Criar uma nota fora do escritório no Outlook – Como fazê-lo

by Mike

No Microsoft Outlook, pode responder automaticamente às mensagens de correio electrónico recebidas com uma mensagem fora do escritório que configurou com antecedência se não estiver disponível por um período de tempo mais longo. Mostramos-lhe dois métodos para a criação de notificações fora do escritório.

1. perspectiva: responder rapidamente à mensagem fora do escritório através de “resposta automática”

Work à mensagem fora do escritório através de “resposta automática”

Se quiser preparar uma nota fora do escritório no Outlook sem quaisquer regras especiais, pode fazê-lo muito rapidamente através de “Respostas automáticas”. As instruções seguintes funcionam com todas as versões actuais do Outlook, embora os nomes possam diferir ligeiramente.

  • Inicie o Outlook e clique no separador “File” no canto superior esquerdo.
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  • Na secção “Informação” clique no botão “Respostas automáticas”.
  • Pode seleccionar aqui o período em que a mensagem de ausência é enviada. Para tal, activar a opção “Enviar respostas automáticas” e definir a data de início e fim. Se não introduzir nada aqui, a resposta automática será enviada imediatamente e “para sempre”.
  • Pode criar uma mensagem de ausência mais casual para os seus colegas (“Inside my organisation“) e uma mensagem mais formal para contactos comerciais (“Outside my organisation“).
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  • No texto deve indicar a data final da sua licença ou ausência. É também útil nomear um representante para notas de ausência de negócios, que o seu contacto pode contactar em caso de assuntos urgentes.
  • Confirmar a nota de saída com “OK“. Todos os e-mails a partir da hora de início serão agora respondidos com o texto que introduziu.

2. definir nota de ausência de perspectiva como regra

É possível também criar notas de ausência com uma regra. Isto é um pouco mais complicado, mas também lhe permite criar diferentes mensagens fora do escritório para diferentes destinatários. Dependendo da versão do Office, as instruções podem diferir ligeiramente.

  • Depois de iniciar o Outlook, clicar no separador “File” (Ficheiro). Aqui a categoria “Informação” já deve ser seleccionada.
  • Clique em “Gerir regras e notificações” mais abaixo. Uma nova janela irá abrir.
  • A seguir ao separador “Regras de correio” encontrará o item “Nova Regra”. Seleccione “Aplicar regra às mensagens recebidas de mim” aqui.
  • No seguinte pode seleccionar para que casos de remetentes ( com por exemplo certas palavras) deve ser enviada a mensagem de saída do escritório. Se a mensagem fora do escritório tiver de ser enviada a todos os remetentes dos e-mails recebidos, seleccione via “Account” → “Account name” e decida sobre a conta de e-mail desejada (no caso de gerir várias contas com o Outlook).
  • Na janela seguinte, seleccione o que deve acontecer com o e-mail recebido. Para lhe responder com um modelo, tem de marcar a caixa “Responder a isto com um modelo específico”. Para seleccionar o modelo (Word file), clicar no texto realçado a azul (“de um modelo específico”). Isto torna a nota ausente activa.
  • Pode ler um tutorial em inglês sobre “Como definir uma resposta automática fora de serviço no Outlook” em how2foru.com.

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