0
Ukládejte své dokumenty do programu pro archivaci dokumentů, abyste předešli rostoucí záplavě papírů na psacím stole. K tomuto účelu se hodí různé nástroje.
Archivace dokumentů pomocí těchto nástrojů
K archivaci dokumentů se výborně hodí programy ELO-Office, Archivista a PaperOffice. S každým z těchto programů můžete dokumenty naskenovat a následně je uložit s ochranou heslem. Soubory vyhledáte snadno a rychle pomocí funkce rozpoznávání čárových kódů a textu.
- ELO-Office: Nabízí širokou škálu funkcí, včetně skenování a ukládání dokumentů chráněných heslem. Ceny začínají na 260 eurech, v závislosti na počtu licencí a verzi.
- Archivista: Podobná škála funkcí jako u ELO-Office, s doplňkovými hardwarovými řešeními pro digitální archivaci dokumentů.
- PaperOffice: Vyznačuje se 1024bitovým šifrováním a možností využití vlastního počítače jako cloudového serveru. Základní verze stojí přibližně 200 eur.
Další doporučená řešení
Tyto nástroje nabízejí různé funkce, jako je archivace s možností zpětného dohledu, rozpoznávání textu pomocí OCR, automatická kategorizace a správa přístupu. Výběr vhodného nástroje závisí na konkrétních požadavcích a rozpočtu společnosti.
- Využijte Microsoft OneDrive for Business. Čeká na vás cloudové řešení pro snadné sdílení souborů a archivaci.
- DocuWare je k dispozici jako cloudové, on-premise nebo hybridní řešení s inteligentním indexováním a mobilní aplikací.
- Amazon WorkDocs je uživatelsky přívětivá cloudová služba s jednoduchým sdílením souborů a velkou úložnou kapacitou.
- ecoDMS představuje cenově výhodnou volbu pro firmy i soukromé osoby s inteligentními možnostmi vyhledávání a filtrování.
- Fileee je rovněž cloudový systém s rozpoznáváním textu pomocí OCR a automatickou kategorizací dokumentů.
- LogicalDOC je open-source řešení. Nabízí cloudové úložiště a intuitivní uživatelské rozhraní.
Dlouhodobá bezpečnost dokumentů: Na co byste měli dbát
- Pravidelné zálohy: Dbejte na to, abyste pravidelně zálohovali své digitální dokumenty. Cloudová a NAS řešení, jako je například PaperOffice, mohou být v tomto ohledu užitečným doplňkem.
- Standardizace formátů souborů: Používejte co nejrozšířenější a do budoucna spolehlivé formáty souborů, jako je PDF/A, abyste zajistili čitelnost a kompatibilitu i po mnoha letech.
- Šifrování: Používejte silné šifrovací metody, abyste ochránili svá data před neoprávněným přístupem. PaperOffice v tomto ohledu nabízí 1024bitové šifrování, což představuje vysoký bezpečnostní standard.
- Zabezpečení pro účely auditu: Zvažte, zda potřebujete software, který nabízí archivaci zabezpečenou pro účely auditu, aby se zabránilo dodatečným manipulacím s daty. To je obzvláště důležité, pokud je třeba splnit zákonné požadavky.
- Migrace dat: Vyberte si software, který vám umožní snadný export dat, abyste v případě změny poskytovatele neměli žádné problémy.
