Guarde os seus documentos num programa de arquivo de documentos para evitar a crescente pilha de papel na secretária. Existem várias ferramentas adequadas para o efeito.
Arquivo de documentos com estas ferramentas
Os programas ELO-Office, Archivista e PaperOffice são excelentes para o arquivo de documentos. Com qualquer um destes programas, poderá digitalizar documentos e guardá-los protegidos por palavra-passe. A pesquisa de ficheiros é muito simples e rápida graças à função de reconhecimento de códigos de barras e de texto.
- ELO-Office: Oferece um vasto leque de funcionalidades, incluindo a digitalização e o armazenamento de documentos protegidos por palavra-passe. Os custos começam nos 260 euros, dependendo do número de licenças e da versão.
- Archivista: Conjunto de funcionalidades semelhante ao do ELO-Office, com soluções de hardware adicionais para o arquivo digital de documentos.
- PaperOffice: Destaca-se pela encriptação de 1024 bits e pela utilização do próprio computador como servidor na nuvem. A versão básica custa cerca de 200 euros.
Outras soluções recomendadas
Estas ferramentas oferecem diversas funcionalidades, tais como arquivo com garantia de revisão, reconhecimento de texto por OCR, categorização automática e gestão de acesso. A escolha da ferramenta adequada depende dos requisitos específicos e do orçamento da empresa.
- Utilize o Microsoft OneDrive for Business. Aqui encontrará uma solução baseada na nuvem para partilha e arquivo simples de ficheiros.
- O DocuWare está disponível como solução na nuvem, no local ou híbrida, com indexação inteligente e aplicação móvel.
- O Amazon WorkDocs é um serviço na nuvem de fácil utilização, com partilha simples de ficheiros e grande capacidade de armazenamento.
- O ecoDMS representa uma opção económica para empresas e particulares, com funcionalidades inteligentes de pesquisa e filtragem.
- O Fileee é também um sistema baseado na nuvem com reconhecimento de texto por OCR e categorização automática de documentos.
- O LogicalDOC é uma solução de código aberto. Oferece armazenamento na nuvem e uma interface de utilizador intuitiva.
Segurança de documentos a longo prazo: o que deve ter em conta
- Cópias de segurança regulares: Certifique-se de que faz cópias de segurança regulares dos seus documentos digitais. Soluções na nuvem e NAS, como as da PaperOffice, podem ser um complemento útil neste contexto.
- Padronização do formato de ficheiros: Utilize formatos de ficheiros o mais difundidos e preparados para o futuro, como o PDF/A, para garantir a legibilidade e a compatibilidade mesmo após muitos anos.
- Encriptação: Utilize métodos de encriptação robustos para proteger os seus dados contra o acesso não autorizado. A PaperOffice oferece aqui uma encriptação de 1024 bits, o que representa um elevado padrão de segurança.
- Segurança de auditoria: Considere se necessita de um software que ofereça arquivamento seguro para auditorias, a fim de impedir manipulações de dados a posteriori. Isto é particularmente importante quando é necessário cumprir requisitos legais.
- Migração de dados: Escolha um software que lhe permita exportar dados facilmente, para não ter problemas caso mude de fornecedor.
