Salvate i vostri documenti in un programma di archiviazione per evitare che la carta si accumuli sempre di più sulla scrivania. A questo scopo esistono diversi strumenti adatti.
Archiviazione dei documenti con questi strumenti
I programmi ELO-Office, Archivista e PaperOffice sono perfetti per l’archiviazione dei documenti. Con ciascuno di questi programmi potrete scansionare i documenti e salvarli protetti da password. La ricerca dei file è semplice e veloce grazie alla funzione di riconoscimento dei codici a barre e del testo.
- ELO-Office: offre un’ampia gamma di funzioni, tra cui la scansione e il salvataggio dei documenti protetti da password. I costi partono da 260 euro, a seconda del numero di licenze e della versione.
- Archivista: gamma di funzioni simile a quella di ELO-Office, con soluzioni hardware aggiuntive per l’archiviazione digitale dei documenti.
- PaperOffice: si distingue per la crittografia a 1024 bit e per la possibilità di utilizzare il proprio computer come server cloud. La versione base costa circa 200 euro.
Altre soluzioni consigliate
Questi strumenti offrono diverse funzionalità, quali l’archiviazione a prova di revisione, il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), la categorizzazione automatica e la gestione degli accessi. La scelta dello strumento più adatto dipende dalle esigenze specifiche e dal budget dell’azienda.
- Utilizzate Microsoft OneDrive for Business. Qui troverete una soluzione basata sul cloud per la condivisione e l’archiviazione semplificate dei file.
- DocuWare è disponibile come soluzione cloud, on-premise o ibrida con indicizzazione intelligente e app mobile.
- Amazon WorkDocs è un servizio cloud intuitivo che offre una facile condivisione dei file e un’ampia capacità di archiviazione.
- ecoDMS rappresenta un’opzione conveniente per aziende e privati, con funzionalità intelligenti di ricerca e filtraggio.
- Anche Fileee è un sistema basato su cloud con riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e categorizzazione automatica dei documenti.
- LogicalDOC è una soluzione open source. Offre uno spazio di archiviazione cloud e un’interfaccia utente intuitiva.
Sicurezza dei documenti a lungo termine: cosa occorre tenere presente
- Backup regolari: Assicuratevi di eseguire backup regolari dei vostri documenti digitali. Le soluzioni cloud e NAS, come quelle offerte da PaperOffice, possono rappresentare un’utile integrazione in questo senso.
- Standardizzazione dei formati di file: Utilizzate formati di file il più possibile diffusi e a prova di futuro, come il PDF/A, per garantire la leggibilità e la compatibilità anche dopo molti anni.
- Crittografia: Utilizzate metodi di crittografia avanzati per proteggere i vostri dati da accessi non autorizzati. PaperOffice offre una crittografia a 1024 bit, che rappresenta un elevato standard di sicurezza.
- Sicurezza di revisione: Valutate se avete bisogno di un software che offra un’archiviazione a prova di revisione per impedire successive manipolazioni dei dati. Ciò è particolarmente importante quando è necessario soddisfare requisiti legali.
- Migrazione dei dati: Scegliete un software che vi consenta di esportare facilmente i dati, in modo da non avere problemi in caso di cambio di fornitore.
