PDF – co to je? Jednoduché a srozumitelné vysvětlení

Pokud na počítači často zpracováváte a odesíláte textové soubory, měli byste vědět, co přesně je soubor „PDF“ a jak takový soubor vytvořit.

PDF – co to je? Vysvětlení pojmu

PDF je zkratka pro „Portable Document Format“. Formát byl vyvinut společností Adobe System jako formát souboru nezávislý na platformě.

• PDF dokumenty lze otevřít na všech počítačích. Proto se PDF prosadil jako standardní formát souboru.

• Dokument PDF může obsahovat text a obrázky. Zároveň si dokument PDF zachovává rozvržení, které autor použil při jeho vytvoření. Díky tomu vypadá PDF na každém počítačovém systému stejně. Z tohoto důvodu nelze soubor PDF obvykle snadno upravovat.

• Z tohoto důvodu jsou většina dokumentů od úřadů a firem zasílána jako soubory PDF e-mailem.

• Chcete-li otevřít dokument PDF, potřebujete vhodný program, např. Adobe Acrobat Reader.

Základní informace o vývoji a standardizaci formátu PDF

Pokud často upravujete texty a odesíláte je, doporučujeme kombinované použití. Dokumenty se vytvářejí a upravují v programu Word a před odesláním nebo archivací se převádějí do formátu PDF, aby byla zajištěna integrita dat a nezávislost na platformě.

• Formát Portable Document Format (PDF) byl vyvinut v roce 1992 společností Adobe Inc. za účelem věrného zobrazení dokumentů nezávisle na platformě a programu. Formát PDF vznikl z projektu Adobe „Project Camelot“ (1991) s cílem vyřešit problémy s konverzí a zajistit věrné zobrazení rozvržení a písma při prohlížení dokumentů.

• Od roku 2007 společnost Adobe žádala o standardizaci formátu podle ISO. Norma ISO 32000-1 (PDF verze 1.7) byla zveřejněna v roce 2008, čímž se PDF stal de jure uznávaným standardem. Formát PDF se neustále vyvíjí, například verze 2.0 (ISO 32000-2), která je momentálně v přípravě. Formát PDF ukládá dokumenty s pevným rozvržením včetně textu, písma, obrázků, grafiky a může obsahovat interaktivní funkce, jako je navigace, formuláře a digitální podpisy.

• Výhody formátu PDF jsou zřejmé. Dokumenty jsou čitelné nezávisle na platformě a hardwaru (Windows, Mac, Linux, mobilní zařízení). Bez ohledu na program, ve kterém byly vytvořeny, jsou rozvržení a obsah reprodukovány věrně. Jednotné, pevné rozvržení zabraňuje neúmyslným změnám.

• Formát PDF je široce používán pro archivaci dokumentů, tisk a prezentace. Podporuje bezpečnostní funkce, jako je šifrování a digitální podpisy. V současné době je PDF standardem pro elektronickou výměnu dat a archivaci (norma ISO).

• Formát PDF má široké spektrum použití: Elektronická správa a archivace dokumentů, odesílání a výměna neměnných dokumentů (např. brožury, e-knihy, smlouvy), předtisková příprava a profesionální tiskové procesy, prezentace a publikace na webu, formuláře s interaktivními vstupními poli a automatizovanými pracovními postupy, jakož i právní dokumentace a administrativní účely.

• Existuje řada rozdílů oproti editovatelným formátům, jako je Word (DOC, DOCX). Soubory Word jsou primárně určeny pro zpracování textu, s editovatelným a prohledávatelným textem. PDF je většinou pouze čitelný a nabízí pevné rozložení bez nechtěných posunů formátu.

• Dokumenty Word lze společně upravovat a měnit, zatímco dokumenty PDF zůstávají stabilní a neměnné. PDF lze exportovat ze souborů Word, aby se vytvořil jednotný, neupravitelný konečný formát.

• Pro tisk, archivaci a prezentaci je preferovanou volbou formát PDF, pro úpravy textu a spolupráci pak Word. Moderní nástroje umožňují převod PDF do Wordu a naopak, u složitých PDF souborů však může být nutná dodatečná úprava.