Converter PDF para Excel

Em poucos segundos, é possível converter um PDF para Excel. Para isso, basta um programa de conversão.

Importar e converter ficheiros PDF diretamente para o Microsoft Excel

Com o Microsoft Excel a partir do Office 365 ou da versão 2021, é possível importar ficheiros PDF diretamente como fonte de dados e transferir o conteúdo para uma tabela. As tabelas e o conteúdo estruturado do PDF são reconhecidos e convertidos em tabelas editáveis do Excel. Siga as instruções passo a passo:

• Inicie o Microsoft Excel e abra a folha de cálculo para a qual pretende importar os dados PDF.

• Vá para o separador Dados.

• Clique em Obter dados ☻ Do ficheiro ☻ Do PDF.

• É aberta uma janela de diálogo. Selecione o ficheiro PDF no seu computador e clique em Importar.

• Na janela do navegador que se abre, são apresentadas as tabelas e páginas encontradas no ficheiro PDF. Pode visualizar uma pré-visualização e selecionar especificamente os dados da tabela que pretende importar.

• Clique em Carregar para importar os dados marcados diretamente para a sua folha de cálculo do Excel. Os dados aparecem como uma tabela editável na folha selecionada e podem ser processados conforme desejado.

Instruções e dicas para a importação de PDF

Utilize também as nossas dicas e sugestões para o processamento.

• A importação de PDF funciona melhor com ficheiros PDF que contêm tabelas reais e não texto digitalizado (imagens). O Excel não consegue reconhecer dados estruturados em PDFs com imagens.

• Se a formatação não for transferida de forma ideal, pode continuar a limpar os dados com as ferramentas do Excel e com o Power Query.

• Para PDFs particularmente complexos ou mal estruturados, às vezes é recomendável usar conversores PDF para Excel especializados ou ferramentas online.

• Método alternativo: inserir PDF como objeto

• Se apenas o documento em si (e não o seu conteúdo) deve ser incorporado, pode proceder da seguinte forma:

Clique em Inserir ☻ Objeto.

• Na janela de diálogo, em Criar a partir de ficheiro, selecione o seu PDF e confirme com OK.

• O PDF é exibido como um objeto incorporado na sua folha do Excel e pode ser aberto, mas não contém dados da tabela que possam ser editados diretamente.

Proteção de dados e segurança em conversores online: a que deve prestar atenção?

Os conversores online são práticos quando se trata de converter formatos de ficheiros de forma rápida e simples. No entanto, assim que se trata de dados sensíveis ou pessoais, há aspetos importantes a ter em conta:

• Verifique se o fornecedor disponibiliza uma política de privacidade (Privacy Policy) e se esta aborda explicitamente o tratamento dos dados carregados. Fornecedores sérios apagam automaticamente os ficheiros dos seus servidores após um curto período de tempo. Certifique-se de que existe uma indicação nesse sentido.

• Certifique-se de que o site utiliza HTTPS. Só assim os seus dados estarão protegidos contra o acesso de terceiros durante o upload e download. Evite carregar dados sensíveis através de redes Wi-Fi públicas, pois aqui é muito fácil interceptá-los.

• Informe-se se os seus dados são transmitidos para outros fins (por exemplo, publicidade, análise) ou processados por terceiros. Evite plataformas nas quais não esteja claro por quanto tempo e onde exatamente os seus ficheiros são armazenados.

• Dê preferência a fornecedores de países com leis de proteção de dados rigorosas, como a UE. Desta forma, aplicam-se normas de proteção como o RGPD. Verifique se o fornecedor divulga a sede da sua empresa e as suas informações de contacto.

• Se processa dados pessoais num contexto profissional (por exemplo, como empresa), normalmente necessita de um contrato de processamento de dados com o fornecedor.

• Para dados muito sensíveis, é recomendável utilizar software local em vez de um conversor online.

Converter PDF para Excel: comparação dos métodos

Escolha o método de acordo com a complexidade e os requisitos de proteção de dados: para algumas listas pequenas, o Excel é geralmente suficiente. Quem faz conversões regulares e profissionais (especialmente de dados comerciais) deve usar o Acrobat. Os conversores online são ideais quando é necessário fazer a conversão de forma rápida, fácil e sem instalação, e a proteção de dados não é muito importante.

• Método direto no Excel: nas versões atuais do Excel, pode importar diretamente conteúdos PDF em «Dados» → «Obter dados» → «Do ficheiro» → «Do PDF». Em alternativa, é possível copiar e colar ou utilizar o Word.

• Vantagens: Não é necessário software adicional, o Excel é suficiente. Bom para tabelas simples e claramente estruturadas. Não é necessária ligação à Internet. Proteção de dados, uma vez que não é necessário transferir dados externamente.

• Desvantagens: Frequentemente incorreto em PDFs complexos (por exemplo, várias tabelas, layouts difíceis). Formatações e estruturas de tabelas são parcialmente perdidas. Não há reconhecimento automático de tabelas, especialmente em PDFs digitalizados ou não estruturados.

• Casos de uso adequados: Tabelas pequenas e claras. Listas simples. Conversões ocasionais com pouco esforço de edição.

• Adobe Acrobat: Com o Adobe Acrobat (como aplicação para computador ou web), pode exportar PDFs diretamente como ficheiros Excel (XLS/XLSX). Isto também funciona com documentos complexos ou digitalizados, graças ao OCR (reconhecimento de texto) integrado.

• Vantagens: Alta precisão na transferência de tabelas e formatos. Também suporta layouts complexos e várias tabelas. A função OCR permite a conversão de documentos digitalizados. Conversão rápida e automatizada sem pós-processamento.

• Desvantagens: Custos de licença para a versão completa ou utilização das funções de exportação avançadas. É necessário registar-se (na versão online). Pode ser dispendioso para utilizadores ocasionais.

• Casos de utilização adequados: Conversão regular de relatórios extensos e complexos. Empresas com elevados requisitos de precisão. Manuseamento de documentos digitalizados ou grandes quantidades de dados.

• Conversores online: Existem inúmeras ferramentas online gratuitas e pagas na Internet (por exemplo, SmallPDF, PDF24, HiPDF, Soda PDF, Nitro, FreePDFConvert) que convertem PDFs em Excel.

• Vantagens: Geralmente gratuito, não requer instalação de software. Rápido e simples, muitas vezes basta arrastar e soltar. Independente da plataforma – pode ser utilizado em qualquer navegador. Algumas ferramentas suportam conversões em lote e oferecem formatos adicionais.

• Desvantagens: Proteção de dados: o upload de dados confidenciais para a Internet é problemático. Limitação do tamanho e número de ficheiros (nas versões gratuitas). A qualidade varia consoante o fornecedor e o tipo de documento; a formatação pode perder-se. Função OCR inexistente ou limitada em digitalizações.

• Casos de uso adequados: Uso ocasional para dados não confidenciais. Conversão rápida de PDFs pequenos/médios. Para quem não quer instalar software adicional e valoriza a simplicidade.