В Excel можете да използвате условно форматиране, за да пренаредите съдържанието на клетките по свое желание. Например можете да кодирате цветно клетките или да замените числата с текст. В този практически съвет ще ви запознаем с някои от възможностите, които имате с този инструмент.
Условно форматиране на Excel: Използване на 2- и 3-цветна скала
Условното форматиране в Excel ви позволява да кодирате цветно клетките, за да получите бърз преглед на стойностите. Една от възможностите е цветовата скала 2 и 3, при която отделните стойности се показват като цветен градиент.
- Изберете диапазон в електронната таблица на Excel и щракнете върху „Условно форматиране“ и „Ново правило…“ в „Начало“.
- За типа на правилото „Форматиране на всички клетки въз основа на вашите стойности“ изберете „2-цветна скала“ като стил на форматиране.
- За типа изберете „Lowest value“ (Най-ниска стойност) за Minimum (Минимална стойност) и „Highest value“ (Най-висока стойност) за Maximum (Максимална стойност).
- Променете предварително зададените цветове, ако желаете, и завършете с „OK“.
- За трицветна скала определете форматирането на средната стойност.
Графично представяне: Виа барове или набори от символи
За да получите обща представа за въведените числа, можете също така да използвате ленти за форматиране и по този начин да създадете своеобразна диаграма.
- Изберете елемента „Барове с данни“ във вписването „Условно форматиране“, след като изберете клетките.
-
След това можете да изберете един от шаблоните. Ако желаете повече опции, щракнете върху „Още правила“. След това в новия прозорец можете да персонализирате неща като цвета на запълване или рамката.
- Показването с помощта на набори от символи също се извършва бързо. За целта кликнете върху „Symbol sets“ (набори от символи) под „Conditional formatting“ (условно форматиране).
- И тук можете да изберете един от шаблоните или да коригирате форматирането чрез „Допълнителни правила“.
Повишаване на клетките с определена стойност
В допълнение към графичните изображения можете също така да маркирате клетки с определена стойност. Например всички числа под стойността 1 000 могат да бъдат маркирани с червен цвят.
- Изберете диапазона в таблицата и щракнете върху „Правила за подчертаване на клетките“ в „Условно форматиране“.
- Изберете елемента „По-малък от“ и въведете желаната стойност, например „1,000“. В това меню обаче можете да въведете и други правила, като например „По-голямо от“ или „Между“ за подчертаване.
- С помощта на падащото меню вдясно можете да зададете цвета, с който да бъдат подчертани съответните клетки. Потвърдете избора си с „OK“.
- Щракнете два пъти върху „OK“, за да създадете правилото
Показване на числата като текст
Ако имате предварително зададени текстове, които се повтарят, можете да използвате условно форматиране, за да спестите време и да предотвратите грешки при писане.
- Изберете областта в листа на Excel, за която трябва да се прилага форматирането, и създайте ново правило чрез „Условно форматиране“.
- Щракнете върху „Форматиране само на клетки, които съдържат“ в горната част на „Избор на тип правило“.
- В описанието на правилото изберете „Equal“ (Равно) до „Cell value“ (Стойност на клетката) и въведете стойност, която да бъде заменена, вдясно от нея. Например числото 1.
- В лявата странична лента щракнете върху „Custom“.
- В текстовото поле под записа „Type:“ въведете текста, който да замени числото в клетката. Щракнете два пъти върху „OK“, за да завършите цялото нещо.
- Ако сега въведете числото 1 в клетка, която се намира в определения от вас диапазон, вместо него ще се появи въведеният текст. По същия начин можете да дефинирате и други текстове за други номера.
- Изберете областта от таблицата, за която трябва да се прилага форматирането, и създайте ново правило. За „Изберете тип правило“ изберете елемента „Използвайте формула за определяне на форматираните клетки“.
- След това въведете желаната формула. В нашия пример: „=A1☻TODAY()“.
- Щракнете върху бутона „Format…“ и изберете червено като цвят в новия прозорец.
- Потвърдете, като кликнете два пъти върху „OK“.
Формула за определяне на клетките, които трябва да се форматират
Можете също така да използвате условно форматиране, за да форматирате всяка стойност, за която се прилага определена формула. В този пример всички данни от Excel, които все още са в бъдеще, са маркирани в червено.
