice między wersjami programu Excel dla systemów Windows, Mac i Online.
- Tabele przestawne: W tabelach przestawnych można sortować wiersze lub kolumny bezpośrednio według wartości lub kategorii. W tym celu kliknij strzałkę rozwijaną obok nagłówka kolumny lub wiersza i wybierz opcję „Sortuj od A do Z / od Z do A” lub „Niestandardowe”. Możesz również sortować według sum, średnich lub innych obliczeń wyświetlanych w tabeli przestawnej.
- Różnice między wersjami programu Excel: W systemie Windows dostępne są wszystkie opcje sortowania (w tym niestandardowe, według koloru/symbolu). W systemie Mac dostępne są prawie wszystkie funkcje, ale menu może się nieco różnić. W programie Excel Online możliwe jest podstawowe sortowanie według wartości, rosnąco/malejąco, ale kolejność zdefiniowana przez użytkownika i sortowanie według koloru są częściowo ograniczone.
- Dodatkowa wskazówka: Użyj filtrów w nagłówku, aby sortować tylko określone wartości bez zmiany całej tabeli.
