Enregistrez vos documents dans un logiciel d’archivage afin d’éviter que la paperasse ne s’accumule sur votre bureau. Plusieurs outils s’y prêtent.
Archiver vos documents avec ces outils
Les logiciels ELO-Office, Archivista et PaperOffice sont parfaitement adaptés à l’archivage de documents. Chacun de ces logiciels vous permet de numériser des documents et de les enregistrer avec un mot de passe. Vous pouvez rechercher des fichiers très facilement et rapidement grâce à la fonction de reconnaissance des codes-barres et du texte.
- ELO-Office : offre un large éventail de fonctionnalités, notamment la numérisation et l’enregistrement de documents protégés par mot de passe. Les tarifs commencent à 260 euros, en fonction du nombre de licences et de la version.
- Archivista : gamme de fonctionnalités similaire à celle d’ELO-Office, avec des solutions matérielles supplémentaires pour l’archivage numérique des documents.
- PaperOffice : se distingue par un chiffrement 1 024 bits et l’utilisation de son propre ordinateur comme serveur cloud. La version de base coûte environ 200 euros.
Autres solutions recommandées
Ces outils offrent diverses fonctionnalités telles que l’archivage conforme aux exigences d’audit, la reconnaissance optique de caractères (OCR), la catégorisation automatique et la gestion des accès. Le choix de l’outil approprié dépend des besoins spécifiques et du budget de l’entreprise.
- Utilisez Microsoft OneDrive for Business. Vous y trouverez une solution cloud permettant de partager et d’archiver facilement des fichiers.
- DocuWare est disponible sous forme de solution cloud, sur site ou hybride, avec indexation intelligente et application mobile.
- Amazon WorkDocs est un service cloud convivial offrant un partage de fichiers simple et une grande capacité de stockage.
- ecoDMS constitue une option économique pour les entreprises et les particuliers, avec des fonctionnalités de recherche et de filtrage intelligentes.
- Fileee est également un système basé sur le cloud, doté d’une reconnaissance optique de caractères (OCR) et d’une catégorisation automatique des documents.
- LogicalDOC est une solution open source. Elle offre un stockage dans le cloud et une interface utilisateur intuitive.
Sécurité à long terme des documents : ce qu’il faut prendre en compte
- Sauvegardes régulières : Veillez à effectuer des sauvegardes régulières de vos documents numériques. Les solutions cloud et NAS, telles que celles proposées par PaperOffice, peuvent constituer un complément utile à cet égard.
- Normalisation des formats de fichiers : Utilisez des formats de fichiers aussi répandus et pérennes que possible, tels que le PDF/A, afin de garantir leur lisibilité et leur compatibilité même après de nombreuses années.
- Chiffrement : Utilisez des méthodes de chiffrement robustes pour protéger vos données contre tout accès non autorisé. PaperOffice propose ici un chiffrement à 1 024 bits, ce qui représente un niveau de sécurité élevé.
- Sécurité en matière d’audit : Demandez-vous si vous avez besoin d’un logiciel offrant un archivage conforme aux exigences d’audit afin d’empêcher toute manipulation ultérieure des données. Ceci est particulièrement important lorsque des exigences légales doivent être respectées.
- Migration des données : Choisissez un logiciel qui vous permette d’exporter facilement vos données afin de ne pas rencontrer de problèmes en cas de changement de fournisseur.
