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机の上で増え続ける紙の山を防ぐため、文書アーカイブ用ソフトに文書を保存しましょう。これにはさまざまなツールが適しています。
これらのツールを使った文書のアーカイブ
文書アーカイブには、ELO-Office、Archivista、PaperOfficeといったプログラムが最適です。どのプログラムでも、文書をスキャンしてパスワードで保護された状態で保存することができます。バーコードやテキスト認識機能を使えば、ファイルを簡単かつ迅速に検索できます。
- ELO-Office：スキャンや文書のパスワード保護保存を含む、幅広い機能を提供します。費用はライセンス数やバージョンに応じて異なりますが、260ユーロからとなっています。
- Archivista：ELO-Officeと同様の機能に加え、デジタル文書アーカイブのためのハードウェアソリューションも提供しています。
- PaperOffice：1024ビットの暗号化と、自身のコンピュータをクラウドサーバーとして利用できる点が特徴です。基本バージョンの価格は約200ユーロです。
その他のおすすめソリューション
これらのツールは、改ざん防止機能を備えたアーカイブ、OCR（光学文字認識）、自動分類、アクセス管理など、さまざまな機能を提供しています。適切なツールの選択は、企業の具体的な要件や予算によって異なります。
- Microsoft OneDrive for Businessをご利用ください。ここでは、簡単なファイル共有とアーカイブが可能なクラウドベースのソリューションをご利用いただけます。
- DocuWareは、インテリジェントなインデックス機能とモバイルアプリを備えた、クラウド、オンプレミス、またはハイブリッドソリューションとして利用可能です。
- Amazon WorkDocsは、ファイル共有が簡単で、大容量のストレージを備えた使いやすいクラウドサービスです。
- ecoDMSは、インテリジェントな検索・フィルタ機能を備え、企業や個人ユーザーにとってコストパフォーマンスに優れた選択肢です。
- Fileeeもまた、OCRテキスト認識機能と文書の自動分類機能を備えたクラウドベースのシステムです。
- LogicalDOCはオープンソースのソリューションです。クラウドストレージと直感的なユーザーインターフェースを提供します。
長期的な文書の安全確保：留意すべき点
- 定期的なバックアップ： デジタル文書の定期的なバックアップを必ず行ってください。PaperOfficeのようなクラウドやNASソリューションは、この点で有用な補完手段となります。
- ファイル形式の標準化： PDF/Aなど、広く普及しており将来性も高いファイル形式を使用することで、何年経っても読み取りやすさと互換性を確保できます。
- 暗号化： 強力な暗号化方式を採用し、データを不正アクセスから保護してください。PaperOfficeは1024ビットの暗号化を提供しており、これは高いセキュリティ基準を満たしています。
- 監査対応： 事後のデータ改ざんを防ぐため、監査対応のアーカイブ機能を備えたソフトウェアが必要かどうかを検討してください。これは、法的要件を満たす必要がある場合に特に重要です。
- データ移行： プロバイダーを変更する際に問題が生じないよう、データを簡単にエクスポートできるソフトウェアを選択してください。
