0
Съхранявайте документите си в програма за архивиране на документи, за да предотвратите нарастващия поток от хартия на бюрото си. За тази цел са подходящи различни инструменти.
Архивиране на документи с тези инструменти
Програмите ELO-Office, Archivista и PaperOffice са изключително подходящи за архивиране на документи. С всяка от тях можете да сканирате документи и след това да ги съхраните, защитени с парола. Търсенето на файлове става лесно и бързо благодарение на функциите за разпознаване на баркодове и текст.
- ELO-Office: Предлага широк набор от функции, включително сканиране и съхранение на документи, защитени с парола. Цените започват от 260 евро, в зависимост от броя на лицензите и версията.
- Archivista: Подобен набор от функции като при ELO-Office, с допълнителни хардуерни решения за цифрово архивиране на документи.
- PaperOffice: Отличава се с 1024-битово криптиране и използването на собствения компютър като облачен сървър. Базовата версия струва около 200 евро.
Други препоръчани решения
Тези инструменти предлагат различни функции като архивиране, съобразено с изискванията за ревизия, OCR разпознаване на текст, автоматична категоризация и управление на достъпа. Изборът на подходящия инструмент зависи от конкретните изисквания и бюджета на предприятието.
- Използвайте Microsoft OneDrive for Business. Тук ще намерите облачно решение за лесно споделяне и архивиране на файлове.
- DocuWare се предлага като облачно, локално или хибридно решение с интелигентно индексиране и мобилно приложение.
- Amazon WorkDocs е лесна за използване облачна услуга с лесно споделяне на файлове и голям капацитет за съхранение.
- ecoDMS представлява икономичен вариант за фирми и частни лица с интелигентни възможности за търсене и филтриране.
- Fileee също е система, базирана в облака, с OCR разпознаване на текст и автоматична категоризация на документи.
- LogicalDOC е решение с отворен код. То предлага облачно хранилище и интуитивен потребителски интерфейс.
Дългосрочна сигурност на документите: какво трябва да имате предвид
- Редовни резервни копия: Погрижете се да създавате редовни резервни копия на вашите цифрови документи. Облачните и NAS решения, като тези на PaperOffice, могат да бъдат полезно допълнение в този случай.
- Стандартизация на файловите формати: Използвайте колкото се може по-разпространени и бъдещеустойчиви файлови формати като PDF/A, за да гарантирате четимостта и съвместимостта дори след много години.
- Криптиране: Използвайте силни методи за криптиране, за да защитите данните си от неразрешен достъп. PaperOffice предлага 1024-битово криптиране, което представлява висок стандарт на сигурност.
- Сигурност при одит: Обмислете дали се нуждаете от софтуер, който предлага архивиране, подлежащо на одит, за да предотвратите последваща манипулация на данните. Това е особено важно, когато трябва да бъдат спазени правни изисквания.
- Миграция на данни: Изберете софтуер, който ви позволява лесно да експортирате данни, за да нямате проблеми при смяна на доставчика.
