0
Сохраняйте свои документы в программе для архивирования документов, чтобы предотвратить нарастание бумажного потока на рабочем столе. Для этого подходят различные инструменты.
Архивирование документов с помощью этих инструментов
Для архивирования документов отлично подходят программы ELO-Office, Archivista и PaperOffice. С помощью любой из этих программ вы сможете сканировать документы и сохранять их с защитой паролем. Находить файлы можно очень просто и быстро благодаря функции распознавания штрих-кодов и текста.
- ELO-Office: предлагает широкий набор функций, включая сканирование и сохранение документов с защитой паролем. Стоимость начинается от 260 евро в зависимости от количества лицензий и версии.
- Archivista: аналогичный набор функций, что и у ELO-Office, с дополнительными аппаратными решениями для цифрового архивирования документов.
- PaperOffice: отличается 1024-битным шифрованием и возможностью использования собственного компьютера в качестве облачного сервера. Базовая версия стоит около 200 евро.
Другие рекомендуемые решения
Эти инструменты предлагают различные функции, такие как архивирование с обеспечением контроля версий, распознавание текста с помощью OCR, автоматическая категоризация и управление доступом. Выбор подходящего инструмента зависит от конкретных требований и бюджета компании.
- Воспользуйтесь Microsoft OneDrive for Business. Здесь вас ждет облачное решение для простого обмена файлами и архивирования.
- DocuWare доступен в виде облачного, локального или гибридного решения с интеллектуальной индексацией и мобильным приложением.
- Amazon WorkDocs — это удобный облачный сервис с простым обменом файлами и большим объемом хранилища.
- ecoDMS представляет собой экономичный вариант для компаний и частных лиц с интеллектуальными возможностями поиска и фильтрации.
- Fileee — это также облачная система с функцией распознавания текста (OCR) и автоматической классификацией документов.
- LogicalDOC — это решение с открытым исходным кодом. Оно предлагает облачное хранилище и интуитивно понятный интерфейс.
Долгосрочная безопасность документов: на что следует обратить внимание
- Регулярное резервное копирование: Обязательно создавайте регулярные резервные копии своих цифровых документов. Облачные и NAS-решения, такие как PaperOffice, могут стать здесь полезным дополнением.
- Стандартизация форматов файлов: Используйте максимально распространенные и перспективные форматы файлов, такие как PDF/A, чтобы обеспечить читаемость и совместимость даже спустя много лет.
- Шифрование: Используйте надежные методы шифрования, чтобы защитить свои данные от несанкционированного доступа. PaperOffice предлагает 1024-битное шифрование, что соответствует высокому стандарту безопасности.
- Соответствие требованиям аудита: Подумайте, нужно ли вам программное обеспечение, обеспечивающее архивирование с гарантией соответствия требованиям аудита, чтобы предотвратить последующие манипуляции с данными. Это особенно важно, если необходимо соблюдать юридические требования.
- Миграция данных: Выбирайте программное обеспечение, которое позволяет легко экспортировать данные, чтобы избежать проблем при смене поставщика.
