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Una lettera seriale Excel-Word è costituita da un foglio Excel che funge da fonte dati per la lettera seriale Word. A tal fine, creare un file Excel e inserirvi i dati.
Lettera seriale Excel-Word con Excel come fonte dati
Per l’esempio, creare innanzitutto un file Excel come mostrato nella grafica. Avviare quindi Word e seguire le istruzioni riportate di seguito.
- In Word, passare alla scheda “Invii”.
- Cliccare su “Seleziona destinatari” e poi su “Usa elenco esistente”.
- Nella finestra di dialogo successiva, selezionare il file Excel appena creato e confermare cliccando su “Apri”.
- Nella finestra successiva è necessario selezionare la tabella nel file Excel in cui sono presenti i dati. In questo caso sarebbe la tabella 1. Spuntare la casella “La prima riga dei dati contiene le intestazioni delle colonne” e cliccare su “OK”.
Inserire i campi di stampa seriale in Word
Da quando avete confermato la finestra di dialogo precedente con “OK”, state già utilizzando Excel come fonte di dati. Per dimostrarlo, inserite i campi di stampa seriale nella vostra lettera seriale come segue.
- Torna alla scheda “Invii” e clicca su “Inserisci campo stampa unione”. Le voci nell’elenco a discesa corrispondono alle intestazioni delle colonne nel tuo file Excel.
- Crea un piccolo blocco di indirizzi inserendo prima il campo di stampa unione “Nome”, poi ‘Cognome’ e sotto “Indirizzo”.
- Ora clicca nuovamente sulla scheda “Invii” e poi su “Anteprima risultati”.
Inserire i destinatari nella lettera tipo
Word visualizza ora la prima voce del file Excel.
- Per la seconda persona, cliccare sulla freccia blu rivolta verso destra a destra del pulsante “Anteprima risultati”.
- Con queste frecce è possibile scorrere tutti i destinatari che Word ha letto dal file Excel.
- Questo ha il vantaggio di avere la lettera e il layout in modo chiaro e uniforme su una pagina Word. In questo modo, le modifiche necessarie vengono applicate immediatamente a tutti i destinatari.
- Se vengono aggiunti nuovi destinatari, è possibile aggiungerli semplicemente al file Excel e saranno immediatamente disponibili nella lettera seriale.
