PDF – qu’est-ce que c’est ? Explications simples et compréhensibles

Si vous traitez et envoyez beaucoup de fichiers texte sur votre ordinateur, vous devez savoir ce qu’est exactement un fichier « PDF » et comment créer vous-même un tel fichier.

PDF – qu’est-ce que c’est ? Explication du terme

PDF est l’abréviation de « Portable Document Format ». Adobe System a développé ce format comme format de fichier indépendant de la plateforme.

• Les documents PDF peuvent être ouverts sur tous les ordinateurs. C’est pourquoi le format PDF s’est imposé comme une référence parmi les formats de fichiers.

• Un document PDF peut être composé de textes et d’images. La mise en page utilisée par l’auteur lors de la création du document PDF est conservée. Le PDF s’affiche donc de la même manière sur tous les systèmes informatiques. En règle générale, un fichier PDF ne peut donc pas être modifié facilement.

• C’est pourquoi la plupart des documents des administrations et des entreprises sont envoyés par e-mail sous forme de fichiers PDF.

• Pour ouvrir un document PDF, vous avez besoin d’un programme adapté, par exemple Adobe Acrobat Reader.

Informations générales sur le développement et la normalisation du format PDF

Si vous modifiez fréquemment des textes et les envoyez, une utilisation combinée est recommandée. Les documents sont créés et modifiés dans Word, puis convertis au format PDF avant d’être envoyés ou archivés afin de garantir l’intégrité des données et l’indépendance vis-à-vis de la plateforme.

• Le format Portable Document Format (PDF) a été développé en 1992 par Adobe Inc. afin de présenter les documents de manière fidèle à l’original, indépendamment de la plate-forme et du programme. Le format PDF est issu du « Project Camelot » (1991) d’Adobe, qui visait à résoudre les problèmes de conversion et à garantir la fidélité de la mise en page et des polices lors de l’affichage des documents.

• À partir de 2007, Adobe a demandé la normalisation ISO du format. La norme ISO 32000-1 (PDF version 1.7) a été publiée en 2008, faisant du PDF une norme reconnue de jure. Le format PDF est en constante évolution, par exemple avec la version 2.0 (ISO 32000-2) actuellement en préparation. Le format PDF permet de stocker des documents avec une mise en page fixe, y compris du texte, des polices, des images et des graphiques, et peut inclure des fonctions interactives telles que la navigation, des formulaires et des signatures numériques.

• Les avantages du format PDF sont évidents. Les documents sont lisibles indépendamment de la plate-forme et du matériel (Windows, Mac, Linux, Mobile). Quelle que soit la plate-forme utilisée pour leur création, la mise en page et le contenu sont reproduits fidèlement. Une mise en page uniforme et fixe empêche toute modification involontaire.

• Le format PDF est largement utilisé pour l’archivage de documents, l’impression et les présentations. Il prend en charge des fonctions de sécurité telles que le cryptage et les signatures numériques. Aujourd’hui, le format PDF est la norme pour l’échange et l’archivage électroniques de données (norme ISO).

• Les domaines d’application du format PDF sont très variés : gestion et archivage électroniques de documents, envoi et échange de documents non modifiables (par exemple, brochures, livres électroniques, contrats), prépresse et processus d’impression professionnels, présentations et publications sur le web, formulaires avec champs de saisie interactifs et flux de travail automatisés, ainsi que documentation juridique et à des fins administratives.

• Il existe de nombreuses différences par rapport aux formats modifiables tels que Word (DOC, DOCX). Les fichiers Word sont principalement destinés au traitement de texte, avec du texte modifiable et consultable. Le format PDF est généralement lisible uniquement et offre une mise en page fixe, sans décalages de format indésirables.

• Les documents Word peuvent être modifiés et édités en collaboration, tandis que les documents PDF restent stables et immuables. Le format PDF peut être exporté à partir de fichiers Word afin de créer un format final uniforme et non modifiable.

• Le format PDF est le choix privilégié pour l’impression, l’archivage et la présentation, tandis que Word est préféré pour l’édition de texte et la collaboration. Des outils modernes permettent de convertir des fichiers PDF en fichiers Word et vice versa, mais un post-traitement peut être nécessaire pour les fichiers PDF complexes.