Créer une lettre type avec Excel et Word

Une lettre type Excel-Word se compose d’un tableau Excel servant de source de données pour la lettre type Word. Pour ce faire, créez un fichier Excel et remplissez-le avec des données.

Lettre type Excel-Word avec Excel comme source de données

Pour l’exemple, créez d’abord un fichier Excel conformément au graphique. Lancez ensuite Word et suivez les instructions ci-dessous.

• Dans Word, allez dans l’onglet « Envois ».

• Cliquez ensuite sur « Sélectionner les destinataires », puis sur « Utiliser une liste existante ».

• Dans la fenêtre de dialogue suivante, sélectionnez le fichier Excel que vous venez de créer et confirmez en cliquant sur « Ouvrir ».

• Dans la fenêtre suivante, vous devez sélectionner le tableau du fichier Excel dans lequel se trouvent les données. Dans ce cas, il s’agit du tableau 1. Cochez la case « La première série de données contient des en-têtes de colonnes » et cliquez sur « OK ».

Insérer des champs de publipostage dans Word

Depuis que vous avez confirmé la boîte de dialogue précédente en cliquant sur « OK », vous utilisez déjà Excel comme source de données. Pour le démontrer, insérez des champs de publipostage dans votre lettre type comme suit.

• Retournez dans l’onglet « Envois » et cliquez sur « Insérer un champ de fusion ». Les entrées de la liste déroulante correspondent aux en-têtes de colonnes de votre fichier Excel.

• Créez un petit bloc d’adresse en insérant d’abord le champ de fusion « Prénom », puis « Nom » et enfin « Adresse » en dessous.

• Cliquez à nouveau sur « Aperçu des résultats » sous l’onglet « Envois ».

Saisir les destinataires dans le publipostage

Word affiche alors la première entrée du fichier Excel.

• Pour la deuxième personne, cliquez sur la flèche bleue vers la droite à droite du bouton « Aperçu des résultats ».

• Ces flèches vous permettent de parcourir tous les destinataires que Word a lus à partir du fichier Excel.

• Cela présente l’avantage d’avoir la lettre et la mise en page claires et uniformes sur une seule page Word. Les modifications à apporter sont ainsi immédiatement répercutées pour tous les destinataires.

• Si de nouveaux destinataires viennent s’ajouter, il vous suffit de les ajouter dans le fichier Excel pour qu’ils apparaissent également dans votre lettre type.