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将文档保存到文档归档软件中，可有效防止办公桌上纸质文件堆积如山。有多种工具可供选择。
使用这些工具进行文档归档
ELO-Office、Archivista 和 PaperOffice 这三款软件非常适合用于文档归档。使用任意一款软件，您都可以成功扫描文档，并将其以密码保护的方式保存。借助条形码和文本识别功能，您可以轻松快速地查找文件。
- ELO-Office：功能丰富，包括文档扫描和密码保护存储。价格从 260 欧元起，具体取决于许可证数量和版本。
- Archivista：功能范围与 ELO-Office 相似，并额外提供用于数字文档归档的硬件解决方案。
- PaperOffice：其特点在于采用 1024 位加密技术，并可将个人电脑用作云服务器。基础版价格约为 200 欧元。
其他推荐解决方案
这些工具提供多种功能，例如符合审计要求的归档、OCR文本识别、自动分类和访问管理。选择合适的工具取决于企业的具体需求和预算。
- 使用 Microsoft OneDrive for Business。这是一款基于云的解决方案，可轻松实现文件共享和归档。
- DocuWare 提供云端、本地部署或混合部署方案，具备智能索引和移动应用功能。
- Amazon WorkDocs 是一款易于使用的云服务，支持便捷的文件共享并具备大容量存储空间。
- ecoDMS 是一款经济实惠的选择，面向企业和个人用户，提供智能搜索和筛选功能。
- Fileee 同样是一款基于云的系统，具备 OCR 文字识别和文档自动分类功能。
- LogicalDOC 是一款开源解决方案，提供云存储和直观的用户界面。
长期文档安全：您需要注意的事项
- 定期备份：请务必定期备份您的数字文档。像PaperOffice这样的云存储和NAS解决方案可以作为有用的补充。
- 文件格式标准化： 尽可能使用广泛采用且具有前瞻性的文件格式（如 PDF/A），以确保即使在多年后仍能保持可读性和兼容性。
- 加密： 使用强加密方法来保护您的数据免受未经授权的访问。PaperOffice 提供 1024 位加密，这代表了极高的安全标准。
- 符合审计要求： 请考虑是否需要一款支持符合审计要求的归档功能的软件，以防止数据事后被篡改。当需要满足法律要求时，这一点尤为重要。
- 数据迁移： 请选择一款能够轻松导出数据的软件，以免在更换服务提供商时遇到问题。
