In Microsoft Outlook, puoi rispondere automaticamente alle e-mail in arrivo con una nota fuori ufficio che hai impostato in anticipo se non sei disponibile per un lungo periodo di tempo. Vi mostreremo due metodi per impostare le notifiche fuori ufficio.
1. outlook: risposta rapida ai messaggi fuori ufficio tramite “risposta automatica “
Se vuoi impostare una nota fuori ufficio in Outlook senza regole speciali, puoi farlo abbastanza rapidamente tramite “Risposte automatiche”. Le seguenti istruzioni funzionano con tutte le versioni attuali di Outlook, anche se i nomi possono differire leggermente.
- Avvia Outlook e clicca sulla scheda “File” in alto a sinistra.
- Nella sezione “Informazioni”, clicca sul pulsante “Risposte automatiche”.
- Puoi selezionare qui in quale periodo viene inviato il messaggio di assenza. Per farlo, attiva l’opzione “Invia risposte automatiche” e imposta la data di inizio e di fine. Se non inserisci nulla qui, la risposta automatica sarà inviata immediatamente e “per sempre”.
- Puoi creare un messaggio di assenza più informale per i tuoi colleghi (“Inside my organisation”) e uno più formale per i contatti d’affari (“Outside my organisation”).
- Nel testo deve indicare la data di fine del congedo o dell’assenza. È anche utile per le note di assenza per affari nominare un rappresentante che il vostro contatto può raggiungere in caso di questioni urgenti.
- Confermate la nota di uscita con “OK”. Tutte le mail dall’ora di inizio in poi riceveranno ora una risposta con il testo che hai inserito.
2. definire la nota di assenza di prospettive come regola
Puoi anche creare note di assenza con una regola. Questo è un po’ più complicato, ma permette anche di creare diversi messaggi fuori ufficio per diversi destinatari. A seconda della versione di Office, le istruzioni possono differire leggermente.
- Dopo aver avviato Outlook, clicca sulla scheda “File”. Qui la categoria “Informazioni” dovrebbe già essere selezionata.
- Clicca su “Gestisci regole e notifiche” più in basso. Si aprirà una nuova finestra.
- Sotto la scheda “Regole email” troverai la voce “Nuova regola”. Seleziona “Applica la regola ai messaggi ricevuti da me” qui.
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Di seguito, potete selezionare per quali casi di mittenti (con certe parole, per esempio) il messaggio fuori ufficio deve essere inviato. Se il messaggio fuori ufficio deve essere inviato a tutti i mittenti delle e-mail ricevute, selezionate tramite “Account” → “Nome account” e decidete l’account e-mail desiderato (nel caso in cui gestite diversi account con Outlook).
- Nella finestra successiva, seleziona cosa deve succedere all’e-mail ricevuta. Per rispondere con un modello, devi selezionare la casella “Rispondi a questo con un modello specifico”. Per selezionare il modello (file Word), clicca sul testo con uno sfondo blu (“un modello specifico”). Questo attiva la nota fuori ufficio.
- Puoi leggere un tutorial in inglese su “Come impostare una risposta automatica fuori ufficio in Outlook” su how2foru.com.
