在Outlook中创建一个办公室外的笔记–如何做到这一点

在微软的Outlook中，你可以用事先设置好的办公室外信息自动回复收到的电子邮件，以备你在较长时间内无法使用。我们向你展示两种设置办公室以外的通知的方法。

1.Outlook：通过 “自动回复 “

快速回复办公室外的信息

通过 “自动回复 “

工作。

如果你想在Outlook中设置一个不需要任何特殊规则的办公室外音，你可以通过 “自动回复 “相当迅速地完成。以下说明适用于目前所有的Outlook版本，尽管名称可能略有不同。

• 启动Outlook，点击左上方的 “文件“标签。
  • 在 “信息”部分点击 “自动回复 “按钮。
  • 你可以在这里选择在哪个时期发送缺席信息。要做到这一点，请激活 “发送自动回复 “选项并设置开始和结束日期。如果你不在这里输入任何东西，自动回复将立即并 “永远 “发送。
  • 你可以为你的同事创建一个更随意的办公室外信息（”Inside my organization“），为业务联系创建一个更正式的信息（”Outside my organization“）。
  • 在文本中，你应该指出你的休假或缺席的结束日期。指定一个代表来处理业务缺勤说明也是很有用的，如果有紧急事务，你的联系人可以联系到他。
  • 用 “OK“确认办公室外的说明。从开始的时间起，所有的邮件现在都会用你输入的文字回复。

  2.将Outlook缺勤记录定义为规则

  你也可以用一个规则来创建缺勤记录。这有点复杂，但也允许你为不同的收件人创建不同的办公室外信息。根据Office版本的不同，说明可能略有不同。

  • 启动Outlook后，点击 “文件 “标签。这里应该已经选择了 “信息 “类别。
    • 点击下面的 “管理规则和通知”。将打开一个新窗口。
    • 在 “电子邮件规则“标签下，你会发现 “新规则 “项目。在这里选择 “将规则应用于从我收到的信息”。
    • 在下文中，你可以选择为哪些情况的发件人（与某些字）发送办公室外的信息。如果办公室外的信息要发送给所有收到邮件的发件人，通过 “账户”→”账户名称 “选择并决定所需的电子邮件账户（如果你用Outlook管理几个账户）。
      • 在下一个窗口中，选择对收到的电子邮件应该如何处理。要用模板回复它，你必须勾选 “用特定模板回复”。要选择模板（Word文件），点击蓝色突出的文字（”特定模板的”）。这使办公室外的注释活跃起来。
      • 你可以在how2foru.com上阅读关于 “如何在Outlook中设置自动外出回复 “的英文教程。