Konwersja pliku PDF do formatu Excel

W ciągu kilku sekund można przekonwertować plik PDF do formatu Excel. Potrzebny jest do tego jedynie program do konwersji.

Importowanie i konwersja plików PDF bezpośrednio do programu Microsoft Excel

Za pomocą programu Microsoft Excel od wersji Office 365 lub 2021 można importować pliki PDF bezpośrednio jako źródło danych i przenosić ich zawartość do arkusza kalkulacyjnego. Tabele i zawartość strukturalna z pliku PDF są rozpoznawane i konwertowane na edytowalne arkusze kalkulacyjne programu Excel. Postępuj zgodnie z instrukcją krok po kroku:

• Uruchom program Microsoft Excel i otwórz arkusz roboczy, do którego chcesz zaimportować dane PDF.

• Przejdź do karty Dane.

• Kliknij opcję Pobierz dane ☻ Z pliku ☻ Z pliku PDF.

• Otworzy się okno dialogowe. Wybierz plik PDF na swoim komputerze i kliknij Importuj.

• W kolejnym oknie nawigatora wyświetlą się znalezione tabele i strony pliku PDF. Możesz wyświetlić podgląd i wybrać dane z tabeli, które chcesz zaimportować.

• Kliknij przycisk „Załaduj”, aby zaimportować zaznaczone dane bezpośrednio do arkusza Excel. Dane pojawią się w postaci edytowalnej tabeli w wybranym arkuszu i można je dowolnie przetwarzać.

Wskazówki i porady dotyczące importu plików PDF

Skorzystaj również z naszych wskazówek i porad dotyczących edycji.

• Import plików PDF działa najlepiej w przypadku plików PDF zawierających prawdziwe tabele, a nie zeskanowany tekst (obrazy). W przypadku plików PDF zawierających obrazy program Excel nie rozpoznaje danych strukturalnych.

• Jeśli formatowanie nie zostanie przejęte w sposób optymalny, można następnie oczyścić dane za pomocą narzędzi programu Excel i Power Query.

• W przypadku szczególnie złożonych lub źle ustrukturyzowanych plików PDF zaleca się czasami użycie specjalistycznych konwerterów PDF do Excel lub narzędzi online.

• Alternatywna metoda: wstawianie pliku PDF jako obiektu

• Jeśli chcesz wstawić tylko sam dokument (a nie jego zawartość), możesz postępować w następujący sposób:

Kliknij Wstaw ☻ Obiekt.

• W oknie dialogowym w sekcji Utwórz z pliku wybierz plik PDF i potwierdź, klikając OK.

• Plik PDF zostanie wyświetlony jako obiekt osadzony w arkuszu programu Excel i będzie można go otworzyć, ale nie będzie zawierał danych tabeli, które można bezpośrednio edytować.

Ochrona danych i bezpieczeństwo w konwerterach online: na co należy zwrócić uwagę?

Konwertery online są przydatne, gdy trzeba szybko i łatwo przekonwertować formaty plików. Jednak w przypadku danych wrażliwych lub osobistych należy zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii:

• Sprawdź, czy dostawca udostępnia politykę prywatności (Privacy Policy) i czy wyraźnie określa w niej sposób postępowania z przesłanymi danymi. Renomowani dostawcy automatycznie usuwają pliki ze swoich serwerów po krótkim czasie. Zwróć uwagę, czy taka informacja jest dostępna.

• Upewnij się, że strona internetowa korzysta z protokołu HTTPS. Tylko w ten sposób Twoje dane są chronione przed przechwyceniem przez osoby trzecie podczas przesyłania i pobierania. Unikaj przesyłania poufnych danych przez publiczne sieci Wi-Fi, ponieważ są one szczególnie łatwe do przechwycenia.

• Sprawdź, czy Twoje dane są przekazywane do innych celów (np. reklamy, analizy) lub przetwarzane przez osoby trzecie. Unikaj platform, na których nie jest jasne, jak długo i gdzie dokładnie przechowywane są Twoje pliki.

• Preferuj dostawców z krajów o surowych przepisach dotyczących ochrony danych, takich jak UE. Dzięki temu obowiązują standardy ochrony, takie jak RODO. Sprawdź, czy dostawca podaje siedzibę firmy i dane kontaktowe.

• Jeśli przetwarzasz dane osobowe w kontekście zawodowym (np. jako firma), zazwyczaj potrzebujesz umowy o przetwarzaniu danych z dostawcą.

• W przypadku bardzo wrażliwych danych zaleca się raczej korzystanie z lokalnego oprogramowania niż konwertera online.

Konwersja plików PDF do formatu Excel: porównanie metod

Wybierz metodę w zależności od stopnia złożoności i wymagań dotyczących ochrony danych: w przypadku kilku małych list zazwyczaj wystarczy sam program Excel. Osoby regularnie i profesjonalnie zajmujące się konwersją (zwłaszcza danych biznesowych) powinny korzystać z programu Acrobat. Konwertery online są idealnym rozwiązaniem, jeśli zależy na szybkości, prostocie i braku konieczności instalacji, a ochrona danych nie ma większego znaczenia.

• Metoda bezpośrednia w programie Excel: w aktualnych wersjach programu Excel można bezpośrednio importować zawartość plików PDF, wybierając opcję „Dane” → „Pobierz dane” → „Z pliku” → „Z pliku PDF”. Alternatywnie można skorzystać z funkcji kopiowania i wklejania lub obejść problem za pomocą programu Word.

• Zalety: Nie jest potrzebne żadne dodatkowe oprogramowanie, wystarczy program Excel. Dobry do prostych, przejrzystych tabel. Nie wymaga połączenia z Internetem. Ochrona danych, ponieważ nie ma konieczności przesyłania danych na zewnątrz.

• Wady: W przypadku złożonych plików PDF (np. zawierających wiele tabel, o skomplikowanym układzie) często występują błędy. Częściowa utrata formatowania i struktury tabel. Brak automatycznego rozpoznawania tabel, zwłaszcza w przypadku skanowanych lub nieustrukturyzowanych plików PDF.

• Odpowiednie zastosowania: Małe, przejrzyste tabele. Proste listy. Sporadyczne konwersje wymagające niewielkiego nakładu pracy.

• Adobe Acrobat: Dzięki Adobe Acrobat (jako aplikacji komputerowej lub internetowej) można eksportować pliki PDF bezpośrednio do plików Excel (XLS/XLSX). Działa to również w przypadku złożonych lub zeskanowanych dokumentów dzięki zintegrowanej funkcji OCR (rozpoznawanie tekstu).

• Zalety: Wysoka dokładność przenoszenia tabel i formatów. Obsługuje również złożone układy i wiele tabel. Funkcja OCR umożliwia konwersję zeskanowanych dokumentów. Szybka, zautomatyzowana konwersja bez konieczności ponownej edycji.

• Wady: Koszty licencji na pełną wersję lub korzystanie z rozszerzonych funkcji eksportu. Wymagana rejestracja (w wersji online). Może być kosztowne dla użytkowników okazjonalnych.

• Odpowiednie zastosowania: Regularna konwersja obszernych, złożonych raportów. Firmy o wysokich wymaganiach dotyczących dokładności. Praca ze skanowanymi dokumentami lub dużymi ilościami danych.

• Konwerter online: W Internecie dostępnych jest wiele bezpłatnych i płatnych narzędzi online (np. SmallPDF, PDF24, HiPDF, Soda PDF, Nitro, FreePDFConvert), które konwertują pliki PDF do formatu Excel.

• Zalety: Zazwyczaj bezpłatne, nie wymagają instalacji oprogramowania. Szybkie i proste, często wystarczy przeciągnąć i upuścić. Niezależne od platformy – można z nich korzystać w każdej przeglądarce. Niektóre narzędzia obsługują konwersję wsadową i oferują dodatkowe formaty.

• Wady: Ochrona danych: przesyłanie poufnych danych do Internetu jest problematyczne. Ograniczenia dotyczące rozmiaru i liczby plików (w wersjach bezpłatnych). Jakość zależy od dostawcy i typu dokumentu; formatowanie może ulec utracie. Brak lub ograniczona funkcja OCR w przypadku skanów.

• Odpowiednie zastosowania: Sporadyczne wykorzystanie do danych niewrażliwych. Szybka konwersja małych/średnich plików PDF. Dla wszystkich, którzy nie chcą instalować dodatkowego oprogramowania i cenią sobie prostotę.