Guarde sus documentos en un programa de archivado de documentos para evitar la creciente acumulación de papel en su escritorio. Existen varias herramientas adecuadas para ello.
Archivado de documentos con estas herramientas
Los programas ELO-Office, Archivista y PaperOffice son ideales para el archivo de documentos. Con cualquiera de ellos podrá escanear documentos y guardarlos protegidos con contraseña. La búsqueda de archivos es muy sencilla y rápida gracias a la función de reconocimiento de códigos de barras y de texto.
- ELO-Office: ofrece una amplia gama de funciones, incluyendo el escaneo y el almacenamiento de documentos protegidos con contraseña. Los precios parten de 260 euros, dependiendo del número de licencias y de la versión.
- Archivista: Gama de funciones similar a la de ELO-Office, con soluciones de hardware adicionales para el archivo digital de documentos.
- PaperOffice: Destaca por su cifrado de 1024 bits y por la posibilidad de utilizar el propio ordenador como servidor en la nube. La versión básica cuesta unos 200 euros.
Otras soluciones recomendadas
Estas herramientas ofrecen diversas funciones, como el archivado a prueba de auditorías, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la categorización automática y la gestión de accesos. La elección de la herramienta adecuada depende de los requisitos específicos y del presupuesto de la empresa.
- Utilice Microsoft OneDrive for Business. Aquí encontrará una solución basada en la nube para compartir y archivar archivos fácilmente.
- DocuWare está disponible como solución en la nube, local o híbrida, con indexación inteligente y aplicación móvil.
- Amazon WorkDocs es un servicio en la nube fácil de usar que permite compartir archivos de forma sencilla y ofrece una gran capacidad de almacenamiento.
- ecoDMS es una opción económica para empresas y particulares que ofrece funciones inteligentes de búsqueda y filtrado.
- Fileee es también un sistema basado en la nube con reconocimiento de texto mediante OCR y categorización automática de documentos.
- LogicalDOC es una solución de código abierto. Ofrece almacenamiento en la nube y una interfaz de usuario intuitiva.
Seguridad de los documentos a largo plazo: lo que debe tener en cuenta
- Copias de seguridad periódicas: Asegúrese de realizar copias de seguridad periódicas de sus documentos digitales. Las soluciones en la nube y NAS, como las de PaperOffice, pueden ser un complemento útil en este sentido.
- Estandarización de formatos de archivo: Utilice formatos de archivo lo más extendidos y a prueba de futuro posible, como PDF/A, para garantizar la legibilidad y la compatibilidad incluso al cabo de muchos años.
- Cifrado: Utilice métodos de cifrado robustos para proteger sus datos frente al acceso no autorizado. PaperOffice ofrece un cifrado de 1024 bits, lo que supone un alto nivel de seguridad.
- Seguridad de auditoría: Considere si necesita un software que ofrezca un archivado a prueba de auditorías para evitar la manipulación posterior de los datos. Esto es especialmente importante cuando hay que cumplir requisitos legales.
- Migración de datos: Elige un software que te permita exportar datos fácilmente para no tener problemas en caso de cambiar de proveedor.
