O Gmail oferece a opção prática de criar pastas e organizar assim o fluxo de e-mails. Organizar e-mails pode ser um desafio, especialmente quando se recebem muitas mensagens diariamente.
Criar pastas no Gmail: por que é útil
A enxurrada de e-mails pode ser avassaladora, especialmente quando se recebe muitas mensagens diariamente. O Gmail oferece uma solução para organizar e gerir os seus e-mails de forma eficiente. O que está por trás das opções para criar pastas no Gmail e como pode utilizá-las de forma eficaz?
- O Gmail não usa pastas clássicas como outros programas de e-mail. Em vez disso, usa etiquetas que cumprem funções semelhantes. Estas etiquetas permitem categorizar e-mails e encontrá-los mais facilmente.
- As etiquetas oferecem flexibilidade, pois um e-mail pode ser atribuído a várias etiquetas. Isto é particularmente útil quando uma mensagem se enquadra em várias categorias, como «Trabalho» e «Projetos».
- Uma desvantagem das etiquetas é que elas não oferecem a mesma estrutura das pastas. No início, pode ser estranho trabalhar com etiquetas em vez de pastas, mas a funcionalidade é semelhante e oferece possibilidades adicionais.
Como funciona a criação de etiquetas no Gmail
Criar pastas, ou melhor, etiquetas no Gmail pode melhorar significativamente a sua comunicação por e-mail. A criação de etiquetas no Gmail funciona da seguinte forma:
- Abra o Gmail num computador no navegador.
- Para criar uma nova etiqueta, pode: Na caixa de entrada: selecione um e-mail, clique no ícone de etiqueta (etiqueta) na parte superior, insira um novo nome para a etiqueta no campo suspenso e clique em «Criar». Ou clique em «Mais» na barra lateral esquerda e, em seguida, em «Criar nova etiqueta» na parte inferior. Será aberta uma janela onde poderá introduzir o nome da etiqueta. Confirme com «Criar».
- Na janela pop-up, também pode criar uma estrutura aninhada, marcando «Organizar etiqueta em» e selecionando a etiqueta superior.
- Pode editar as etiquetas posteriormente: passe o rato sobre o nome da etiqueta na barra lateral esquerda, clique na seta para baixo, selecione «Editar», faça as alterações e guarde.
- Pode definir cores para as etiquetas clicando nos três pontos à direita de uma etiqueta, selecionando «Cor da etiqueta» e escolhendo uma cor.
- Na aplicação Gmail (por exemplo, no iPhone ou Android), é possível gerir etiquetas e criar novas etiquetas, mas a criação e edição na aplicação são mais limitadas do que na versão web.
- As etiquetas ajudam a organizar os e-mails de forma clara e são visíveis apenas para si. Pode atribuir uma etiqueta a vários e-mails de uma só vez e agrupá-los.
Vantagens das etiquetas do Gmail no dia a dia
A utilização de etiquetas traz muitas vantagens, mas como é que estas afetam a sua utilização diária do e-mail?
- As etiquetas facilitam a pesquisa de e-mails, pois permitem filtrar por categorias específicas. Isto poupa tempo, especialmente se receber muitas mensagens regularmente.
- A representação visual das etiquetas por cores facilita a identificação rápida de e-mails importantes e a sua priorização.
- As etiquetas podem ajudar a melhorar a comunicação na equipa, oferecendo categorias comuns para e-mails de projetos ou da equipa. Dessa forma, todos os envolvidos ficam sempre atualizados.
- Uma desvantagem pode ser que as etiquetas podem se tornar confusas em listas de e-mails muito extensas, se existirem muitas categorias. Uma verificação e ajuste regulares das etiquetas podem ajudar a resolver esse problema.
Desafios e soluções na utilização de etiquetas do Gmail
Embora as etiquetas ofereçam muitas vantagens, existem também alguns desafios que deve ter em conta ao utilizá-las.
- Um desafio pode ser a configuração inicial das etiquetas, se estiver habituado a um sistema de pastas tradicional. Isso requer uma mudança de mentalidade, mas oferece vantagens com o tempo.
- Existe o risco de criar demasiadas etiquetas, o que reduz a clareza. Limite-se a categorias essenciais e verifique regularmente a sua relevância.
- Outro ponto é a integração das etiquetas na aplicação móvel do Gmail. Embora as etiquetas sejam visíveis, o seu manuseamento pode ser menos intuitivo em dispositivos móveis do que em computadores.
- Para garantir a eficácia das etiquetas, deve organizar regularmente e certificar-se de que os e-mails estão categorizados corretamente, para evitar confusão.
