Créer un message d’absence dans Outlook – Comment faire

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Dans Microsoft Outlook, vous pouvez répondre automatiquement aux e-mails entrants avec une note d’absence que vous aurez préalablement définie, au cas où vous ne seriez pas joignable pendant une période prolongée. Nous vous montrons deux méthodes pour configurer les notes d’absence.

Outlook : accès rapide à la note d’absence via « Réponse automatique »

1.
Si vous souhaitez configurer une note d’absence dans Outlook sans règles particulières, vous pouvez le faire rapidement via « Réponses automatiques ». Les instructions suivantes fonctionnent avec toutes les versions actuelles d’Outlook, les désignations peuvent parfois être légèrement différentes.

• Démarrez Outlook et cliquez sur l’onglet « Fichier » en haut à gauche.

• Dans la section « Informations« , cliquez sur le bouton « Réponses automatiques ».

• Vous pouvez choisir ici dans quelle période le message d’absence sera envoyé. Pour ce faire, activez l’option « Envoyer des réponses automatiques » et définissez la date de début et de fin. Si vous ne saisissez rien ici, la réponse automatique est envoyée immédiatement et « pour toujours ».

• Vous pouvez créer un message d’absence un peu plus décontracté pour vos collègues (« Au sein de mon organisation« ) et un message plus formel pour les contacts professionnels (« En dehors de mon organisation« ).

• Dans le texte, vous devriez indiquer la date de fin de vos vacances ou de votre absence. Il est également judicieux de nommer un représentant pour les notes d’absence professionnelles, que votre contact peut joindre en cas d’urgence.

• Avec « OK« , vous confirmez la note d’absence. Tous les e-mails à partir de l’heure de début seront désormais traités avec le texte que vous avez saisi.

2. définir la note d’absence Outlook comme règle

Avec une règle, vous pouvez également créer des notes d’absence. C’est un peu plus compliqué, mais cela vous permet aussi d’envoyer des messages d’absence différents à des destinataires différents. Selon la version d’Office, les instructions peuvent légèrement différer.

• Après avoir démarré Outlook, cliquez sur l’onglet « Fichier ». Ici, la catégorie « Informations » devrait déjà être sélectionnée.

• Cliquez plus bas sur « Gérer les règles et les notifications ». Une nouvelle fenêtre s’ouvre.

• Sous l’onglet « Règles de messagerie » se trouve le point « Nouvelle règle ». Sélectionnez ici « Appliquer la règle aux messages que je reçois ».

• Vous pouvez choisir ci-dessous pour quels cas d’expéditeurs (avec par exemple certains mots) le message d’absence doit être envoyé. Si le message d’absence doit être envoyé à tous les expéditeurs des e-mails reçus, sélectionnez via « Compte » → « Nom du compte » et optez pour le compte de messagerie souhaité (au cas où vous géreriez plusieurs comptes avec Outlook).

• Dans la fenêtre suivante, choisissez ce qui doit être fait avec l’e-mail reçu. Pour y répondre avec un modèle, vous devez cocher la case « y répondre avec un modèle spécifique ». Pour sélectionner le modèle (Fichier Word), cliquez sur le texte surligné en bleu (« d’un modèle spécifique »). Ainsi, le message d’absence est actif.

Vous trouverez des instructions en anglais sur « How to set an automatic Out-of-office-reply in Outlook » sur how2foru.com.