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Una carta en serie Excel-Word consiste en una tabla Excel que sirve como fuente de datos para la carta en serie de Word. Para ello, cree un archivo Excel y rellénelo con datos.
Carta en serie Excel-Word con Excel como fuente de datos
Para el ejemplo, cree primero un archivo Excel según el gráfico. A continuación, inicie Word y siga las instrucciones que se indican a continuación.
- En Word, vaya a la pestaña «Envíos».
- Haga clic en «Seleccionar destinatarios» y, a continuación, en «Usar lista existente».
- En la siguiente ventana de diálogo, seleccione el archivo Excel que acaba de crear y confirme haciendo clic en «Abrir».
- En la siguiente ventana, debe seleccionar la tabla del archivo Excel en la que se encuentran los datos. En este caso, sería la tabla 1. Marque la casilla «La primera fila de datos contiene encabezados de columna» y haga clic en «Aceptar».
Insertar campos de impresión en serie en Word
Desde que ha confirmado el cuadro de diálogo anterior con «Aceptar», ya está utilizando Excel como fuente de datos. Para demostrarlo, inserte campos de impresión en serie en su carta en serie de la siguiente manera.
- Vuelva a la pestaña «Envíos» y haga clic en «Insertar campo de impresión en serie». Las entradas de la lista desplegable corresponden a los encabezados de columna de su archivo Excel.
- Cree un pequeño bloque de direcciones insertando primero el campo de impresión en serie «Nombre», luego «Apellidos» y debajo «Dirección».
- Vuelva a hacer clic en «Vista previa de resultados» en la pestaña «Envíos».
Introducir destinatarios en la carta tipo
Word le mostrará ahora la primera entrada del archivo Excel.
- Para la segunda persona, haga clic en la flecha azul que apunta hacia la derecha, situada a la derecha del botón «Vista previa de los resultados».
- Con estas flechas puede recorrer todos los destinatarios que Word ha leído del archivo Excel.
- Esto tiene la ventaja de que la carta y el diseño quedan claros y uniformes en una página de Word. De este modo, los cambios necesarios se aplican inmediatamente a todos los destinatarios.
- Si se añaden nuevos destinatarios, puede añadirlos fácilmente al archivo Excel y ya estarán disponibles en su carta en serie.
