Outlookで不在時のメモを作成する – その方法

Microsoft Outlookでは、長期間不在にする場合、あらかじめ設定した不在時のメモを、受信したメールに自動的に返信することができます。オフィス外通知の設定方法を2つご紹介します。

1. アウトルック：「自動返信」による外出先からのメッセージへの迅速な返信

特別なルールなしにOutlookで社外秘のメモを設定したい場合は、「自動返信」を利用すると非常に早く設定できます。以下の手順は、現在のすべてのOutlookバージョンで動作しますが、名前が若干異なる場合があります。

• Outlookを起動し、左上の「ファイル」タブをクリックします。
  • 「情報」の項目で「自動返信」ボタンをクリックしてください。
  • どの期間に欠勤メッセージを送信するかを選択できます。これを行うには、「自動返信を送信する」オプションを有効にし、開始日と終了日を設定します。ここで何も入力しないと、自動返信がすぐに「永遠」に送信されてしまいます。
  • 同僚にはよりカジュアルな欠席メッセージ（「組織内」）を、ビジネスコンタクトにはよりフォーマルな欠席メッセージ（「組織外」）を作成することができます。
    • 本文には、休職・休業の終了日を記入してください。また、ビジネス用の欠席ノートでは、緊急の場合に連絡先の代表者を指名することも有効です。
    • 留守録を「OK」で確認します。開始時刻以降のすべてのメールは、入力したテキストで返信されるようになります。

    2.ルールとして欠席届を定める

    ルールで不在票を作成することもできます。これは少し複雑ですが、受信者ごとに異なる社外メッセージを作成することもできます。Officeのバージョンによって、説明が若干異なる場合があります。

    • Outlookを起動したら、「ファイル」タブをクリックします。ここでは、カテゴリー「情報」がすでに選択されているはずです。
      • さらに下の「ルールと通知の管理」をクリックしてください。別ウインドウが開きます
      • 「メールのルール」タブの下に、「新しいルール」という項目があります。ここで「自分から受信したメッセージにルールを適用する」を選択します。
        • 以下では、どのような送信者の場合に（特定の単語を含む場合など）、社外秘のメッセージを送信するかを選択できます。受信したメールの送信者全員に送信する場合は、「アカウント」→「アカウント名」で選択し、メールアカウントを決定してください（Outlookで複数のアカウントを管理している場合）

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        • 次のウィンドウでは、受信したメールをどうするかを選択します。テンプレートを使って返信するには、「特定のテンプレートを使って返信する」にチェックを入れる必要があります。テンプレート（Wordファイル）を選択するには、背景が青色のテキスト（「a specific template」）をクリックします。これにより、社外秘のメモが起動します。
        • How to set an automatic out-of-office-reply in Outlook “の英語版チュートリアルはhow2foru.com.

        でご覧いただけます。
        

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