V aplikaci Microsoft Outlook můžete automaticky odpovídat na příchozí e-maily pomocí předem nastavené zprávy mimo kancelář pro případ, že nebudete delší dobu k dispozici. Ukážeme vám dva způsoby nastavení oznámení mimo kancelář.
1. outlook: rychlá odpověď na zprávu mimo kancelář prostřednictvím „automatické odpovědi „
Práce na zprávu mimo kancelář prostřednictvím „automatické odpovědi „
Pokud chcete v aplikaci Outlook nastavit poznámku mimo kancelář bez zvláštních pravidel, můžete to provést poměrně rychle pomocí funkce „Automatické odpovědi“. Následující pokyny fungují ve všech aktuálních verzích aplikace Outlook, i když se jejich názvy mohou mírně lišit.
- Spusťte aplikaci Outlook a klikněte na kartu „ Soubor“ v levém horním rohu.
- V části „Informace“ klikněte na tlačítko „Automatické odpovědi“.
- Zde můžete zvolit, v jakém období bude zpráva o nepřítomnosti odeslána. Za tímto účelem aktivujte možnost „Odesílat automatické odpovědi“ a nastavte datum zahájení a ukončení. Pokud zde nic nezadáte, automatická odpověď bude odeslána okamžitě a „navždy“.
- Můžete vytvořit neformálnější zprávu o nepřítomnosti pro své kolegy („Inside my organization„) a formálnější zprávu pro obchodní kontakty („Outside my organization„).
- V textu byste měli uvést datum ukončení dovolené nebo nepřítomnosti. Je také užitečné jmenovat zástupce pro poznámky o pracovní nepřítomnosti, na kterého se váš kontakt může obrátit v případě naléhavých záležitostí.
- Potvrdit poznámku mimo kancelář pomocí „OK„. Na všechny e-maily od počátečního času se nyní bude odpovídat zadaným textem.
2. definujte poznámku o nepřítomnosti v outlooku jako pravidlo
Poznámky o nepřítomnosti můžete vytvářet také pomocí pravidla. Je to o něco složitější, ale také to umožňuje vytvářet různé zprávy mimo kancelář pro různé příjemce. V závislosti na verzi sady Office se mohou pokyny mírně lišit.
- Po spuštění aplikace Outlook klikněte na kartu „Soubor“. Zde by již měla být vybrána kategorie „Informace“.
- Klikněte na „Správa pravidel a oznámení“ dále dole. Otevře se nové okno.
- Na kartě „Email Rules“ najdete položku „Nové pravidlo“. Zde vyberte možnost „Použít pravidlo na zprávy přijaté ode mě“.
- Následujícím způsobem můžete vybrat, pro které případy odesílatelů (s například určitými slovy) se má odeslat zpráva mimo kancelář. Pokud má být zpráva mimo kancelář odeslána všem odesílatelům přijatých e-mailů, zvolte přes „Účet“ → „Název účtu“ a rozhodněte se pro požadovaný e-mailový účet (v případě, že spravujete více účtů pomocí aplikace Outlook).
- V dalším okně vyberte, co se má stát s přijatým e-mailem. Chcete-li na ni odpovědět pomocí šablony, musíte zaškrtnout políčko „Odpovědět na to pomocí konkrétní šablony“. Chcete-li vybrat šablonu (Soubor slov), klikněte na modře zvýrazněný text („konkrétní šablony“). Tím se poznámka mimo kancelář stane aktivní.
- Můžete si přečíst anglický návod „Jak nastavit automatickou odpověď mimo kancelář v aplikaci Outlook“ na how2foru.com.
