Créer un dossier Gmail : comment organiser vos e-mails

Gmail offre la possibilité pratique de créer des dossiers et d’organiser ainsi clairement le flux d’e-mails. L’organisation des e-mails peut être difficile, en particulier lorsque vous recevez de nombreux messages chaque jour.

Créer des dossiers Gmail : pourquoi c’est utile

Le flux d’e-mails peut être impressionnant, surtout lorsque vous en recevez beaucoup chaque jour. Gmail offre une solution pour organiser vos e-mails et les gérer efficacement. Quelles sont les possibilités offertes par la création de dossiers dans Gmail et comment les utiliser efficacement ?

• Gmail n’utilise pas de dossiers classiques comme les autres programmes de messagerie. À la place, il utilise des libellés qui remplissent des fonctions similaires. Ces libellés vous permettent de classer vos e-mails par catégorie et de les retrouver plus facilement.

• Les libellés offrent une grande flexibilité, car un e-mail peut être associé à plusieurs libellés. Cela est particulièrement utile lorsqu’un message appartient à plusieurs catégories, telles que « Travail » et « Projets ».

• L’inconvénient des libellés est qu’ils n’offrent pas la même structure que les dossiers. Il peut être inhabituel au début de travailler avec des libellés plutôt qu’avec des dossiers, mais leur fonctionnalité est similaire et offre des possibilités supplémentaires.

Comment créer des libellés dans Gmail

La création de dossiers, ou plutôt de libellés, dans Gmail peut considérablement améliorer votre communication par e-mail. La création de libellés dans Gmail fonctionne comme suit :

• Ouvrez Gmail sur un ordinateur dans le navigateur.

• Pour créer un nouveau libellé, vous pouvez soit : Dans la boîte de réception : sélectionner un e-mail, cliquer sur l’icône Libellé (étiquette) en haut, puis saisir un nouveau nom de libellé dans le menu déroulant et cliquer sur « Créer ». Soit cliquer sur « Plus » dans la barre latérale gauche, puis sur « Créer un nouveau libellé » en bas. Une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pouvez saisir le nom du libellé. Confirmez en cliquant sur « Créer ».

• Sous la fenêtre contextuelle, vous pouvez également créer une structure imbriquée en cochant « Classer le libellé sous » et en sélectionnant le libellé supérieur.

• Vous pouvez modifier les étiquettes ultérieurement : passez la souris sur le nom de l’étiquette dans la barre latérale gauche, cliquez sur la flèche vers le bas, sélectionnez « Modifier », effectuez les modifications et enregistrez.

• Vous pouvez définir les couleurs des étiquettes en cliquant sur les trois points à droite d’une étiquette, en sélectionnant « Couleur de l’étiquette » et en choisissant une couleur.

• Dans l’application Gmail (par exemple sur iPhone ou Android), vous pouvez gérer les libellés et en créer de nouveaux, mais la création et la modification sont plus limitées dans l’application que dans la version Web.

• Les libellés permettent de trier clairement les e-mails et sont visibles uniquement par vous. Vous pouvez attribuer un libellé à plusieurs e-mails à la fois et ainsi les regrouper.

Avantages des libellés Gmail au quotidien

L’utilisation des libellés présente de nombreux avantages, mais quel est leur impact sur votre utilisation quotidienne des e-mails ?

• Les libellés facilitent la recherche d’e-mails, car vous pouvez filtrer par catégories spécifiques. Cela vous fait gagner du temps, surtout si vous recevez régulièrement de nombreux messages.

• La représentation visuelle des étiquettes par des couleurs permet d’identifier plus facilement les e-mails importants et de les classer par ordre de priorité.

• Les étiquettes peuvent contribuer à améliorer la communication au sein d’une équipe en proposant des catégories communes pour les e-mails liés à un projet ou à une équipe. Ainsi, toutes les personnes concernées sont toujours à jour.

• Un inconvénient pourrait être que les libellés peuvent prêter à confusion lorsque les listes d’e-mails sont très longues et qu’il existe trop de catégories. Une vérification et une adaptation régulières des libellés peuvent remédier à ce problème.

Défis et solutions liés à l’utilisation des libellés Gmail

Si les libellés offrent de nombreux avantages, leur utilisation présente également certains défis dont vous devez tenir compte.

• La configuration initiale des libellés peut constituer un défi si vous venez d’un système de dossiers traditionnel. Cela nécessite un changement de mentalité, mais offre des avantages à long terme.

• Il existe un risque de créer trop d’étiquettes, ce qui nuit à la clarté. Limitez-vous aux catégories essentielles et vérifiez régulièrement leur pertinence.

• Un autre point concerne l’intégration des étiquettes dans l’application mobile Gmail. Les libellés sont certes visibles, mais leur utilisation peut être moins intuitive sur les appareils mobiles que sur un ordinateur de bureau.

• Pour garantir l’efficacité des libellés, vous devez régulièrement faire le tri et vous assurer que les e-mails sont correctement classés afin d’éviter toute confusion.