0
Zapisuj swoje dokumenty w programie do archiwizacji dokumentów, aby zapobiec narastającej góry papierów na biurku. Do tego celu nadają się różne narzędzia.
Archiwizacja dokumentów za pomocą tych narzędzi
Do archiwizacji dokumentów doskonale nadają się programy ELO-Office, Archivista i PaperOffice. Każdy z tych programów pozwala zeskanować dokumenty, a następnie zapisać je z ochroną hasłem. Pliki można łatwo i szybko wyszukiwać dzięki funkcji rozpoznawania kodów kreskowych i tekstu.
- ELO-Office: Oferuje szeroki zakres funkcji, w tym skanowanie i zapisywanie dokumentów z zabezpieczeniem hasłem. Koszt zaczyna się od 260 euro, w zależności od liczby licencji i wersji.
- Archivista: Zakres funkcji podobny do ELO-Office, z dodatkowymi rozwiązaniami sprzętowymi do cyfrowej archiwizacji dokumentów.
- PaperOffice: Wyróżnia się szyfrowaniem 1024-bitowym oraz wykorzystaniem własnego komputera jako serwera w chmurze. Wersja podstawowa kosztuje około 200 euro.
Inne polecane rozwiązania
Narzędzia te oferują różne funkcje, takie jak archiwizacja zgodna z wymogami audytowymi, rozpoznawanie tekstu OCR, automatyczna kategoryzacja i zarządzanie dostępem. Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od konkretnych wymagań i budżetu firmy.
- Skorzystaj z Microsoft OneDrive for Business. Jest to rozwiązanie oparte na chmurze, umożliwiające łatwe udostępnianie plików i archiwizację.
- DocuWare jest dostępne jako rozwiązanie chmurowe, lokalne lub hybrydowe z inteligentnym indeksowaniem i aplikacją mobilną.
- Amazon WorkDocs to przyjazna dla użytkownika usługa w chmurze, umożliwiająca łatwe udostępnianie plików i oferująca dużą pojemność pamięci.
- ecoDMS stanowi ekonomiczną opcję dla firm i osób prywatnych, oferującą inteligentne opcje wyszukiwania i filtrowania.
- Fileee to również system oparty na chmurze z funkcją rozpoznawania tekstu OCR i automatyczną kategoryzacją dokumentów.
- LogicalDOC to rozwiązanie typu open source. Oferuje przestrzeń dyskową w chmurze oraz intuicyjny interfejs użytkownika.
Długoterminowe bezpieczeństwo dokumentów: o czym należy pamiętać
- Regularne tworzenie kopii zapasowych: Należy pamiętać o regularnym tworzeniu kopii zapasowych dokumentów cyfrowych. Rozwiązania chmurowe i NAS, takie jak te oferowane przez PaperOffice, mogą stanowić tutaj sensowne uzupełnienie.
- Standaryzacja formatów plików: Należy stosować jak najbardziej rozpowszechnione i przyszłościowe formaty plików, takie jak PDF/A, aby zapewnić ich czytelność i kompatybilność nawet po wielu latach.
- Szyfrowanie: Należy stosować silne metody szyfrowania, aby chronić dane przed nieuprawnionym dostępem. PaperOffice oferuje w tym zakresie szyfrowanie 1024-bitowe, co stanowi wysoki standard bezpieczeństwa.
- Zgodność z wymogami audytowymi: Zastanów się, czy potrzebujesz oprogramowania zapewniającego archiwizację zgodną z wymogami audytowymi, aby zapobiec późniejszym manipulacjom danymi. Jest to szczególnie ważne w przypadku konieczności spełnienia wymogów prawnych.
- Migracja danych: Wybierz oprogramowanie, które umożliwia łatwy eksport danych, aby uniknąć problemów w przypadku zmiany dostawcy.
