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Si vous êtes invité à une réunion via le service de visioconférence, vous devez savoir comment fonctionne WebEx. Nous avons rédigé pour vous un petit guide et vous montrons également comment organiser vous-même une réunion.
Participer à une visioconférence : comment fonctionne WebEx ?
Webex, anciennement WebEx, est une plateforme de communication et de collaboration en ligne de Cisco, principalement utilisée pour les vidéoconférences, les réunions en ligne, les webinaires et la collaboration en équipe. Participer à une réunion WebEx est très simple.
- Si vous êtes invité, vous recevrez un e-mail. Pour participer à la réunion, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Participer » dans l’e-mail.
- Vous serez alors redirigé vers un écran de connexion. Dans le champ de droite, indiquez votre nom tel qu’il doit apparaître dans la réunion.
- Dans le champ de texte situé en dessous, saisissez l’adresse e-mail avec laquelle vous avez été invité et cliquez sur « Participer ».
- Sur l’écran suivant, vous verrez s’afficher à gauche un numéro de téléphone que vous devrez composer pour vous connecter.
- Vous êtes désormais dans la réunion et pouvez y accomplir vos tâches.
WebEx : comment organiser vous-même une réunion par visioconférence
Si vous souhaitez lancer vous-même un appel vidéo ou une réunion, vous devez disposer d’un compte avec les identifiants correspondants chez WebEx.
- Connectez-vous avec vos identifiants sur le site Web de WebEx.
- Une fois connecté, cliquez sur l’onglet « Planifier » en haut de la page. Vous devez ensuite remplir quelques champs.
- Dans le champ « Quoi », saisissez le nom de la réunion. Dans le champ « Quand », indiquez la date, l’heure et la durée de la réunion. Dans le champ de texte à côté de « Qui », saisissez le nom ou l’adresse e-mail des participants. Cliquez sur le signe « + » à la fin du champ de texte pour ajouter un autre participant.
- Vous pouvez également créer un ordre du jour dans le champ de texte « Agenda » et télécharger des documents. Les documents téléchargés seront transmis à toutes les personnes invitées.
- Dans le champ suivant, définissez un mot de passe pour la réunion, si vous le souhaitez.
- Enfin, cliquez sur « Planifier une réunion » pour terminer. Vous recevrez alors une confirmation et les participants invités recevront un e-mail.
Aperçu des fonctionnalités de WebEx
WebEx est une solution complète pour les réunions, dotée de nombreuses fonctionnalités. Nous vous présentons brièvement les principales fonctionnalités.
- Options de chat : WebEx propose un chat intégré dans lequel les participants peuvent échanger des messages pendant une réunion. Il existe des chats individuels et des chats de groupe, qui prennent en charge les fichiers, les liens et les emojis. Les chats peuvent avoir lieu pendant et en dehors des réunions, ce qui permet de prolonger la communication au-delà de la réunion.
- Enregistrement des réunions : les réunions peuvent être enregistrées en un seul clic, y compris l’audio, la vidéo et les contenus partagés. Tous les participants sont informés de l’enregistrement. L’enregistrement final est ensuite disponible sous forme de lien envoyé par e-mail. Il est souvent possible de l’enregistrer dans différents formats.
- Partage de fichiers et d’écran : vous pouvez partager tout le contenu d’une réunion avec les autres participants si vous le souhaitez. Il peut s’agir de vidéos ou de présentations PowerPoint, mais aussi de fichiers Excel, par exemple. Si vous souhaitez tout partager avec tout le monde, partagez votre écran avec les autres participants.
- Partage d’écran : avec WebEx, les participants peuvent partager l’ensemble de leur écran, des fenêtres individuelles ou des applications spécifiques avec tous les participants à la réunion. Il suffit de sélectionner « Partager » dans la barre de commande, puis de déterminer ce qui doit être partagé, du document de présentation à l’ensemble du bureau. Cette fonction est disponible sur toutes les plateformes, y compris mobiles, et n’est pas réservée à l’hôte.
- Tableau blanc : le tableau blanc virtuel permet aux participants de dessiner ensemble, d’esquisser des idées, de mener des brainstormings et de faire des annotations. Le tableau blanc peut être lancé directement pendant la réunion et devient visible et interactif pour les participants. Les résultats sont enregistrés dans le client WebEx et restent accessibles ultérieurement.
- Mises en page personnalisées : les utilisateurs peuvent personnaliser la mise en page de leur écran de réunion, par exemple le nombre de flux vidéo affichés ou la mise en avant des contenus partagés. La mise en page peut également être sélectionnée pendant la réunion pour les enregistrements, ce qui rend l’évaluation ultérieure plus flexible.
- Application WebEx pour appareils mobiles : l’application WebEx permet de participer à des réunions sur des appareils iOS et Android, avec des fonctionnalités telles que la planification, le partage d’écran, le changement d’arrière-plan et des options de participation flexibles. Grâce à un navigateur récent, il est également possible de participer à des réunions sans plug-in ni installation d’application de bureau.
- L’application WebEx sur les appareils mobiles permet de participer, de planifier et de gérer des réunions via un téléphone portable ou une tablette. Vous pouvez partager du contenu (par exemple, votre écran ou des fichiers), discuter et personnaliser vos paramètres. L’application est disponible dans les boutiques d’applications et prend en charge iOS et Android. Pour participer dans le navigateur sans plug-in, un lien de réunion suffit pour participer directement depuis le navigateur web (Chrome, Firefox, Edge, Safari). Aucune installation n’est nécessaire.
- Nouvelles fonctionnalités : votre propre arrière-plan vidéo peut être personnalisé en direct, par exemple avec un flou ou des motifs sélectionnés. Dans les salles de réunion, les participants peuvent se répartir en sous-groupes (sessions de réunion) pendant une réunion, ce qui est idéal pour les ateliers et le travail d’équipe.
Avantages et possibilités d’application de WebEx
WebEx offre de nombreux avantages aux entreprises et à divers groupes d’utilisateurs, notamment l’indépendance vis-à-vis des appareils, la flexibilité des lieux d’utilisation et une multitude de fonctions pour la collaboration et la communication.
- WebEx permet de participer à des réunions depuis n’importe où, que ce soit au bureau, à domicile ou en déplacement, et peut être utilisé aussi bien sur un ordinateur que sur un smartphone ou une tablette. Grâce à des fonctions vocales et vidéo évolutives et sécurisées, au partage facile de contenus et à l’interactivité, la collaboration en temps réel est favorisée et la productivité accrue.
- Les entreprises économisent des frais de déplacement et peuvent prendre des décisions plus rapidement, car les équipes internationales et les partenaires externes sont également impliqués de manière efficace. La plateforme offre des fonctionnalités telles que le partage d’écran et de fichiers, des tableaux blancs, un chat, l’enregistrement des réunions et des fonctions de productivité basées sur l’IA. WebEx est conçu pour répondre à des exigences de sécurité élevées et prend en charge la conformité et la protection des données sensibles de l’entreprise.
- Pour les start-ups et les petites entreprises, WebEx offre une collaboration rapide et facile, des contacts clients dans le monde entier, des entretiens d’embauche et de recrutement, le développement de processus numériques, le tout via une solution intégrée. Pour les moyennes et grandes entreprises, WebEx permet une intégration transparente dans les infrastructures et calendriers existants, la prise en charge de modèles de travail hybrides, la gestion de groupes et le partage d’appareils pour la collaboration dans les salles de conférence.
- Dans les établissements d’enseignement, WebEx prend en charge différents scénarios d’enseignement et d’événements, des cours magistraux aux travaux de groupe, avec des rôles et des droits personnalisables pour les participants et les enseignants. Les utilisateurs individuels et les équipes mobiles peuvent participer à des réunions directement via l’application ou le navigateur, même en déplacement à partir de différents terminaux, avec des fonctionnalités telles que les arrière-plans virtuels ou la suppression du bruit.
- WebEx fonctionne sur toutes les plateformes (Windows, macOS, iOS, Android, navigateur) et peut être utilisé aussi bien sur des terminaux personnels que sur des appareils dédiés aux réunions. Grâce à une infrastructure cloud moderne et à une plateforme ouverte, les réunions peuvent également être connectées de manière transparente à d’autres outils courants tels que Microsoft Teams, Zoom ou Google, quel que soit le lieu ou l’appareil utilisé.
- Les salles de conférence, les espaces de travail ou les appareils partagés peuvent également être équipés de manière flexible avec WebEx, de sorte que des réunions spontanées ou planifiées sont possibles à tout moment et en tout lieu.
- WebEx est donc une solution polyvalente pour les entreprises modernes qui souhaitent permettre une collaboration numérique flexible, sécurisée et efficace, quel que soit le lieu et l’appareil utilisé.
Sécurité et protection des données dans WebEx
WebEx offre des fonctionnalités complètes de sécurité et de confidentialité des données, spécialement conçues pour répondre aux exigences des entreprises et du RGPD. Les transferts de données et les réunions sont largement cryptés, et il existe de nombreux paramètres permettant de contrôler et de limiter le traitement des données personnelles.
- Sécurité des données : WebEx utilise un cryptage de bout en bout pour les messages, les fichiers, les tableaux blancs et les réunions. L’échange et le stockage des données sont toujours cryptés. Les normes actuelles telles que AES-256 et TLS 1.2 sont utilisées.
- Les flux multimédias (audio, vidéo, documents) sont cryptés à l’aide de clés générées de manière dynamique. Grâce à la « sécurité hybride des données », les entreprises peuvent exploiter le service de gestion des clés (KMS) dans leur propre centre de données afin d’obtenir encore plus de contrôle. Les droits d’accès et les fonctions de sécurité (par exemple, eDiscovery, politiques de conservation flexibles) peuvent être configurés individuellement.
- Protection des données (conformité au RGPD) : WebEx favorise la conformité au règlement général sur la protection des données (RGPD) grâce à des règles claires en matière de traitement et de stockage des données à caractère personnel, y compris le traitement complet des commandes. Principaux groupes de données traitées : nom, adresse e-mail, photo de profil, contenu des réunions (audio/vidéo le cas échéant), données sur les appareils et données d’utilisation.
- Par défaut, les données à caractère personnel des utilisateurs allemands sont stockées dans des centres de données situés dans l’UE ; il existe toutefois des exceptions lorsque des participants internationaux se connectent ou utilisent certains services (par exemple, les notifications push). Les utilisateurs et les administrateurs disposent de droits d’accès et de suppression étendus. Les utilisateurs sont informés de manière transparente pour chaque fonction de réunion (par exemple, liste des participants, chat, transfert de fichiers). De nombreuses fonctions (par exemple, l’enregistrement) sont désactivées par défaut et doivent être activement autorisées.
- Risques et remarques : Avec certains paramètres, les informations de profil telles que les noms et les salles de réunion peuvent être accessibles au public si la configuration n’est pas ajustée. Le commissaire fédéral à la protection des données recommande donc de gérer avec soin les paramètres de profil et les autorisations. L’activation des notifications push peut entraîner le transfert de données via des réseaux situés en dehors de l’UE – cela doit être pris en compte.
- Recommandations pratiques : avant l’introduction ou l’utilisation, vérifiez régulièrement les informations relatives à la protection des données et les consignes de sécurité de WebEx. Utilisez les paramètres de sécurité et de protection des données recommandés et mettez régulièrement à jour WebEx. Pour une utilisation officielle, les contrats de traitement des commandes et les concepts de protection des données doivent être documentés et respectés.
- WebEx est donc une solution de visioconférence axée sur la protection des données et la sécurité, mais son utilisation nécessite également une configuration cohérente et un contrôle régulier des paramètres de protection des données. Des failles de sécurité sont régulièrement signalées. Cisco documente leur correction et les administrateurs informatiques doivent les surveiller.
